¿Quién es el responsable del tratamiento en una comunidad de propietarios?

Imagine una junta en la que un vecino pregunta: «¿Y quién responde si se pierde la lista de morosos?». El presidente mira al administrador, el administrador mira al presidente, y nadie está seguro. Es una duda frecuente y tiene una respuesta bastante clara.

En una comunidad de propietarios, el responsable del tratamiento es la propia comunidad. Actúa a través de sus órganos: la junta de propietarios decide, el presidente la representa y el administrador, por lo general, ejecuta como encargado. Hay excepciones y matices que conviene conocer, porque de ellos depende quién firma qué y quién responde de qué.

Qué significa ser responsable

El artículo 4 del RGPD (se abre en una ventana nueva) define al responsable como quien determina los fines y los medios del tratamiento. Dicho en llano: quien decide para qué se usan los datos y cómo. Esa decisión se toma, en una finca, por ley y por acuerdo de la junta. Los datos de los propietarios se tratan para convocar juntas, levantar actas, repartir gastos, cobrar cuotas y contratar servicios: son fines que marca la Ley de Propiedad Horizontal o que acuerda la propia comunidad.

Ser responsable implica obligaciones propias del RGPD:

• elegir una base legal para cada tratamiento;
• informar a los afectados;
• llevar el registro de actividades;
• aplicar medidas de seguridad adecuadas;
• atender los derechos de las personas;
• contratar por escrito a quien trate datos por su cuenta.

El papel de cada figura

La junta de propietarios

Es el órgano que adopta las decisiones relevantes: instalar cámaras, contratar a un administrador, habilitar un canal de comunicación. Aunque la junta no gestiona el día a día, sus acuerdos fijan los fines del tratamiento y, por tanto, mandan sobre el reparto de responsabilidades.

El presidente

Representa a la comunidad. Es quien firma el contrato con el administrador y quien, en la práctica, recibe una solicitud de derechos si el vecino se dirige a él. Actúa en nombre de la comunidad, no a título personal. El régimen sancionador de protección de datos se dirige a los responsables y encargados del tratamiento, así que, en principio, quien responde es la comunidad y no el presidente como persona. Otra cosa es que actuase al margen de los acuerdos o usase los datos para sus propios fines: ahí la respuesta depende del caso.

El administrador de fincas

Gestiona los datos siguiendo las instrucciones de la comunidad. Eso lo convierte en encargado del tratamiento, con las consecuencias que explicamos en el administrador como encargado. Su relación con la comunidad debe formalizarse en un contrato, tal como detalla el artículo sobre las cláusulas del contrato de encargado.

Cuándo el administrador también es responsable

Tres situaciones merecen atención.

Sus propios ficheros. Los datos de sus clientes (las comunidades y sus representantes), de sus empleados y de sus proveedores los trata usted para sus fines. En esos tratamientos es responsable, no encargado, y necesita su propio registro, su propia información y sus propias bases legales.

Fines propios sobre datos de la comunidad. El artículo 28 del RGPD establece que, si un encargado determina fines y medios por su cuenta, pasa a considerarse responsable de ese tratamiento. Un ejemplo: usar el listado de propietarios para ofrecerles seguros o servicios del despacho. No es una instrucción de la comunidad, y por tanto tiene consecuencias.

Decisiones que adopta sin instrucción. Si el administrador monta un grupo de mensajería con todos los vecinos o instala un sistema nuevo sin que la comunidad lo haya decidido, estará fijando medios y fines. Conviene que esas decisiones queden recogidas por escrito en el acta o en una instrucción.

Casos que generan dudas

• Urbanizaciones con varias comunidades. Cada comunidad es responsable de sus datos. Si hay una entidad de conservación o una mancomunidad, hay que analizar qué tratamientos decide cada una.
• Comunidades sin administrador profesional. Si las cuentas las lleva el presidente o un propietario que ejerce de administrador, actúa como órgano de la propia comunidad, no como un proveedor externo. Las obligaciones de la comunidad como responsable son las mismas, aunque se cumplan con menos medios.
• Proveedores con acceso a datos. La empresa del ascensor, la de limpieza o la de gestión de cobros pueden ser encargados si tratan datos personales por cuenta de la comunidad. Depende de qué datos manejen y para qué.

Cómo dejarlo bien atado

Un par de gestiones sencillas evitan la mayor parte de las discusiones:

• Un contrato firmado entre la comunidad y el administrador, con el contenido del artículo 28.
• Una mención en el registro de actividades de quién es el responsable y quién el encargado de cada tratamiento. Puede ver cómo hacerlo en el registro de actividades de una comunidad.
• Un acuerdo de junta, recogido en acta, cuando se decide implantar algo que afecta a datos personales.

Qué pasa cuando el vecino se dirige a quien no toca

Ocurre a menudo: un propietario escribe al administrador para ejercer un derecho, o al presidente para quejarse de cómo se tratan sus datos. Como la responsable es la comunidad, la solicitud es en realidad para ella, aunque llegue por otra vía. Lo sensato es acordar de antemano que quien la reciba la reenvíe en el día, porque el plazo para contestar se cuenta desde que se recibe la solicitud y no conviene perder días en reenvíos. Dejarlo escrito en el contrato evita que una petición se quede olvidada en un correo.

Quien decide para qué se usan los datos es el responsable; quien los usa por cuenta de otro, el encargado.

En resumen

• La comunidad de propietarios es el responsable del tratamiento de los datos de sus vecinos.
• El presidente la representa; el administrador suele actuar como encargado.
• El administrador es responsable de sus propios ficheros y de cualquier uso que haga por su cuenta.
• El contrato escrito y el registro de actividades dejan constancia de quién hace qué.

Revisar en cada comunidad cómo está documentado este reparto es un buen primer paso para ordenar el resto.