¿Se puede grabar la junta con el móvil? Lo que deben saber presidente y administrador

Imagine que, a mitad de la junta, un propietario saca el móvil, lo apoya sobre la mesa y dice: «Por si acaso, lo grabo todo». El presidente se pone nervioso. Alguien pregunta si eso es legal. El administrador no sabe qué contestar.

La respuesta corta: depende de quién graba, para qué y qué hace después con la grabación. No es lo mismo un vecino que graba para su uso personal que la comunidad que graba para redactar el acta, ni es lo mismo guardar una grabación que difundirla.

Un vecino graba para sí mismo

El RGPD (se abre en una ventana nueva) no se aplica a los tratamientos de datos que una persona física realiza en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas (artículo 2.2.c). Si un propietario graba la junta para recordar lo que se dijo y la guarda en su teléfono, normalmente se mueve dentro de ese ámbito.

Dos precisiones importantes:

• La excepción se pierde si se difunde. Si la grabación se sube a redes, se reenvía a grupos de mensajería o se usa para exponer a otros vecinos, deja de ser un uso exclusivamente personal. Entonces pueden entrar en juego la normativa de protección de datos y la protección civil del honor, la intimidad y la propia imagen. Hay un ejemplo en el caso práctico del vecino que publica una grabación en redes.
• Grabar no es lo mismo que acordar que se pueda grabar. En general, quien participa en una conversación y la graba no comete por ello un ilícito, aunque difundirla sí puede serlo. Ahora bien, el matiz exacto depende de las circunstancias y de la jurisprudencia aplicable; ante un conflicto serio, conviene consultar a un abogado.

La LPH (se abre en una ventana nueva) no regula de forma expresa la grabación de las juntas por parte de los propietarios. Esa ausencia obliga a ser prudente, no a mirar para otro lado.

La comunidad o el administrador graba

Cuando es el despacho quien graba, o lo hace por encargo de la comunidad, ya no es un uso doméstico. La comunidad es responsable del tratamiento y la grabación contiene imagen y voz de todos los asistentes. Haga este repaso:

1. Finalidad. ¿Para qué se graba? Lo habitual es documentar los acuerdos y facilitar el acta. Si basta con tomar notas, quizá no haga falta grabar.
2. Base legal. Puede apoyarse en el interés legítimo de la comunidad (documentar lo ocurrido en la junta), tras ponderar con los derechos de los asistentes, o en el consentimiento. El consentimiento tiene que ser libre y poder retirarse; en una junta, donde todos están en la sala, no siempre es sencillo que lo sea. Más en el consentimiento en el RGPD.
3. Información previa. El artículo 13 del RGPD obliga a informar. Avíselo en la convocatoria y repítalo al abrir la sesión.
4. Conservación. Lo imprescindible. Si la grabación solo apoya la redacción del acta, bórrela cuando el acta esté aprobada.
5. Acceso. Solo la persona que redacta el acta. No se reparte ni se sube a un grupo.

Grabar para uso personal suele quedar fuera del RGPD. Difundir lo grabado o grabar en nombre de la comunidad, no.

¿Puede el presidente prohibir que se grabe?

La ley no le da una facultad expresa para hacerlo, pero sí puede, como quien dirige la reunión, proponer unas reglas. Lo más sensato es resolverlo por acuerdo:

• Preguntar al abrir la junta si alguien va a grabar y para qué.
• Pedir que se avise a todos los asistentes.
• Dejar constancia en el acta de que se ha informado.
• Recordar que lo grabado no se puede difundir.
• Si algún asistente se opone a que se le grabe, valorar alternativas, como que no se grabe esa parte.

Un acuerdo de la junta sobre cómo se actúa ante las grabaciones aporta seguridad. Qué contenga ese acuerdo y hasta dónde puede obligar a los propietarios conviene comprobarlo con asesoramiento, porque no hay una respuesta única.

Cuando la grabación se difunde

Si un propietario sube la grabación a internet o la envía a un grupo con vecinos ajenos al asunto, la comunidad y los afectados tienen opciones:

• Pedirle por escrito que la retire.
• Si la difusión incluye datos de salud, comentarios sobre terceros o imágenes de menores, la gravedad aumenta.
• Los afectados pueden dirigirse a la plataforma y a la AEPD (se abre en una ventana nueva) para reclamar su retirada, además de las acciones civiles que correspondan.

Como administrador, su papel es dejar constancia de lo ocurrido y orientar a la comunidad, no actuar como árbitro.

Si la junta es por videoconferencia

La grabación en una junta telemática plantea las mismas cuestiones, con el añadido de que la plataforma almacena la grabación. Hay una guía específica en juntas por videoconferencia.

Y el acta

La grabación nunca sustituye al acta. El acta es el documento que regula el artículo 19 de la LPH (se abre en una ventana nueva), con su contenido legal. Cómo redactarla bien se explica en actas de junta y protección de datos.

En resumen

• Un vecino que graba para su uso personal normalmente queda fuera del RGPD; si difunde, deja de estarlo.
• Si graba la comunidad o el administrador, hay que tener finalidad, base legal, información previa y un plazo de conservación corto.
• La LPH no regula expresamente la grabación, así que conviene fijar reglas por acuerdo.
• Lo grabado no debe circular por grupos ni redes.
• La grabación no reemplaza al acta.

Si quiere dejar por escrito el criterio de sus comunidades sobre grabaciones, es un punto que conviene incluir en la revisión de su documentación.