Derecho de supresión: cuando un vecino pide que borren sus datos

Un propietario que acaba de vender su piso escribe al administrador: «Ya no vivo ahí. Borren todos mis datos». Otro, que sigue siendo propietario, pide lo mismo porque está enfadado por una derrama. ¿Se atiende igual? No. El derecho de supresión existe, pero no es un botón de borrado universal.

La respuesta corta: la comunidad debe borrar los datos cuando ya no los necesita para la finalidad con que los recogió, o cuando no tenía base legal para tratarlos, salvo que otra norma le obligue a conservarlos o los necesite para defenderse en una reclamación. En una comunidad, esas excepciones cubren buena parte de lo que importa.

Qué dice el RGPD

El artículo 17 del RGPD reconoce el derecho de supresión, que muchos conocen como derecho al olvido. El interesado puede exigir que se supriman sus datos, entre otros casos, cuando:

• Ya no son necesarios para los fines para los que se recogieron.
• Retira el consentimiento en el que se basaba el tratamiento y no hay otra base legal.
• Se opone al tratamiento y no prevalecen motivos legítimos para seguir con él.
• Los datos se trataron de forma ilícita.
• Deben suprimirse para cumplir una obligación legal.

Y el mismo artículo fija excepciones. Las que más interesan a una comunidad son dos: que el tratamiento sea necesario para cumplir una obligación legal, y que sea necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones.

Los dos vecinos, otra vez

El propietario que vendió. Mientras fue propietario, la comunidad trató sus datos para gestionar cuotas, convocatorias y votos. Al vender, esa finalidad termina. Pero quedan dos cosas. Primero, las cuentas pendientes: si deja deuda o hay una reclamación en curso, la comunidad necesita sus datos para reclamar. Segundo, la documentación del periodo en que fue propietario: las actas en las que votó, los recibos que pagó. Esa documentación forma parte de la contabilidad y de la vida jurídica de la comunidad y no se rehace.

Lo razonable es suprimir lo que ya no sirva, como el teléfono o el correo que se usaban para avisos, y conservar, con acceso limitado, lo que obliga a guardar la ley o puede hacer falta para una reclamación.

El propietario que sigue siéndolo. Si sigue siendo propietario, la comunidad necesita su nombre, su domicilio a efectos de notificaciones y su cuota para funcionar, y la LPH se lo exige. Aquí la supresión se deniega, pero hay que contestarle y explicarle por qué. Distinto es que, además, pida borrar un dato accesorio, como un segundo teléfono que dio sin necesidad: ese sí puede borrarse sin problema.

El bloqueo: borrar sin borrar

Cuando procede suprimir un dato pero hay obligación de conservarlo, la LOPDGDD prevé el bloqueo de los datos. Bloquear significa guardarlos apartados, fuera del uso corriente, solo a disposición de jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o autoridades competentes para exigir las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento, y solo mientras estas no hayan prescrito. Cuando ese plazo termina, se destruyen de verdad.

En la práctica, en un despacho de administración de fincas esto se traduce en:

1. Un archivo de ex-propietarios y ex-inquilinos con acceso restringido.
2. Una fecha de destrucción apuntada, no «cuando se pueda».
3. Una política escrita de qué se guarda y cuánto.

Si no tiene un calendario de conservación, es el primer documento que debería tener. Lo explica mejor el registro de actividades del tratamiento, donde conviene anotar para cada tratamiento el plazo previsto de supresión.

Qué hacer con las actas

El acta contiene nombres, pisos, votos, a veces datos de morosos. No puede reescribirse cada vez que alguien lo pida: es un documento con valor jurídico, la LPH obliga a llevar el libro y los acuerdos pueden impugnarse. Por eso, una petición de «borre mi nombre de las actas» normalmente no se atiende en el sentido literal.

Lo que sí puede hacerse hacia adelante es minimizar: no incluir en las actas datos que no hagan falta, como el diagnóstico de un vecino o los datos bancarios de nadie, y evitar publicar en el tablón el acta completa cuando basta con los acuerdos. En cuanto a los morosos, la LPH contempla el tablón como vía de notificación solo cuando no ha podido notificarse al propietario en su domicilio, así que no debe convertirse en una lista pública de deudores.

Cómo contestar

La solicitud sigue el mismo plazo de un mes que el resto de derechos (tiene el desglose en el calendario de los derechos RGPD). Aunque deniegue en todo o en parte, debe contestar, y decir:

• Qué ha suprimido.
• Qué conserva y con qué base (obligación legal, defensa de reclamaciones).
• Durante cuánto tiempo lo conservará bloqueado.
• Que puede reclamar ante la AEPD.

Una negativa con motivos es defendible. Un silencio no lo es.

Si la comunidad había comunicado esos datos a terceros, por ejemplo a una empresa de mantenimiento o a un abogado, el RGPD exige notificar la supresión a esos destinatarios, salvo que resulte imposible o exija un esfuerzo desproporcionado.

Cuando el dato nunca debió estar

Hay un caso que no admite discusión: los datos tratados sin base legal. Una lista de teléfonos de todos los vecinos repartida por WhatsApp sin ninguna razón, o fotos de un vecino colgadas en el portal. Ahí la supresión se concede sin más y conviene revisar cómo llegó a pasar. Si el tratamiento se basaba en consentimiento, el artículo sobre el consentimiento explica cómo retirarlo y qué consecuencias tiene.

En resumen

• El derecho de supresión no es absoluto: cede ante obligaciones legales y defensa de reclamaciones.
• Un ex-propietario puede obtener el borrado de datos de contacto, pero no el de lo que la comunidad debe conservar.
• Lo que no se borra se bloquea, con acceso limitado y fecha de destrucción.
• Hay que contestar siempre, aunque sea para denegar, explicando los motivos.
• Un calendario de conservación escrito ahorra la mitad de las discusiones.

Si todavía no tiene definido qué se guarda y cuánto tiempo en cada una de sus comunidades, es un buen momento para ordenar esa documentación.