Actas de junta: cómo redactarlas sin exponer de más a nadie

Imagine que, al revisar el acta de una junta de hace un año, un vecino se encuentra con este párrafo: «El propietario del 2.º C explicó que su esposa sufre una enfermedad degenerativa y por eso no puede subir escaleras». El acta se envió a todos los propietarios y se archivó en el libro. Ahora la mujer lo lee en el correo de su comunidad.

La respuesta a la pregunta del título: el acta debe recoger lo que exige la LPH y los acuerdos adoptados, y no la transcripción de lo que se dijo. Lo que la ley no pide, sobre todo si es un dato sensible o un comentario sobre una persona, no tiene por qué constar.

Qué debe contener el acta, según la ley

El artículo 19 de la LPH (se abre en una ventana nueva) regula el contenido mínimo. Entre otras cosas, el acta debe reflejar:

• la fecha y el lugar de celebración,
• quién hizo la convocatoria y, en su caso, qué propietarios la promovieron,
• la relación de asistentes y sus cargos, y de los propietarios representados, con sus cuotas de participación,
• el orden del día,
• y los acuerdos adoptados, con los nombres de los propietarios que votaron a favor y en contra y la cuota de participación que representan, cuando ello sea relevante para la validez del acuerdo.

Esa información personal (nombres, asistencia, sentido del voto) está justificada por una obligación legal y no necesita el consentimiento de nadie. Lo importante es la otra cara: todo lo que no esté en esa lista debe superar la prueba de la necesidad. Lo establece el principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD (se abre en una ventana nueva).

Acuerdos, no debate

Un acta no es una crónica. Hay una diferencia útil entre estas dos redacciones:

• «Se aprueba, por mayoría, la instalación de un ascensor. Votan en contra los propietarios del 1.º A y del 4.º B.»
• «El señor del 1.º A dijo que los que viven arriba solo piensan en sí mismos, y la señora del 4.º B le respondió con insultos.»

La primera es lo que la ley pide. La segunda no aporta nada a la validez de los acuerdos, expone a personas concretas y puede dar lugar a discusiones posteriores. Si en la reunión hubo un incidente que de verdad importa (por ejemplo, una expulsión de la sala), basta con dejar constancia de lo sucedido en términos neutros y de lo que se acordó.

Datos de salud y otras categorías especiales

Los datos de salud son una categoría especial en el artículo 9 del RGPD, con un régimen reforzado. En una comunidad aparecen con frecuencia cuando se trata una obra de accesibilidad, una ayuda a un vecino o una solicitud de adaptación.

La regla práctica es dejar constar el acuerdo y la necesidad, no el diagnóstico:

• Correcto: «Se aprueba la instalación de una rampa solicitada por un propietario por motivos de accesibilidad.»
• Evitable: «Se aprueba la rampa porque la esposa del 2.º C tiene una enfermedad degenerativa.»

Si la documentación médica es imprescindible para otro trámite, que quede custodiada fuera del acta. Puede ampliar el tema en datos de salud en la comunidad y ver una situación concreta en el caso práctico del acta con datos de salud.

Morosos y reclamaciones

Cuando la junta acuerda reclamar una deuda, el acuerdo de liquidación tendrá que identificar al deudor y el importe, porque el procedimiento judicial lo requiere. El artículo 21.3 de la LPH exige, para el proceso monitorio, un certificado de ese acuerdo con el importe adeudado y su desglose, emitido por el secretario con el visto bueno del presidente (no hace falta la firma del presidente si el secretario es un secretario-administrador profesional que no va a intervenir profesionalmente en la reclamación).

Un modo de reducir la exposición es llevar el detalle de la deuda a una certificación o a un anexo y no repartir a toda la comunidad más de lo necesario. No hay una única fórmula válida: depende de cómo esté constituida la comunidad y del caso concreto. Lo que no cambia es el criterio: cada destinatario recibe lo que necesita. Más sobre esto en el procedimiento correcto para reclamar a un moroso.

Quién ve el acta

Los propietarios tienen derecho a conocer los acuerdos: el artículo 19 de la LPH dispone que el acta se les remita conforme al procedimiento del artículo 9. Eso no convierte el acta en un documento público:

• A un inquilino, a un banco o a un comprador se les entregan certificaciones de lo que les afecta, no el libro entero.
• Si el acta viaja por correo, aplique las precauciones de enviar el acta por email a todos los vecinos.
• Evite publicarla íntegra en tablones o en grupos de mensajería.

Borradores, notas y grabaciones

Los borradores, las notas manuscritas del secretario o las grabaciones de apoyo también contienen datos personales, y a menudo más que el acta definitiva, porque recogen frases sueltas, comentarios y nombres que luego se descartan. Una vez aprobada el acta, no tienen por qué conservarse indefinidamente. El artículo 5.1.e del RGPD pide mantener los datos solo el tiempo necesario. Fije un plazo corto, anótelo y destruya el material auxiliar cuando se cumpla.

Una plantilla de acta ayuda

Lo más eficaz es trabajar con una plantilla fija: cabecera con los datos legales, puntos del orden del día con el acuerdo y el resultado de la votación, y un cierre. Si el secretario rellena un esquema en lugar de escribir libremente, es mucho más difícil que se cuelen comentarios personales, y las actas de todas sus comunidades salen con el mismo criterio.

En resumen

• El acta recoge lo que exige el artículo 19 de la LPH: asistentes, orden del día y acuerdos, con el sentido del voto de cada propietario cuando sea relevante para su validez.
• Es un registro de acuerdos, no una transcripción del debate.
• Los datos de salud se evitan: basta indicar la necesidad, no el diagnóstico.
• Los datos de morosos van donde hacen falta, con la menor circulación posible.
• Borradores y grabaciones auxiliares se eliminan cuando el acta queda aprobada.

Si quiere que revisemos una muestra de las actas de sus comunidades y le propongamos una plantilla que cumpla ambas normas, es un buen punto de partida.