Un mes para responder: el calendario de los derechos RGPD que nadie apunta

Un administrador recibe en agosto una petición de acceso en el buzón del despacho. Se queda en la bandeja. En septiembre llega una segunda, esta vez de rectificación, y cae en la misma pila. En octubre aparece la carta de la AEPD. El problema nunca fue el derecho en sí. Fue que nadie apuntó la fecha.

La respuesta corta: el RGPD da un mes desde la recepción para responder a cualquier solicitud de derechos, ampliable en dos meses más si la solicitud es compleja o hay muchas, y siempre que se avise al vecino dentro del primer mes. Es el plazo más fácil de cumplir y el que más se incumple.

Qué dice el artículo 12

El artículo 12 del RGPD organiza el ejercicio de todos los derechos. Sus ideas principales:

• El responsable facilita al interesado el ejercicio de sus derechos.
• Debe informarle de las actuaciones derivadas de su petición sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes desde la recepción.
• Puede prorrogar ese plazo otros dos meses si es necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes, e informando al interesado de la prórroga y los motivos dentro del primer mes.
• Si decide no atender la petición, debe informar también dentro del plazo de un mes de los motivos y de la posibilidad de reclamar ante la autoridad de control y de acudir a los tribunales.
• La información y las actuaciones son gratuitas, salvo que las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas.

Estos derechos son el de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición. El plazo es el mismo para todos.

Cuándo empieza a contar

Empieza cuando el responsable recibe la solicitud. En una comunidad, ese «recibe» no es solo el despacho. Si el vecino se lo cuenta al presidente en el portal y este lo apunta, o si escribe al correo de la comunidad, la petición está dentro. Por eso es útil una regla simple: cualquier persona que reciba una petición la reenvía al administrador el mismo día.

El vecino no necesita usar fórmulas. Una petición válida puede ser un correo de dos líneas, una carta o un mensaje. Tampoco tiene que citar el RGPD. Si no se entiende con claridad qué pide, se le pregunta cuanto antes, y lo prudente es no contar con que esa aclaración detenga la cuenta.

Cómo contar el mes

En los plazos expresados en meses, la forma más segura de contar es de fecha a fecha: una solicitud recibida el 10 de octubre se contesta, como muy tarde, el 10 de noviembre. Qué ocurre cuando ese día es inhábil, o si el mes de agosto cuenta, son preguntas que no conviene resolver confiando en la memoria. La práctica prudente es no apurar y tratar el plazo como corrido sin interrupciones, vacaciones incluidas. Si va a estar fuera, deje a alguien con acceso al buzón.

La prórroga: no es automática

Ampliar el plazo hasta tres meses es posible, pero no es un cajón de sastre. Para usarla necesita:

1. Una razón real: la solicitud es muy compleja, o ha recibido un número elevado de peticiones a la vez.
2. Avisar al vecino dentro del primer mes, explicando que se prorroga y por qué.
3. Contestar antes de que acabe la prórroga.

Una comunidad con diez vecinos que reciben una petición de acceso sobre un solo piso no suele tener motivos para prorrogar. Un despacho que recibe de golpe cincuenta solicitudes por una campaña de un tercero sí puede justificarlo.

La identidad: comprobarla sin ganar tiempo

Si tiene dudas razonables sobre quién envía la petición, el responsable puede pedir información adicional para confirmar la identidad. Esa petición debe hacerse pronto, y hay que mantenerla proporcionada. No puede ser una excusa para ganar tiempo.

Las respuestas, por escrito

La forma de responder debe ser concisa, transparente e inteligible, con lenguaje claro y sencillo. Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilita, siempre que sea posible, por esos mismos medios, salvo que el interesado pida otra cosa. Una respuesta que no se entiende no cumple.

Un registro de solicitudes

La herramienta más eficaz es un registro simple. No necesita software. Una hoja de cálculo con estas columnas basta:

• Fecha de recepción y por qué vía llegó.
• Comunidad y persona solicitante.
• Derecho ejercido.
• Fecha límite (un mes) y fecha límite prorrogada, si procede.
• Fecha de respuesta y qué se respondió.
• Documentación enviada o motivos de la denegación.

Con esas seis columnas puede demostrar, si hace falta, que cumplió. Es parte de lo que se entiende por responsabilidad proactiva: no basta con cumplir, hay que poder acreditarlo. Esta hoja encaja bien con el registro de actividades del tratamiento, aunque son documentos distintos.

Qué pasa si se pasa el plazo

El vecino puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. Una petición que no se contesta es una de las vías más rápidas de acabar ahí, y una de las más fáciles de evitar. El artículo sobre qué sucede cuando un vecino reclama ante la AEPD explica el proceso. El RGPD prevé multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio para las infracciones más graves, pero esas cifras son un techo legal pensado para otro tipo de organizaciones, no una predicción para una comunidad. Lo realista es que una reclamación consuma tiempo y exija explicar lo ocurrido.

Un protocolo en cuatro pasos

1. Detectar. Todo el equipo sabe reconocer una petición de derechos.
2. Registrar. Se apunta el mismo día, con fecha de entrada.
3. Decidir. En la primera semana se determina si procede, si hace falta aclarar identidad o si se necesita prórroga.
4. Responder. Se contesta con margen, no el último día.

En resumen

• El plazo general es de un mes desde la recepción, también para denegar.
• Se puede ampliar dos meses más, avisando al vecino dentro del primer mes y con motivos reales.
• Cualquier petición vale, aunque no cite el RGPD ni use un formulario.
• Un registro de solicitudes con fechas es la mejor defensa.
• El silencio es lo que convierte una petición sencilla en una reclamación.

Si hoy no sabría decir cuántas solicitudes de derechos ha recibido este año, ordenar un registro es el siguiente paso.