Delegaciones de voto y representaciones: qué datos pedir y cuánto tiempo guardarlos

Imagine que, a la entrada de la junta, un vecino le entrega a su administrador una carpeta con quince delegaciones. Cada una lleva fotocopia del DNI del que delega, a veces del que representa, y alguna incluye un teléfono, un correo y una nota personal. Esa carpeta se queda un año en el despacho.

La respuesta a la pregunta del título: para una delegación de voto basta con identificar a quien delega, a quien representa, la junta y la firma del propietario; todo lo que supere eso es exceso, y la delegación se guarda el plazo que fija la LPH, cinco años, no para siempre.

Qué dice la LPH

El artículo 15.1 de la LPH (se abre en una ventana nueva) dispone que la asistencia a la junta será personal o por representación, legal o voluntaria, y que para acreditar la voluntaria basta con un escrito firmado por el propietario. Es lo único que exige la ley: un escrito firmado.

No pide fotocopia del DNI, ni teléfonos, ni notarización, ni un formulario concreto. Los estatutos de la comunidad pueden añadir condiciones, así que compruébelos antes de fijar un modelo.

Desde el punto de vista de protección de datos, la delegación incluye datos personales de dos personas (quien delega y quien representa), y su tratamiento se justifica por la obligación legal de acreditar la representación en la junta y por la necesidad de documentar la asistencia, que el artículo 19 de la LPH exige en el acta. Pero el principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD (se abre en una ventana nueva) limita lo que puede pedirse.

Qué datos pedir

Un modelo sencillo recoge:

• nombre y apellidos del propietario que delega,
• vivienda o local (y cuota, si es relevante),
• nombre y apellidos de la persona que representa,
• identificación de la junta (fecha y comunidad),
• y la firma del propietario y la fecha.

Si quiere ser más cuidadoso, añada si la delegación es para todos los puntos o solo para algunos, y si el representante debe votar en un sentido concreto. Es información sobre la delegación, no sobre la persona.

Qué no pedir

• Fotocopia del DNI del propietario o del representante. Basta con comprobar la identidad del que acude a la junta y cotejarla con el escrito.
• Teléfono o correo si no se van a usar para esa junta.
• Motivos de la ausencia, como enfermedad, viaje o trabajo. No son necesarios y pueden ser datos sensibles.
• Datos bancarios o de la situación económica.

Una buena práctica: comprobar el documento de identidad del representante en la entrada, anotar que se ha verificado y no quedarse con copia.

Cuando el representante es el administrador o el presidente

Es habitual que un propietario delegue en el presidente o en el administrador. No cambia el régimen: es una delegación como cualquier otra. Pero conviene extremar la claridad: si un administrador acumula delegaciones, que conste el sentido del voto cuando el propietario lo haya indicado y que se respete. Los límites que pudieran imponerse a las delegaciones por parte de los estatutos o de la ley deben comprobarse en cada comunidad.

Quién ve las delegaciones

Las delegaciones tienen que estar a disposición de quien deba verificar los asistentes y votos (presidente, secretario y administrador). No se reparten al resto de propietarios. Lo que sí aparece en el acta es la relación de asistentes y representados, como exige el artículo 19 de la LPH, con sus cuotas de participación; no hace falta añadir más datos de las personas. Para que el acta no exponga más de lo debido, consulte actas de junta y protección de datos.

Cuánto tiempo guardarlas

La LPH sí fija un plazo: su artículo 19.4 obliga al secretario a conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, y las delegaciones son apoderamientos. Encaja con el criterio del artículo 5.1.e del RGPD, conservar los datos solo el tiempo necesario para la finalidad, que aquí es poder acreditar que la representación y el voto fueron válidos.

Dos referencias más:

• El artículo 18 de la LPH (se abre en una ventana nueva) establece que la acción para impugnar los acuerdos caduca a los tres meses, o al año si son contrarios a la ley o a los estatutos. Mientras un acuerdo pueda impugnarse, la delegación puede ser útil como prueba.
• Si la delegación se anexa al acta o forma parte del libro, seguirá el plazo de conservación del acta.

Una pauta prudente: conservar las delegaciones los cinco años del artículo 19.4 de la LPH, con acceso restringido, y destruirlas después de forma segura, salvo que un litigio en curso aconseje guardarlas más. Los plazos generales de conservación de la documentación de la comunidad están en este artículo sobre conservación.

Cómo guardarlas

• Archívelas ordenadas por junta, en un lugar con acceso restringido.
• Si las digitaliza, bórrelas del móvil o de carpetas compartidas.
• No las deje sueltas en la sala ni en el coche.
• Cuando venza el plazo, destrúyalas de forma segura y anote la fecha.

No olvide informar

Quien delega facilita datos suyos y de otra persona. Incluya en el modelo de delegación una frase breve de información sobre protección de datos (responsable, finalidad, base legal, plazo de conservación y derechos), o una referencia a dónde consultar la información completa. Tiene la base en el deber de informar a los vecinos y en la convocatoria, que es un buen lugar para adjuntar el modelo (la convocatoria de la junta y los datos personales).

En resumen

• La LPH solo exige un escrito firmado por el propietario para acreditar la representación voluntaria.
• Pida el mínimo: quién delega, a quién, para qué junta y la firma.
• No pida fotocopia del DNI ni motivos de la ausencia.
• Conserve las delegaciones cinco años, como prevé el artículo 19.4 de la LPH, y destrúyalas después de forma segura.
• Informe de la protección de datos en el propio modelo.

Revisar el modelo de delegación que usan hoy sus comunidades es una tarea rápida y de buen rendimiento.