¿Se puede enviar el acta por email a todos los vecinos? Copia oculta y otros salvavidas

Imagine que es viernes a las cinco. Acaba de terminar el acta de la junta, pulsa «Enviar» a los 80 propietarios y, por la prisa, ha puesto las direcciones en el campo «Para». Antes de las seis, tres vecinos responden a todos. Uno de ellos escribe: «Quítenme de esta lista».

La respuesta a la pregunta del título: sí, se puede enviar el acta por correo electrónico, siempre que cada propietario haya aceptado ese medio y que nadie vea las direcciones de los demás. Mostrar las direcciones ajenas es una comunicación de datos personales a terceros que no tiene justificación.

Dos preguntas distintas

Conviene separar lo que mucha gente mezcla:

1. Si puede usar el correo para comunicar el acta. Depende de lo que prevé la LPH sobre notificaciones y de que el propietario lo haya aceptado.
2. Cómo hacerlo sin vulnerar la confidencialidad. Depende del RGPD.

Primera: ¿vale el correo como notificación?

La LPH (se abre en una ventana nueva) establece en su artículo 9 cómo se hacen las citaciones y notificaciones a los propietarios, y el artículo 19 dispone que el acta se remita a los propietarios por ese mismo procedimiento. La ley no regula de forma expresa la notificación por correo electrónico. Lo prudente es no dar su validez por supuesta: guarde constancia de que el propietario ha pedido o aceptado expresamente recibir las comunicaciones por correo y de la dirección que ha facilitado, y conserve la prueba del envío. Si quiere tener la certeza de que una notificación es válida, compruebe el requisito en cada caso o use un medio que deje acuse de recibo.

Segunda: el correo en sí

Aquí no hay duda. El RGPD (se abre en una ventana nueva) exige tratar los datos con una seguridad adecuada y de forma confidencial (artículo 5.1.f y artículo 32). Una dirección de correo asociada a un nombre es un dato personal. Cuando se envía a muchos destinatarios en abierto, cada uno recibe la dirección de todos los demás.

Cómo enviar bien

• Copia oculta (CCO). Es lo mínimo. Ponga su propia dirección en «Para» y todos los propietarios en «CCO». Antes de pulsar enviar, mire el campo, como lo haría con un cheque.
• Envío individualizado. Las herramientas de combinación de correspondencia o los programas de gestión envían un mensaje por destinatario, sin riesgo de que alguien responda a todos. Es más seguro que la copia oculta, porque no depende de un descuido.
• Portal o enlace con acceso personal. Si su software de gestión lo permite, publique el acta en un área privada y envíe solo el aviso. Así controla quién entra y puede retirarla.
• Lista actualizada. Un correo enviado a un antiguo propietario o a una dirección que ya no es de la persona puede ser ya una brecha de seguridad. Depure la lista antes de cada envío.

Para las comunidades grandes, el envío individualizado es la opción más cómoda y la que mejor protege.

Qué contiene lo que envía

No solo importa cómo viaja el acta, sino lo que lleva. Repase antes:

• Que no haya datos de salud ni comentarios personales que no hagan falta; se explica en cómo redactar las actas sin exponer de más a nadie.
• Que los adjuntos no incluyan más información de la necesaria.
• Que el cuerpo del mensaje incluya una breve información sobre protección de datos o remita a ella, conforme al artículo 13 del RGPD. Tiene el detalle en el deber de informar a los vecinos.

Si se equivoca

Puede pasar. Si el mensaje salió con las direcciones visibles, no lo trate como un problema menor ni como una catástrofe. Siga un procedimiento:

1. Anote qué pasó, cuándo y cuántas personas lo recibieron.
2. Pida a los destinatarios, con un mensaje breve y en copia oculta, que eliminen el correo anterior y no lo reenvíen.
3. Si actúa como encargado, informe sin dilación a la comunidad, que es la responsable, y valore con ella y con su delegado de protección de datos o su asesor si hay que comunicar el incidente a la AEPD o a los afectados. El RGPD (artículo 33) exige al responsable notificar a la autoridad de control sin dilación indebida y, si es posible, en un plazo de 72 horas las violaciones de seguridad, salvo que sea improbable que supongan un riesgo para los derechos de las personas. Que el riesgo exista o no depende de lo que contuviera el mensaje y de quién lo recibió.
4. Documente la decisión que tome, sea notificar o no.

Hay un tratamiento más detallado en qué hacer si envía un email a quien no debía, y un ejemplo en el caso práctico del correo con todos en copia.

El responsable es la comunidad, quien envía es usted

Como administrador, usted actúa normalmente como encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones de la comunidad, que es la responsable. Por eso conviene que el modo de comunicar las actas figure en el contrato y en el protocolo del despacho, y que todo el personal lo aplique igual. Un procedimiento escrito evita que el cumplimiento dependa de que nadie tenga prisa un viernes por la tarde. Incluya en él quién prepara la lista de destinatarios, quién la revisa antes del envío y dónde se guarda la prueba de que se envió.

En resumen

• Puede enviar el acta por correo si el propietario ha aceptado ese medio y consta su dirección.
• Nunca deje las direcciones a la vista: copia oculta como mínimo, envío individual como mejor práctica.
• Revise el contenido del acta y los adjuntos antes de enviar.
• Si falla, documente, contenga el daño y valore si procede la notificación en 72 horas del artículo 33.
• Ponga el procedimiento por escrito para todo el despacho.

Si desea que revisemos cómo comunican hoy las convocatorias y las actas sus comunidades, podemos ayudarle a dejarlo ordenado.