La convocatoria de la junta y los datos personales: qué incluir y qué dejar fuera

Imagine que usted prepara la junta de octubre y, en el orden del día, el presidente ha escrito: «Reclamación contra don Fulano, del 3.º B, por ruidos y por el impago de tres recibos». La convocatoria se reparte a los 60 propietarios y una copia acaba en el tablón. Don Fulano se entera por el vecino de enfrente.

La respuesta a la pregunta del título es esta: la convocatoria debe llevar lo que exige la LPH y solo los datos personales estrictamente necesarios para que cada propietario sepa de qué se va a hablar. El resto, es decir, nombres, motivos de conflicto y detalles que no hacen falta para decidir, se queda en el despacho a disposición de quien deba consultarlo.

Qué exige la ley

El artículo 16.2 de la LPH (se abre en una ventana nueva) fija el contenido de la convocatoria. Debe indicar:

• los asuntos a tratar,
• el lugar, el día y la hora de la reunión,
• y la relación de propietarios que no estén al corriente de pago de las deudas vencidas, con la advertencia de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos del artículo 15.2.

Esa relación de morosos es el único dato personal de terceros que la ley pide expresamente en la convocatoria. Se trata de una obligación legal, lo que da cobertura al tratamiento conforme al artículo 6.1.c del RGPD (se abre en una ventana nueva). Para ver cómo manejarla sin exponerla de más, consulte la lista de morosos y el tablón.

Todo lo demás que se añada tiene que pasar por el filtro de la minimización: el artículo 5.1.c del RGPD pide datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario.

El orden del día: describa el asunto, no a la persona

La regla práctica es redactar los puntos por su contenido y no por el nombre de quien los provoca. Compare:

• «Reclamación contra don Fulano, del 3.º B, por ruidos» frente a «Estudio de medidas ante molestias por ruidos en el edificio».
• «Pago de la derrama por la vecina del 1.º A, que está enferma» frente a «Aprobación de la derrama y de las condiciones de pago».
• «Quejas contra el local de los bajos» frente a «Revisión del uso de los bajos comerciales».

No siempre se puede evitar identificar un asunto, y a veces el nombre es necesario para que la junta adopte un acuerdo. Pero cuando basta con describirlo, describirlo es lo correcto. Si el asunto exige ver documentación concreta, indique en la convocatoria que está a disposición de los propietarios en el despacho.

Qué dejar fuera

• Datos de salud de cualquier vecino, ya sea suyo o de un familiar. Son categoría especial (artículo 9 del RGPD) y requieren una justificación reforzada que una convocatoria casi nunca tiene.
• Motivos de conflictos entre vecinos, valoraciones personales o adjetivos.
• Teléfonos, correos o DNI de propietarios o de terceros.
• Importes individuales de otros propietarios, salvo lo que sea imprescindible.
• Documentos adjuntos con más datos de los necesarios: presupuestos con nóminas de empleados, informes médicos para una obra de accesibilidad, fotografías de viviendas.

Un último filtro útil antes de enviar: lea la convocatoria como si fuera un vecino que no tiene nada que ver con el asunto, y pregúntese si necesita saber eso para votar.

Cómo se entrega

La LPH remite la forma de notificar al artículo 9 de la LPH (se abre en una ventana nueva). En términos generales, la citación se dirige al domicilio que el propietario haya comunicado a efectos de notificaciones y, si no hay otro, a la propia vivienda. Solo cuando no se logra practicarla se admite la colocación en el tablón, con una diligencia del secretario y el visto bueno del presidente.

Desde el punto de vista de protección de datos, esto significa:

1. Envíe la convocatoria de forma individual a cada propietario, por el medio que él haya aceptado.
2. Si utiliza el correo electrónico, hágalo con copia oculta o con un envío individualizado. Lo explicamos en cómo enviar el acta por email a todos los vecinos.
3. Reserve el tablón para los supuestos en que la ley lo permite y revise antes qué datos lleva la hoja que va a colgar.

La LPH no regula de forma expresa la notificación por correo electrónico. Si la comunidad va a usarlo, compruebe que consta la aceptación expresa del propietario y que puede acreditar la recepción; para las notificaciones con efectos importantes, use un medio que deje constancia.

Incluya una breve información sobre protección de datos

Quien recibe la convocatoria es titular de datos que usted trata (su nombre, su domicilio, su dirección de correo). El artículo 13 del RGPD exige informarle de quién es el responsable, para qué se usan los datos, en qué base legal, a quién se comunican, cuánto se conservan y qué derechos tiene. No hace falta repetirlo íntegro en cada convocatoria: una referencia breve y un enlace o una indicación de dónde consultar la información completa suele bastar. Si va a grabar o a celebrar la junta por videoconferencia, la convocatoria es el sitio natural para avisarlo.

Si adjunta un modelo de delegación de voto, mejor aún; los datos que debe pedir se explican en delegaciones de voto y representaciones.

En resumen

• Incluya lo que exige el artículo 16.2 de la LPH, incluida la relación de morosos para los propietarios.
• Redacte el orden del día por asuntos, no por personas, salvo que el nombre sea imprescindible.
• Deje fuera los datos de salud, los motivos de los conflictos y los contactos de terceros.
• Entregue la convocatoria de forma individual y use el tablón solo cuando la ley lo permita.
• Añada una referencia breve a la información sobre protección de datos.

Revisar la plantilla de convocatoria de cada comunidad es una de las tareas más rentables para ordenar su documentación.