Un vecino ejerce el derecho de acceso: plazos, formato y cómo responder

Es viernes a las dos de la tarde y llega un correo breve de un propietario del 3.º B: «Solicito una copia de todos los datos personales que la comunidad tiene sobre mí». Sin más. No pide una acta ni un recibo. Pide, con otras palabras, el derecho de acceso del RGPD.

La respuesta corta: la comunidad debe contestar en el plazo de un mes desde que recibe la solicitud, de forma gratuita la primera vez, y entregar al vecino una copia de sus datos, junto con una información básica sobre el tratamiento. No debe entregar datos de otras personas, y ahí está casi toda la dificultad.

Quién debe responder

El responsable del tratamiento es la comunidad de propietarios. El administrador de fincas suele actuar como encargado del tratamiento y, en la práctica, es quien recibe la petición, la prepara y la contesta en nombre de la comunidad. Si el contrato de administración lo prevé, el encargado debe asistir al responsable en estas peticiones. Si el vecino escribe al presidente o al administrador, da igual: el plazo corre desde que la comunidad, por cualquiera de sus vías, la recibe.

Por eso conviene que todo el personal del despacho sepa reconocer una solicitud de derechos. El vecino no tiene que citar el RGPD ni usar un formulario concreto. Basta con que se entienda qué pide.

Qué tiene derecho a recibir

El artículo 15 del RGPD reconoce al interesado el derecho a obtener:

• La confirmación de si se tratan o no datos personales suyos.
• Una copia de esos datos.
• Los fines del tratamiento, las categorías de datos y los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunican.
• El plazo previsto de conservación o los criterios para fijarlo.
• La existencia de los derechos de rectificación, supresión, limitación y oposición, y del derecho a reclamar ante la autoridad de control.
• El origen de los datos, si no los facilitó el propio vecino.
• La existencia de decisiones automatizadas, si las hubiera, algo poco habitual en una comunidad.

Para un propietario típico, la copia incluirá: nombre y apellidos, DNI si consta, domicilio, teléfono y correo, la cuota de participación, el IBAN de la domiciliación, el historial de recibos y de deuda, sus datos en las convocatorias y en las listas de asistencia y votos, y las comunicaciones que se hayan cruzado.

Lo que el vecino no puede llevarse

El mismo artículo 15 advierte de que el derecho a obtener copia no debe afectar negativamente a los derechos y libertades de otros. Es decir: si entrega el acta de la última junta con los nombres, pisos y votos de todos los propietarios, está cediendo datos de terceros sin base para ello.

Imagine que el vecino del 3.º B pide su historial y, entre los documentos, aparece un burofax de otro propietario moroso que menciona su nombre. Lo correcto es dar el dato del solicitante y ocultar o extraer lo que identifique a los demás. Una copia con tachones o un extracto bien hecho es mejor que un volcado de carpetas.

No confunda este derecho con otro distinto. La LPH reconoce a los propietarios la posibilidad de consultar el libro de actas, y esa consulta tiene su base en la propia Ley de Propiedad Horizontal, no en el derecho de acceso del RGPD. Si el vecino pide «el acta», conteste con la LPH; si pide «mis datos», conteste con el artículo 15.

Formato y vía de respuesta

Si el vecino presenta la solicitud por medios electrónicos, la información se facilita, salvo que pida otra cosa, en un formato electrónico de uso común. Un PDF bien ordenado y un índice de lo que contiene cumplen sobradamente. Envíelo por una vía que no ponga en riesgo los datos: un correo con 40 páginas de datos bancarios sin proteger no es la mejor idea. Un enlace con caducidad o un archivo con contraseña, que se comunica por otro canal, reduce el riesgo.

Plazo, prórroga e identidad

El plazo general es de un mes. Puede ampliarse dos meses más si la solicitud es especialmente compleja o hay muchas, pero debe avisar al vecino de la prórroga y de sus motivos dentro del primer mes. No sirve para ganar tiempo porque el viernes sea un mal día. Tiene más detalle en el artículo sobre el calendario de los derechos RGPD.

Si tiene dudas razonables sobre quién escribe, puede pedir información adicional para confirmar la identidad. Lo que no puede hacer es exigir más de lo necesario: si el correo procede del que figura en su ficha y el vecino es conocido, no pida el DNI por sistema.

La primera copia es gratuita. Solo cabe cobrar un canon razonable por copias adicionales, o negarse o cobrar si las peticiones son manifiestamente infundadas o excesivas, por ejemplo por su carácter repetitivo. Hay que poder justificarlo. Que el vecino sea incómodo no es motivo.

Cómo organizarlo

1. Anote la fecha de recepción en un registro de solicitudes. Es el primer dato que le pedirán si hay una reclamación.
2. Localice los datos en todos los sitios: gestor de comunidades, hojas de cálculo, correo, carpetas de papel, copias en el móvil del presidente.
3. Extraiga solo los datos del solicitante y tache los de terceros.
4. Acompañe la copia con la información del artículo 15: fines, destinatarios, plazos y derechos.
5. Responda por escrito y guarde constancia de lo enviado y de cuándo.

Un buen apoyo es el registro de actividades del tratamiento: si lo tiene al día, ya sabe qué tratamientos hay, con qué fines y con qué destinatarios, y la parte informativa de la respuesta se escribe casi sola. También puede repasar el resto de derechos en materia de protección de datos.

Qué pasa si no se contesta

El vecino puede acudir a la Agencia Española de Protección de Datos. No contestar, o hacerlo fuera de plazo, suele ser el motivo por el que una petición sencilla acaba en reclamación. Hablamos de ello en el artículo sobre qué ocurre cuando un vecino reclama ante la AEPD.

En resumen

• La comunidad tiene un mes para responder a una solicitud de acceso, ampliable en casos justificados avisando dentro de ese mes.
• La copia incluye los datos del solicitante y la información básica sobre el tratamiento, no los de otros vecinos.
• La primera copia es gratuita; no hace falta formulario ni citar el RGPD.
• Consultar el libro de actas es un derecho de la LPH, distinto del de acceso.
• Registre cada solicitud y cómo se contestó.

Si quiere saber si el procedimiento de sus comunidades aguantaría una petición como esta, el mejor momento para revisarlo es antes de que llegue el correo del viernes.