Un vecino ha reclamado ante la AEPD: qué pasa ahora y cómo actuar

Llega al despacho un sobre, o una notificación electrónica, de la Agencia Española de Protección de Datos. Dentro, una reclamación de un propietario contra su comunidad. La primera reacción suele ser de alarma y la segunda, de enfado: «Si le contestamos en su día». Ninguna de las dos ayuda. Lo que ayuda es saber qué viene a continuación.

La respuesta corta: una reclamación no es una sanción. Es el inicio de un procedimiento en el que la Agencia pide explicaciones y documentación. Una respuesta ordenada y a tiempo puede cerrar el asunto sin consecuencias mayores. Lo que agrava el asunto es no contestar, o contestar sin poder demostrar nada.

El derecho a reclamar

El artículo 77 del RGPD reconoce a todo interesado el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control si considera que el tratamiento de sus datos infringe el Reglamento. En España, esa autoridad es la AEPD. Reclamar es gratuito y no requiere abogado, por lo que es una vía muy accesible para un vecino.

Los motivos más habituales en comunidades son previsibles: una solicitud de derechos no contestada, una lista de morosos expuesta, datos compartidos por un grupo de mensajería, cámaras mal orientadas, un acta publicada con datos que sobraban.

Qué suele hacer la Agencia

El procedimiento tiene fases, que regula la LOPDGDD. A grandes rasgos:

1. Recepción y valoración inicial. La AEPD examina si la reclamación tiene base y si es de su competencia.
2. Traslado. Antes de decidir si admite la reclamación, la Agencia puede dar traslado al responsable, o al delegado de protección de datos si lo hay, para que la analice y responda. Si se remite al responsable, este tiene un mes para contestar.
3. Admisión o inadmisión. Si el responsable demuestra haber adoptado medidas para cumplir la normativa, la Agencia puede inadmitir la reclamación. Si no, puede admitirla a trámite.
4. Investigación y, en su caso, procedimiento sancionador o de otra naturaleza. Aquí la Agencia puede requerir documentación, y el resultado depende de lo que encuentre.

El resultado depende del caso. Entre las medidas que el RGPD pone a disposición de la autoridad están desde el apercibimiento o la orden de atender un derecho hasta la multa administrativa. Hablamos de un abanico. Una gestión ordenada desde el principio ayuda, pero ningún resultado está garantizado: depende de los hechos.

Lo primero: leer bien el requerimiento

Tras el susto, conviene hacer tres comprobaciones inmediatas:

• La fecha límite para contestar. Es el dato más importante. Apúntela en el calendario hoy.
• Qué se pide exactamente. A veces es una explicación; otras, documentos concretos.
• Quién es el responsable. La comunidad es el responsable y el administrador, normalmente, el encargado. Avise al presidente y, si hay seguro de la comunidad, mire si cubre el asunto.

Si la notificación llega por vía electrónica, asegúrese de que alguien revisa ese buzón. Como la comunidad está obligada a relacionarse electrónicamente con la Administración, una notificación que no se abre en diez días naturales desde que se pone a disposición se tiene por rechazada y el procedimiento sigue adelante, así que dejar la bandeja sin mirar no frena nada.

Qué preparar

La mejor respuesta es la que se apoya en papeles. Reúna:

1. La cronología de los hechos: cuándo escribió el vecino, qué se le contestó y cuándo.
2. Las pruebas de respuesta, si las hay: el correo, la carta, el justificante de envío.
3. El registro de solicitudes y el registro de actividades del tratamiento, para acreditar que el tratamiento está documentado.
4. Las medidas adoptadas: instrucciones al personal, cambios hechos tras el aviso.
5. El contrato con el administrador, si procede, con las cláusulas de encargado.

Si se trata de una solicitud de derechos no atendida, lo más sensato, y muchas veces lo que cierra el caso, es atenderla ahora y acreditarlo. Responder con retraso es mejor que no responder, y la Agencia valora que se haya corregido. En la mayor parte de los casos, ese es el momento de repasar cómo se maneja el plazo de un mes.

Cómo redactar la respuesta

La respuesta debe ser breve, ordenada y veraz. Tres reglas:

• Hechos, no excusas. Diga qué pasó, con fechas.
• Documentos, no afirmaciones. Cada frase importante, con su anexo.
• Medidas, no promesas. Describa lo que ya cambió.

Evite acusar al vecino o hablar del conflicto vecinal de fondo. La Agencia no resuelve disputas de comunidad, solo valora si se trataron los datos conforme a la norma. Un texto lleno de agravios hace que parezca que no se ha entendido el asunto.

Tampoco mienta ni maquille fechas. Un dato falso en una respuesta a una autoridad es peor que cualquier incumplimiento original.

Quién firma y quién responde

La reclamación va contra la comunidad, que es quien responde. Lo normal es que el administrador prepare la respuesta y que el presidente, como representante legal de la comunidad, la firme o la autorice. Una buena práctica es informar a los propietarios en la siguiente junta, sin dar datos del reclamante, de que existe un procedimiento y de qué medidas se han tomado.

Aprender de la reclamación

Cuando todo termina, queda lo más útil: la lista de lo que falló. Si fue una petición ignorada, un registro de solicitudes. Si fue una publicación en el tablón, una norma sobre qué se cuelga. Si fue una cámara, un cartel y una política de conservación. Una reclamación ordenada puede ser el mejor argumento para que la comunidad apruebe, por fin, un presupuesto para ordenar su documentación.

Muchos de estos problemas se evitan con lo básico: contestar a tiempo a un derecho de acceso o de otro tipo, cuidar los datos de otros vecinos y tener documentado el tratamiento.

En resumen

• Una reclamación ante la AEPD es el inicio de un procedimiento, no una sanción automática.
• Lo primero es anotar el plazo para contestar y revisar el buzón de notificaciones.
• Responda con cronología, documentos y medidas adoptadas, sin acusar al vecino.
• Si el origen es un derecho no atendido, atiéndalo ahora y acredítelo.
• Use la reclamación para ordenar lo que falló.

Si ha recibido una notificación de la Agencia o quiere saber cómo estaría de preparado, conviene revisar su caso con tiempo y con la documentación delante.