Datos de salud en la comunidad: rampas, ascensores y certificados de discapacidad

En la junta se debate la rampa de acceso al portal. Un propietario explica que su madre usa silla de ruedas. Alguien pide que se pruebe la discapacidad con un certificado y que quede en el acta. Otro propone que, ya que hay que contactar a la familia si el ascensor se para con ella dentro, se anoten sus datos médicos en el despacho. Cada una de esas ideas parece lógica por separado. Juntas son un problema.

La respuesta corta: los datos de salud, incluida la discapacidad, son una categoría especial de datos. Su tratamiento está prohibido por defecto y solo se permite si se cumple una de las excepciones del RGPD. La regla de oro en una comunidad es sencilla: recoger lo mínimo, hablar del hecho sin nombrar a la persona y no dejar rastro en documentos que ven todos.

Qué dice el RGPD

El artículo 9 del RGPD prohíbe el tratamiento de determinadas categorías de datos, entre ellas los datos relativos a la salud, salvo que concurra alguna de las circunstancias que enumera el propio artículo. Las que podrían cruzarse con la vida de una comunidad son:

• El consentimiento explícito del interesado para fines concretos.
• La protección de intereses vitales, cuando la persona no puede consentir por incapacidad física o jurídica.
• La formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.

Además de tener una de esas excepciones, el tratamiento necesita una base legal del artículo 6. Es decir, hace falta cumplir las dos cosas.

Para saber qué ofrece cada tratamiento y si cabe, la regla de partida es esta: en una comunidad no hay, en general, ninguna necesidad de guardar historiales médicos. Si no tiene una razón clara para almacenar un dato de salud, no lo almacene.

El caso de la rampa

La LPH hace obligatorias, sin necesidad de acuerdo previo de la junta y dentro de un límite de coste, las obras de accesibilidad que pidan los propietarios en cuya vivienda vivan, trabajen o presten servicios voluntarios personas con discapacidad o mayores de setenta años. Ese límite y sus excepciones conviene revisarlos con el texto de la ley delante. Lo que importa aquí es qué se hace con los datos de esa persona.

Pasos prudentes:

1. Quien pide la obra aporta, si la comunidad lo necesita, la acreditación a quien deba verla, que normalmente será el administrador o el presidente, no la junta entera.
2. La documentación no se reparte. No se adjunta a la convocatoria ni se proyecta en la junta. Se comprueba y se devuelve o se guarda con acceso restringido.
3. El acta recoge el acuerdo, no el diagnóstico. Basta con «a petición de un propietario con discapacidad reconocida» o, si ni eso hace falta, con «para garantizar la accesibilidad del inmueble».

Piense en el acta como un documento al que tienen derecho a acceder todos los propietarios. Todo lo que figure en ella lo verán. Si el nombre de la persona con discapacidad es relevante para el acuerdo, valore si realmente lo es. La mayoría de las veces no.

El certificado de discapacidad

Un certificado de discapacidad contiene datos de salud. Si se recoge, que sea por una razón concreta y con garantías. Algunas reglas útiles:

• Pida solo lo imprescindible: a veces basta con que el interesado lo muestre, sin que se quede copia.
• Si se queda copia, guárdela fuera de la carpeta general de la comunidad.
• No la comparta con otros propietarios ni con empresas, salvo necesidad real y justificada.
• Fije un plazo de conservación y destruya la copia cuando cumpla su finalidad.

El ascensor y las emergencias

Hay un caso donde los datos de salud sí pueden salir a relucir con motivo: cuando hay un riesgo para la vida. Si una persona con una dolencia grave queda atrapada y hace falta avisar a un familiar o a los servicios de emergencia, proteger sus intereses vitales puede justificar la comunicación en ese momento. Es una excepción para una emergencia concreta, no una autorización permanente para guardar la ficha médica del vecino.

Si un propietario quiere facilitar voluntariamente un contacto de emergencia y una indicación de su situación para que se use en caso de avería del ascensor, puede hacerse con su consentimiento explícito, por escrito, para esa finalidad concreta, y con la posibilidad de retirarlo cuando quiera. Tiene los requisitos del consentimiento en el RGPD. Lo ideal es que sea una nota mínima, como un teléfono de contacto, y no un resumen clínico.

Otros sitios donde aparece la salud

Los datos de salud llegan a las comunidades por vías menos obvias:

• Las bajas laborales y enfermedades del personal, como portero o limpiadora. Aquí la comunidad es empleadora y se aplican reglas laborales además de las de protección de datos.
• Las alergias de un niño en una actividad de la comunidad, que enlazan con los datos de menores.
• Los motivos de una reclamación de daños, cuando un vecino alega una lesión en una zona común. Ese dato es necesario para gestionar la reclamación y el seguro, y se maneja entre quienes deben hacerlo, no en la junta.
• Los mensajes en grupos de mensajería: «Fulano está ingresado, no lo molestéis». Información amable y muy peligrosa.

Un detalle sobre la morosidad

A veces el vecino explica que no paga porque está enfermo o en el paro. Esa información, si llega al despacho, no debe viajar. Se usa para valorar un aplazamiento y punto. No hay razón para que figure en el tablón ni en una comunicación a terceros.

Qué pasa si hay una filtración

Si un dato de salud se difunde por error, trátelo con más seriedad que un dato corriente. Valore si hay riesgo para los derechos de la persona y, si lo hay, el RGPD obliga a notificar la brecha a la AEPD sin dilación indebida y, si es posible, en las 72 horas siguientes a conocerla; si el riesgo es alto, hay que comunicárselo también al afectado. Revise cómo sería el proceso de reclamación ante la AEPD y evite llegar a ese punto.

Buenas prácticas en una página

1. No pida ni guarde datos de salud si no es imprescindible.
2. Si los necesita, hágalo con una base clara y con acceso limitado.
3. Hable del hecho, no de la persona: «un propietario con movilidad reducida».
4. Sin copias en carpetas compartidas, ni en correos con muchos destinatarios.
5. Fije cuándo se destruye.

En resumen

• Los datos de salud, incluida la discapacidad, están en una categoría especial del RGPD y su tratamiento exige una excepción justificada.
• En actas y convocatorias, hable del hecho sin nombrar ni detallar el diagnóstico.
• Los certificados se comprueban por quien deba verlos y no se reparten.
• El contacto de emergencia para el ascensor se pide con consentimiento explícito y mínimo.
• Las emergencias reales justifican un aviso puntual, no un archivo permanente.

Si en alguna de sus comunidades hay vecinos con necesidades de accesibilidad, revisar ahora cómo se documenta evitará exponerlos en la próxima junta.