Todos los datos personales que maneja una comunidad (y algunos que nadie recuerda)

Si le pidieran que enumerase en un minuto los datos personales que maneja una comunidad, probablemente diría: nombre, dirección, teléfono, cuenta bancaria. Y se dejaría la mitad. Falta la matrícula del garaje, la grabación del portal, la baja médica del portero y la discusión de la junta de hace tres años, que consta en un acta.

La respuesta corta: una comunidad trata datos de propietarios, inquilinos, empleados, proveedores y visitantes, y algunos de ellos son especialmente sensibles. Saber exactamente cuáles son es el primer paso para el registro de actividades, para informar a los vecinos y para decidir qué medidas de seguridad hacen falta.

Qué cuenta como dato personal

Según el RGPD (se abre en una ventana nueva), dato personal es toda información sobre una persona física identificada o identificable. No hace falta que aparezca el nombre: una matrícula, una imagen o un número de vivienda asociado a un recibo identifican a alguien sin que se diga su nombre. Por eso la lista es más larga de lo que parece.

Los datos de los propietarios

Es el grueso de la gestión diaria.

• Identificación y contacto: nombre, apellidos, NIF, domicilio, correo electrónico, teléfono.
• Domicilio a efectos de notificaciones: el que cada propietario comunica a la comunidad o, en su defecto, el de la propia vivienda.
• Datos económicos: cuenta bancaria para domiciliar recibos, cuotas, derramas, saldos y deudas.
• Datos de la propiedad: coeficiente de participación, referencia catastral, número de plazas de garaje o trasteros.
• Participación en juntas: asistencia, delegaciones de voto, sentido del voto cuando consta en acta.

Los datos de inquilinos y otros ocupantes

La comunidad no siempre trata solo los datos del propietario. Si se informa del arrendatario, se registra al ocupante para el portero o se le facilita un mando de garaje, se manejan datos de personas que no son miembros de la comunidad. Esto afecta a la información que se les debe dar, que veremos en la cláusula informativa por capas.

Los datos que se olvidan

Estos son los que más fácilmente quedan fuera del inventario:

• Imágenes de videovigilancia. Una cámara en el portal o el garaje recoge imágenes de vecinos, visitantes y repartidores.
• Matrículas y accesos. Los sistemas de apertura de garaje o los registros del portero automático pueden asociar personas con horarios.
• Datos laborales. Si hay portero, limpiador o jardinero contratado por la comunidad: nóminas, contratos, partes de baja, cuentas bancarias.
• Datos de proveedores autónomos. El fontanero que factura a su nombre es una persona física con NIF y cuenta bancaria.
• Actas y correspondencia. Pueden contener opiniones, conflictos entre vecinos, acuerdos de reclamación judicial o menciones a situaciones personales.
• Fotografías en comunicaciones. Fotos de desperfectos en las que se ve a un vecino, o de eventos de la comunidad.
• Siniestros y reclamaciones. Partes de seguro con datos de afectados, informes de daños, peritajes.
• Consumos individuales. Si hay contadores individuales de agua o calefacción, los consumos de cada vivienda son datos asociados a su titular.

Los datos delicados: categorías especiales

El artículo 9 del RGPD protege de forma reforzada ciertas categorías, entre ellas los datos de salud. En una comunidad pueden aparecer en situaciones como estas:

• un vecino con movilidad reducida que solicita una rampa o un ascensor, y cuya discapacidad consta en el acta;
• una baja médica del empleado de la comunidad;
• un informe médico aportado en una reclamación por humedades o ruidos.

Esos datos exigen más cuidado: acceso restringido, mínima difusión y, en el caso del acta, valorar qué se escribe y qué no. Su tratamiento requiere, además de una base legal del artículo 6, que concurra alguna de las circunstancias del artículo 9. Qué circunstancia sea aplicable depende del caso concreto, y conviene analizarlo antes de incluir el dato.

La morosidad, un caso aparte

La relación de propietarios con deudas con la comunidad es un dato económico que merece cautela. La LPH prevé que ciertos datos de deuda consten en la convocatoria de la junta y en las actas, pero eso no significa que puedan difundirse sin límite. Dónde se publica, a quién se muestra y con qué detalle son decisiones que se toman con criterio de necesidad. Si tiene dudas sobre un caso, mejor consultarlo antes.

Un ejemplo de inventario incompleto

Imagine una comunidad de cuarenta viviendas con garaje y portero. El administrador tiene bien localizados los datos de los propietarios, pero el inventario no recoge las grabaciones de la cámara del garaje, la nómina del portero ni la lista de matrículas autorizadas. Son tres tratamientos con riesgo propio y ninguno figura en el registro. No es un caso raro: suele ocurrir cuando el inventario se hace de memoria en lugar de recorrer el edificio.

Cómo usar este inventario

Una vez identificados los datos, el siguiente paso es agruparlos por actividad y anotarlos en el registro de actividades de la comunidad. Para cada grupo conviene preguntarse:

1. ¿Es necesario este dato para el fin que se persigue?
2. ¿Quién tiene acceso a él y por qué?
3. ¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
4. ¿Se ha informado a la persona afectada?

Si una respuesta es «no lo sé», ya sabe dónde está el trabajo pendiente.

Lo que no está en el inventario no está protegido, porque nadie sabe que existe.

En resumen

• La comunidad maneja más datos de los que parece: propietarios, ocupantes, empleados, proveedores, visitantes.
• Imágenes, matrículas, actas, siniestros y consumos suelen quedar fuera del inventario.
• Los datos de salud son categoría especial y piden cautela adicional.
• La información sobre morosidad debe tratarse con criterio de necesidad.
• El inventario es la base del registro de actividades.

Un repaso por cada comunidad con esta lista en la mano suele destapar tratamientos que nadie había documentado.