Inquilinos: los grandes olvidados de la protección de datos en la comunidad

La inquilina del 2.º A lleva un año en el piso. Usa el portal, el ascensor y la piscina, recibe los avisos de obras y ha dejado su móvil al conserje por si hay una avería. Para la comunidad, ¿quién es? No es propietaria, no vota, no firma nada. Y sin embargo la comunidad maneja datos suyos todos los días.

La respuesta corta: el inquilino es un interesado más y tiene los mismos derechos que un propietario sobre los datos que la comunidad trate de él. Lo que cambia es la base legal con la que se tratan esos datos y la manera de informarle, porque normalmente no hay relación directa con la comunidad: la relación es con el propietario.

Qué datos de inquilinos maneja una comunidad

Pocas veces están en un fichero de la comunidad. Suelen estar dispersos:

• Nombre y teléfono en la lista del portero o conserje.
• Datos de acceso: llave o mando asignado, tarjeta de la piscina, huella si hay control biométrico.
• Imágenes de las cámaras del portal o del garaje.
• Avisos en el tablón o en un grupo de mensajería.
• Alguna incidencia: quejas por ruido, daños en zonas comunes.
• Datos que pasa el propietario o la inmobiliaria cuando comunica que ha alquilado.

Cada uno es un tratamiento con su finalidad, aunque no se lo haya planteado así.

La base legal: no es el consentimiento por defecto

Es habitual pensar que, como el inquilino «no es de la comunidad», hay que pedirle su consentimiento para todo. No es lo más adecuado. Muchos de esos tratamientos pueden apoyarse en el interés legítimo de la comunidad en gestionar el uso de las zonas comunes y la seguridad del inmueble, siempre que se haga una ponderación y se respeten sus derechos. Los datos de contacto para avisar de una avería responden a esa misma lógica de gestión del inmueble.

El consentimiento queda para lo accesorio y debe ser realmente libre. Si el acceso a la piscina depende de que el inquilino firme una autorización amplia, no será libre. Para entender qué requisitos tiene, consulte el consentimiento en el RGPD.

Lo que no está permitido es tratar sus datos «porque estaban ahí». Si la comunidad no necesita el DNI del inquilino, no lo recoja. Si un propietario entrega una copia del contrato de arrendamiento con renta, IBAN y firma, la comunidad solo necesita saber quién ocupa la vivienda y cómo localizarlo, no cuánto paga.

Informar al inquilino

El deber de informar existe aunque el dato no venga de él. Cuando los datos no los facilita el propio interesado, sino el propietario, el RGPD exige informarle en un plazo razonable y, como máximo, en un mes desde que se obtuvieron. La información debe incluir quién es el responsable, para qué se tratan los datos, de dónde proceden, durante cuánto tiempo se conservan y qué derechos tiene.

Hay formas prácticas de hacerlo sin burocracia:

1. Una hoja informativa que el propietario entregue al inquilino junto con las normas de la comunidad y las llaves.
2. Un cartel en el portal, donde haya cámaras, con la información básica.
3. Una cláusula en el formulario de alta del inquilino, si la comunidad lo utiliza.

Este asunto enlaza con el registro de actividades del tratamiento: si ya tiene anotados los tratamientos de la comunidad, saber qué decir al inquilino es sencillo.

Qué papel tiene el propietario

El propietario tiene obligaciones hacia la comunidad que se han de cumplir: la LPH le obliga a comunicar su domicilio para notificaciones y, en la práctica, es el vehículo para que la comunidad sepa quién ocupa su vivienda. Pero eso no convierte al propietario en responsable de cualquier cosa que haga el inquilino con los datos de la comunidad, ni a la comunidad en responsable de lo que el propietario haga con los datos del inquilino. Son dos tratamientos con responsables distintos, y a veces conviene que el despacho lo deje por escrito.

En el día a día, si el propietario entrega datos del inquilino, conviene que se limite a lo que hace falta y que avise al inquilino. Una pequeña nota en el correo de alta basta: «Los datos que usted nos facilita se usarán para la gestión de accesos y avisos».

Lo que el inquilino no debe recibir

Tratar bien los datos del inquilino también significa no darle los de los demás. El inquilino no es propietario: no vota, no es miembro de la junta salvo que lo represente a efectos de voto, y no tiene acceso al libro de actas ni al listado de morosos. Si el propietario le delega la asistencia, hay que recordar que se le entrega la convocatoria y lo necesario, no el estado de cuentas de otros vecinos.

Por la misma razón, el despacho no debe dar a un propietario la ficha del inquilino de otro. Si necesita contactar con el ocupante del piso de arriba por una gotera, la vía correcta es que el administrador sirva de intermediario. Hablamos de este equilibrio en el artículo sobre cuando un vecino pide los datos de otro.

Derechos del inquilino

Como cualquier persona, puede pedir acceso, rectificación, supresión u oposición. Una petición típica: el inquilino que se marcha pide que borren su teléfono de la lista del portero. Se hace sin problema. Otra: pide ver las imágenes en las que aparece. Aquí hay que tener cuidado de no revelar a terceros. El procedimiento general lo vemos en derecho de acceso.

En resumen

• El inquilino tiene los mismos derechos que el propietario sobre sus datos, aunque no sea miembro de la comunidad.
• Muchos tratamientos se apoyan en el interés legítimo, no en el consentimiento; este se reserva para lo accesorio.
• Hay que informarle, también cuando los datos los dio el propietario.
• Recoja solo lo necesario: no hace falta el contrato ni la renta.
• No le dé datos de otros vecinos, y no dé los suyos sin motivo.

Ordenar quién tiene datos de los inquilinos en cada una de sus comunidades, y con qué finalidad, es una de las revisiones que más rápido mejora la situación.