Cómo funciona una reclamación ante la AEPD, de principio a fin

Un vecino le pide un dato al administrador, el administrador no se lo da, y el vecino anuncia: «Pues voy a reclamar a la Agencia». Muchos administradores no saben qué ocurre a partir de ahí. Algunos imaginan una inspección inmediata; otros, que no pasa nada. Ninguna de las dos cosas es lo habitual.

Una reclamación ante la AEPD es un procedimiento con fases, y la mayoría de ellas son escritos que usted tiene que responder bien y a tiempo. Le explicamos el recorrido para que no le pille de sorpresa.

Quién puede reclamar y por qué

El artículo 77 del RGPD (se abre en una ventana nueva) reconoce a todo interesado el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control si considera que el tratamiento de sus datos infringe el reglamento. En España, esa autoridad es la AEPD (se abre en una ventana nueva).

Los motivos habituales con comunidades son parecidos entre sí:

• Un derecho no atendido (acceso, supresión, rectificación, oposición).
• Datos publicados o enviados a quien no debía recibirlos.
• Cámaras que graban de más o sin información.
• Uso de datos para una finalidad distinta de la prevista.

Presentar una reclamación no exige abogado ni procurador, y se puede hacer por vía electrónica o en papel. Esa facilidad explica que lleguen reclamaciones por conflictos de convivencia que nada tienen que ver con la protección de datos.

Paso a paso

1. La reclamación se presenta

El reclamante describe los hechos, identifica al responsable y aporta las pruebas que tenga. En los casos de derechos, suele acompañar la solicitud que hizo y la respuesta recibida o la falta de ella.

2. Traslado al responsable

Antes de decidir si admite la reclamación, es posible que la Agencia le dé traslado de ella para que, en un plazo breve, informe de lo ocurrido o resuelva el problema. Es una oportunidad: si corrige el asunto y contesta con claridad, el procedimiento puede terminar ahí.

3. La AEPD decide si la admite

Con la respuesta del responsable, si la hubo, la Agencia decide. Puede inadmitirla (por ejemplo, si no versa sobre protección de datos, carece de base suficiente o el responsable ya ha corregido el problema), o admitirla a trámite. La LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) regula este proceso.

La respuesta debe incluir:

• Quién es el responsable del tratamiento afectado (la comunidad, el despacho).
• Qué ocurrió, según su versión y con fechas.
• Qué medidas se han adoptado o se adoptarán.
• La documentación que respalde lo dicho.

4. Investigación, si hace falta

Si el traslado no resuelve el asunto, la AEPD puede abrir actuaciones previas de investigación: pedir documentos, requerir información adicional, comprobar hechos. Es la fase en la que más cuenta la documentación que tenga ordenada. Puede ver cómo prepararse.

5. Procedimiento sancionador, si hay indicios

Si aprecia indicios de infracción, la Agencia acuerda iniciar un procedimiento sancionador y lo notifica. Usted puede presentar alegaciones y proponer pruebas. Después se emite una propuesta de resolución, con nuevo trámite de alegaciones, y finalmente la resolución.

6. Resolución y recursos

La resolución puede archivar, apercibir, ordenar medidas o imponer una multa. Hay un artículo con las posibles salidas. Contra ella cabe recurso de reposición ante la propia Agencia o recurso contencioso-administrativo. Los plazos para recurrir son cortos y se cuentan desde la notificación.

Qué papel tiene el reclamante

El RGPD obliga a la autoridad a informar al reclamante de la evolución y el resultado de su reclamación. El reclamante no decide cómo termina el procedimiento: la Agencia actúa con sus propios criterios, aunque la reclamación sea el origen.

Una reclamación no es una denuncia que deba resolverse en un sentido. Es un aviso que la Agencia valora con sus propios criterios.

Antes de llegar a ese punto

La mayoría de las reclamaciones empiezan con una petición que no se atendió bien. Por eso, lo más eficaz es atender los derechos como es debido. Para el vecino, los derechos que le reconoce la normativa son su vía principal; para usted, tener un protocolo y responder en plazo (por regla general, en un mes desde la solicitud, prorrogable en casos complejos) evita muchos conflictos.

Qué hacer al recibir el primer escrito

• No ignore la notificación. Las notificaciones administrativas electrónicas tienen un plazo para acceder; si no accede, pueden entenderse rechazadas con efectos jurídicos.
• Anote la fecha y el plazo para responder.
• Identifique el tratamiento y quién es responsable.
• Reúna la documentación y corrija lo que sea corregible.
• Responda por escrito, de manera clara, sin entrar en descalificaciones.
• Consulte a su asesor si hay dudas sobre cómo plantear la respuesta.

Un ejemplo de respuesta ordenada

Imagine que el traslado se refiere a un vecino que pidió una copia de sus datos y no la recibió. Una respuesta ordenada diría, por este orden: quién es el responsable, cuándo se recibió la solicitud, por qué no se atendió en plazo, qué se ha hecho ya (se le ha entregado la copia, con fecha) y qué se cambia para que no vuelva a pasar (un registro de solicitudes con fechas de vencimiento). Cada afirmación acompañada del documento correspondiente. Es una respuesta corta, sin adjetivos y sin reproches, y es la que más facilita el trabajo de quien la lee.

En resumen

• Quien considere que se han tratado mal sus datos puede reclamar ante la AEPD sin abogado, y por eso llegan reclamaciones de todo tipo.
• El recorrido habitual es traslado, admisión, investigación, procedimiento sancionador y resolución.
• Muchas reclamaciones pueden resolverse en la fase de traslado si se responde bien y se corrige.
• Atender los derechos de los vecinos en plazo es la mejor forma de evitarlas.
• Las notificaciones electrónicas deben consultarse y los plazos respetarse.

Si quiere revisar su protocolo de atención de derechos y el modo en que hoy respondería a un traslado de la Agencia, es un buen momento para dejarlo escrito.