Apercibimiento, multa o archivo: cómo puede terminar un expediente de la AEPD

Imagine que un administrador abre el correo y ve que la AEPD ha admitido a trámite una reclamación contra una de sus comunidades. Piensa en lo peor: una multa, el presidente enfadado, la junta pidiendo explicaciones. Antes de eso, conviene saber que un expediente tiene varias salidas posibles y que la multa es solo una de ellas.

Un procedimiento de la Agencia Española de Protección de Datos puede terminar con un archivo, con un apercibimiento, con una orden de corregir el tratamiento, con una multa o con una combinación de varias. Cuál se aplica depende de los hechos, de la gravedad y de cómo se haya comportado el responsable.

Las salidas posibles

Archivo

La AEPD puede archivar si no aprecia infracción: los hechos no están acreditados, el tratamiento era lícito o la reclamación no entra en su ámbito. También puede inadmitir una reclamación sin entrar en el fondo, por ejemplo cuando no se refiere a un tratamiento de datos personales o carece de elementos que permitan investigarla.

Archivar no equivale a que todo estuviera perfecto. Equivale a que, con lo que hay, no se sigue adelante.

Apercibimiento

El artículo 58.2 del RGPD (se abre en una ventana nueva) permite a la autoridad sancionar con un apercibimiento cuando un tratamiento haya infringido el reglamento. Es una sanción formal, con constancia en el expediente, pero sin importe económico.

El propio texto del RGPD indica, en sus considerandos, que para infracciones leves, o cuando la multa suponga una carga desproporcionada para una persona física, puede imponerse un apercibimiento en lugar de una multa. No es un derecho del infractor: es una posibilidad que la autoridad valora según el caso.

Orden de adaptación

La Agencia puede ordenar que el tratamiento se ajuste al RGPD en un plazo concreto: que atienda el derecho solicitado, que retire un listado, que firme un contrato, que corrija una información. Puede combinarse con el apercibimiento o con la multa.

Aquí hay un punto práctico importante: si la orden no se cumple en plazo, el incumplimiento es otra infracción.

Multa

La multa es el escalón más alto. El artículo 83 del RGPD prevé los máximos de 10 y 20 millones de euros o el 2 % y el 4 % del volumen de negocio. Son techos: la cuantía real se gradúa según gravedad, duración, intencionalidad, medidas adoptadas y cooperación. Explicamos esos criterios en cuánto puede costar una multa.

Qué influye en que acabe de una u otra forma

Ninguna norma promete un resultado concreto, pero estos factores se repiten en la lógica del sistema:

• La naturaleza de la infracción. No pesa igual un fallo puntual que una práctica mantenida durante años.
• Los datos afectados. Una dirección postal no es un dato de salud.
• La reacción. Corregir pronto, atender al reclamante y responder a la autoridad suele contar a favor.
• La documentación. Poder enseñar que existía un registro, una cláusula o un protocolo demuestra que no hubo abandono.
• La reincidencia. Tener antecedentes pesa en contra.

Un mismo error puede acabar en archivo, en apercibimiento o en multa. Lo que cambia no es el error, sino lo que usted pueda acreditar y cómo haya reaccionado.

Las fases, a grandes rasgos

Sin entrar en plazos que dependen de cada caso, el itinerario habitual de una reclamación es este:

• Antes de decidir si la admite, puede trasladarla al responsable para que dé explicaciones o resuelva el problema.
• Después decide si la admite a trámite.
• Puede abrir actuaciones previas de investigación.
• Si hay indicios de infracción, acuerda el inicio de un procedimiento sancionador y da trámite de alegaciones.
• Se emite una propuesta y, finalmente, una resolución.

Tenemos otro artículo en el que se explica cómo funciona una reclamación, de principio a fin.

Reducciones y recursos

La normativa de procedimiento administrativo prevé, en los procedimientos sancionadores, reducciones de la sanción cuando el infractor reconoce su responsabilidad o paga voluntariamente. Si se plantea esa vía, hágalo con asesoramiento, porque puede afectar a su posibilidad de recurrir después.

Contra la resolución cabe recurrir: ante la propia AEPD, mediante recurso de reposición, o ante la jurisdicción contencioso-administrativa. Los plazos son cortos y se cuentan desde la notificación, de modo que conviene no dejar la notificación sin abrir.

Qué hacer en cuanto llega el primer escrito

• Leerlo entero y apuntar el plazo para responder.
• Identificar el tratamiento del que se trata y quién es el responsable: comunidad, despacho o ambos.
• Reunir la documentación que demuestre lo que se hacía: registro, contratos, cláusulas, comunicaciones con el reclamante.
• Corregir lo que sea corregible de inmediato (retirar el listado, atender el derecho) y dejarlo por escrito.
• Responder en plazo, de forma ordenada y sin entrar en reproches al reclamante.

Un ejemplo, planteado como hipótesis

Piense en un vecino que reclama porque el administrador no respondió a su petición de acceso a unos datos. Con el traslado, la comunidad responde en plazo, explica lo ocurrido, entrega al vecino lo que le correspondía y adjunta su protocolo de atención de derechos. La Agencia valora el caso con ese material delante. En cambio, si la respuesta no llega o es evasiva, la autoridad solo tiene la versión del reclamante. Los hechos son los mismos, pero el recorrido del expediente puede ser muy distinto, y eso es lo que usted controla.

En resumen

• Un expediente de la AEPD no acaba siempre en multa: puede acabar en archivo, apercibimiento, orden de adaptación o sanción económica.
• El apercibimiento es una sanción sin importe, prevista en el artículo 58.2 del RGPD.
• Corregir pronto, cooperar y poder documentar lo hecho influye en el resultado.
• Los plazos para responder y recurrir son cortos: abra y registre cada notificación.

Si quiere revisar qué documentación tendría que enseñar hoy en cada comunidad, ordenarla antes de necesitarla es el paso más rentable.