Cómo informar a los vecinos sin agobiarlos: la cláusula informativa por capas

Se abre el sobre de la convocatoria y, tras el orden del día, aparecen tres páginas de letra pequeña sobre protección de datos. Nadie las lee. Y si alguien las lee, se pierde. El efecto contrario al buscado: el RGPD quiere que el vecino entienda qué se hace con sus datos, y un bloque ilegible no lo consigue.

La respuesta corta: se puede informar bien sin agobiar usando la información por capas. Una primera capa breve, con lo esencial, y una segunda capa más completa a la que se remite. Está prevista expresamente en la LOPDGDD y es la forma más práctica de cumplir el deber de informar en una comunidad.

Qué obliga a informar

Cuando se recogen datos personales, el responsable debe informar a las personas afectadas. El artículo 13 del RGPD (se abre en una ventana nueva) lo regula para datos obtenidos del propio interesado, y el artículo 14, para los que se obtienen de otra fuente. El aviso debe ser conciso, transparente, inteligible y de fácil acceso, con lenguaje claro y sencillo.

En una comunidad, esto afecta a los propietarios cuando se dan de alta, a los inquilinos cuyos datos se registran, a los visitantes captados por cámaras y a los proveedores y empleados.

Qué debe decir la información completa

El contenido que exige el RGPD incluye:

• la identidad y los datos de contacto del responsable (la comunidad) y, si lo hay, del delegado de protección de datos;
• los fines del tratamiento y su base jurídica;
• los destinatarios o categorías de destinatarios de los datos;
• las transferencias a terceros países, si las hay;
• el plazo de conservación o los criterios para fijarlo;
• los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad, y el de retirar el consentimiento cuando esa sea la base;
• el derecho a reclamar ante la autoridad de control;
• si los datos son obligatorios y qué ocurre si no se facilitan;
• si se toman decisiones automatizadas.

Parece mucho, y por eso existe la fórmula por capas.

La primera capa: lo esencial

El artículo 11 de la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) permite dar la información en dos niveles. La primera capa debe incluir, como mínimo:

1. la identidad del responsable del tratamiento;
2. la finalidad del tratamiento;
3. la posibilidad de ejercer los derechos de los artículos 15 a 22 del RGPD.

Si los datos no se han obtenido del propio afectado, esta capa debe añadir también las categorías de datos y la fuente de la que proceden. Además, debe indicar una dirección electrónica u otro medio que permita acceder de forma sencilla e inmediata al resto de la información.

Un ejemplo para el formulario de alta de un propietario podría ser: «Responsable: Comunidad de Propietarios [nombre]. Finalidad: gestionar la comunidad (convocatorias, cuotas, actas). Derechos: puede acceder, rectificar y suprimir sus datos, entre otros, escribiendo a [medio de contacto]. Más información en [enlace o lugar]». Corto y útil.

La segunda capa: el detalle

Aquí va el resto del contenido del artículo 13. Puede ser una página en la web de la comunidad o del administrador, un anexo a la convocatoria, un documento en el tablón o una copia que se entrega a quien la pida. Lo importante es que esté disponible y que la primera capa indique cómo llegar a ella.

Dónde colocar cada capa en una comunidad

• Alta de propietario o ficha de contacto. Primera capa en el propio formulario; segunda, como anexo o enlace.
• Convocatoria de juntas. Una línea con la primera capa al pie y la remisión a la segunda.
• Videovigilancia. El cartel contiene la primera capa; la segunda debe poder consultarse en un lugar accesible. La LOPDGDD regula con detalle este caso concreto.
• Correo electrónico del administrador. Una nota breve al final de los mensajes que incluyan datos o listas de destinatarios.
• Contrato o ficha de proveedores y personal. Primera capa en el documento y segunda adjunta.

Errores frecuentes

• Copiar un texto genérico sin cambiar el nombre del responsable. La comunidad es el responsable, no el despacho, salvo en sus propios ficheros.
• Prometer que se pedirá el consentimiento cuando la base es una obligación legal. Ver la base legal del tratamiento en una comunidad.
• No decir cómo ejercer los derechos. Debe constar un medio concreto, que funcione y se atienda. Los derechos se explican en los derechos en materia de protección de datos.
• Poner el aviso donde nadie lo ve, por ejemplo en una web que los vecinos no conocen.

Si la comunidad cambia de administrador o de programa, revise también los textos: el nombre del responsable, el medio para ejercer derechos y los destinatarios pueden haber cambiado. Un aviso desactualizado es casi tan problemático como no tenerlo, porque informa de algo que ya no es cierto.

Informar no es soltar un texto largo, sino que el vecino sepa quién usa sus datos, para qué y cómo ejercer sus derechos.

Conviene guardar la prueba

Si hay una reclamación, será útil demostrar que se informó. Guarde copia de los modelos, anote desde cuándo se usan y, si se puede, deje constancia de la entrega, por ejemplo con el acuse del correo o la firma del formulario. No hace falta que el vecino firme que lo ha entendido: basta con poder demostrar que se puso a su alcance.

En resumen

• El deber de informar se cumple con un aviso claro y accesible.
• La información por capas permite una primera capa breve y una segunda completa.
• La primera capa contiene responsable, finalidad y posibilidad de ejercer derechos.
• Debe colocarse en cada punto de recogida de datos y poder demostrarse.
• Un texto genérico, o que no corresponde a la base real, puede perjudicar más de lo que ayuda.

El primer paso práctico es redactar una primera capa para la convocatoria y el alta de propietarios, y preparar una segunda capa común para todas sus comunidades.