Juntas por videoconferencia: convocarlas, celebrarlas y no meterse en líos

Imagine que convoca una junta por videoconferencia y a los diez minutos aparece en pantalla un asistente que nadie conoce. Alguien comparte sin querer una hoja de cálculo con las cuotas atrasadas. Otro vecino pregunta si se está grabando y nadie sabe qué contestar.

La respuesta a la pregunta del título: una junta telemática se puede preparar de forma segura si se resuelven antes cuatro cuestiones de protección de datos: la plataforma, la identificación de los asistentes, la grabación y el modo de votar. Aquí tratamos esa parte. La LPH (se abre en una ventana nueva) estatal no regula de forma expresa las juntas telemáticas. Antes de convocar una, compruebe con asesoramiento qué dicen los estatutos de la comunidad y, donde exista, la normativa autonómica aplicable: la validez de la junta desde el punto de vista de la propiedad horizontal es una cuestión distinta de la protección de datos.

1. La plataforma: un proveedor que trata datos por cuenta de la comunidad

Cuando usted usa una herramienta de videoconferencia, el proveedor accede a nombres, direcciones de correo, voz, imagen y, a veces, a la grabación. Eso es un tratamiento de datos personales, y el proveedor actúa normalmente como encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD (se abre en una ventana nueva) exige un contrato o acuerdo que fije qué hace con los datos y que le prohíba usarlos para sus propios fines.

Compruebe antes de elegir:

• Que ofrece un acuerdo de encargado del tratamiento y que lo ha aceptado.
• Si las versiones gratuitas permiten usar los datos con otras finalidades.
• Dónde se almacenan los datos. Si el proveedor está fuera del Espacio Económico Europeo, hay que ver las garantías para las transferencias internacionales (capítulo V del RGPD).
• Qué opciones de seguridad ofrece: sala de espera, contraseña, bloqueo de la sala, control de quién puede compartir pantalla.

Cuando el administrador contrata la plataforma para sus comunidades, conviene dejarlo recogido en el contrato con cada una; lo explicamos en el contrato de encargado del tratamiento.

2. Identificar a los asistentes, sin pedir de más

En una junta presencial se sabe quién entra. En una virtual hay que comprobarlo, porque el voto es de los propietarios y de sus representantes. Lo razonable es:

1. Enviar el enlace solo a los propietarios convocados y a quienes tengan delegación, de forma individual y con acceso personal si la herramienta lo permite.
2. Usar sala de espera y admitir a cada persona tras comprobar que figura en la lista.
3. Pedir la identificación por un medio proporcionado: por ejemplo, que confirmen su nombre y vivienda. No hace falta que cada asistente muestre su DNI ante la cámara de todos.
4. Anotar en el acta la relación de asistentes y representados, como pide el artículo 19 de la LPH.

Lo mismo vale para las delegaciones: encontrará los datos que conviene pedir en delegaciones de voto y representaciones.

3. Grabar o no grabar

Grabar una junta es tratar la imagen y la voz de muchas personas durante un rato largo. No es obligatorio ni suele ser necesario. Si decide grabar, tenga claro:

• Para qué. Normalmente, para ayudar a redactar el acta con exactitud. Si es para eso, no hace falta conservarla después.
• Con qué base. Dependerá del caso: el interés legítimo de la comunidad en documentar los acuerdos, ponderado con los derechos de los asistentes, o el consentimiento. En todo caso hay que informar antes, artículo 13 del RGPD.
• Cuánto tiempo. Lo mínimo imprescindible: hasta que el acta esté aprobada. Después, borrado.
• Quién accede. Solo quien redacta el acta, nunca un grupo de mensajería.

Hay un artículo específico sobre este asunto, centrado en las grabaciones con el móvil: ¿se puede grabar la junta?.

4. Votar de forma verificable

El acta debe recoger quién vota a favor y en contra y la cuota que representa, cuando sea relevante para la validez del acuerdo. En una videoconferencia, hay que decidir cómo se registran los votos:

• Votación nominal por llamada, con el secretario anotando cada respuesta.
• Herramienta de votación de la plataforma, si identifica a cada votante.
• Evitar sistemas que expongan el voto en el chat de todos, salvo que el acuerdo lo exija.

Tras la junta, conserve la lista de asistentes y los resultados junto con el acta. No guarde capturas de pantalla ni listados que no necesite.

Qué avisar en la convocatoria

La convocatoria es el lugar natural para informar. Incluya, de forma breve:

• que la junta se celebra por videoconferencia y a través de qué herramienta,
• cómo se identificará a los asistentes,
• si se grabará, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y quién tendrá acceso,
• y dónde pueden consultar la información completa sobre protección de datos.

Qué datos incluir y qué dejar fuera de la convocatoria se desarrolla en la convocatoria de la junta y los datos personales.

Buenas prácticas durante la reunión

• Compartir pantalla solo el moderador, y con los documentos preparados: sin cuentas atrasadas ni listas con nombres si no son imprescindibles.
• Recordar al empezar que la sesión no puede grabarse por los asistentes sin autorización, si ese es el criterio acordado.
• Pedir a los asistentes que elijan un lugar donde no se vea o se oiga a terceros ajenos a la junta.
• Cerrar la sala al terminar y retirar los enlaces.

En resumen

• Elija una plataforma con acuerdo de encargado del tratamiento y garantías de seguridad.
• Controle el acceso: enlace individual, sala de espera y comprobación contra la lista.
• Grabe solo si hace falta, informe antes y borre cuando el acta esté aprobada.
• Registre los votos de forma que el acta pueda recoger quién votó qué.
• Avise de todo en la convocatoria.

Si quiere dejar preparado un protocolo de juntas telemáticas para sus comunidades, revisarlo junto con la documentación que ya tiene es un buen paso.