¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una comunidad?

En el trastero del despacho hay cajas con recibos de 1998, actas fotocopiadas y facturas de una comunidad que cambió de administrador hace diez años. Nadie se atreve a tirar nada «por si acaso». Al mismo tiempo, el RGPD dice que los datos no pueden guardarse eternamente.

¿Cuánto tiempo hay entonces que guardar los documentos de una comunidad? La respuesta honesta es que no existe un plazo único: depende del tipo de documento y de para qué se necesita. Este artículo le da el método para decidirlo.

El principio: guardar lo necesario, el tiempo necesario

El RGPD establece que los datos personales deben mantenerse de forma que se permita identificar a los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento (limitación del plazo de conservación, art. 5.1.e del RGPD (se abre en una ventana nueva)). No fija una cifra en años. Fija un criterio: cada dato tiene una finalidad, y cuando la finalidad desaparece, el dato debe suprimirse.

Pero hay un matiz importante. Cuando la ley obliga a conservar algo, o cuando puede ser necesario para ejercitar o defender reclamaciones, ese plazo legal o de prescripción sí es una razón válida para seguir guardándolo.

Dos cosas distintas que se confunden

1. Documentos de la comunidad (actas, cuentas, contratos, documentación técnica del edificio). Pertenecen a la comunidad, y el administrador debe custodiarlos a disposición de los propietarios, entre las funciones que le atribuye la LPH (se abre en una ventana nueva). Muchos tienen vocación de permanencia.
2. Datos personales dentro de esos documentos o de las bases de datos: nombres, direcciones, cuentas bancarias, datos de empleados. Aquí sí rige la limitación de conservación.

La regla práctica: la documentación esencial de la comunidad se conserva mientras la comunidad exista; los datos personales accesorios se guardan solo mientras sirvan a su finalidad.

Una guía por tipo de documento

Estas son orientaciones razonables, no plazos universales. En cada caso conviene contrastar con la normativa específica y con lo que acuerde con la comunidad.

Conservación prolongada o indefinida

• Libro de actas y actas de juntas: acuerdos que pueden afectar a propietarios actuales y futuros. Se conservan mientras exista la comunidad.
• Escritura de división horizontal, estatutos y normas de régimen interior: mismo criterio.
• Documentación técnica del edificio (proyecto, licencias, certificados, libro del edificio): útil durante toda la vida del inmueble. La responsabilidad de los agentes de la edificación por daños estructurales se extiende hasta diez años (Ley de Ordenación de la Edificación), y los documentos que la acreditan deberían guardarse al menos ese tiempo.
• Pólizas de seguro y contratos de mantenimiento vigentes, y los vencidos mientras pueda reclamarse algo derivado de ellos.

Plazos ligados a obligaciones legales o a prescripción

• Convocatorias, comunicaciones y apoderamientos de las juntas: la LPH obliga al secretario a conservarlos, junto con los demás documentos relevantes de las reuniones, durante cinco años (art. 19.4).
• Contabilidad, facturas y justificantes: las normas tributarias fijan plazos de prescripción y de obligación de conservar, de cuatro años con carácter general. Pida confirmación a su asesor fiscal para cada supuesto y no lo dé por hecho.
• Deudas de propietarios: mientras pueda reclamarse. El Código Civil fija en cinco años el plazo general de las acciones personales sin plazo especial, por lo que la documentación de una deuda convendrá guardarla mientras dure ese margen y las actuaciones judiciales.
• Documentación laboral de empleados de la comunidad (portero, conserje): contratos, nóminas, cotizaciones. Consulte con la gestoría laboral; los plazos de prescripción en materia laboral y de Seguridad Social son los que mandan.

Plazos cortos

• Imágenes de cámaras de videovigilancia: la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) establece que deben suprimirse en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que se conserven para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones (art. 22). Este es de los pocos plazos que sí fija la ley con precisión.
• Currículos recibidos para cubrir una plaza que no se cubre: no guardar indefinidamente. Si quiere conservarlos, pida consentimiento.
• Datos de contacto de visitas, proveedores puntuales o presupuestos no aceptados: bórrelos cuando pase el motivo.

Bloquear antes de borrar

Cuando un dato debe suprimirse, la LOPDGDD no manda destruirlo en el acto, sino que prevé el bloqueo (art. 32): se mantiene fuera del uso ordinario, con medidas técnicas y organizativas que impidan su tratamiento, accesible solo a jueces, tribunales, Ministerio Fiscal y administraciones competentes durante el plazo de prescripción de las responsabilidades derivadas del tratamiento. Pasado ese plazo, se destruye.

En la práctica: una carpeta o un espacio con acceso restringido y registro de quién entra, distinto del archivo vivo.

Cómo ponerlo en marcha en tres pasos

1. Haga una tabla de conservación: tipo de documento, finalidad, plazo, base del plazo y qué se hace al vencer (destruir, bloquear, entregar a la comunidad). Esta información la pide el artículo 13 del RGPD al informar a los afectados y encaja en el registro de actividades.
2. Sepa qué guarda de cada comunidad. Un inventario del archivo, físico y digital, evita sorpresas. Las respuestas a las peticiones de supresión y otros derechos se apoyan en él.
3. Destruya con garantías: trituradora o empresa de destrucción certificada, y borrado seguro de soportes digitales. Y anótelo.

Y cuando se acaba el contrato con una comunidad, el destino de la documentación es otro tema: lo vemos en cambio de administrador: cómo traspasar la documentación.

Lo que no hay que hacer

• Guardarlo todo por si acaso: es incumplir la limitación de conservación.
• Tirarlo todo sin criterio: puede dejar a la comunidad sin prueba en un litigio.
• Aplicar el mismo plazo a todo.
• Dejar copias en los portátiles o en el correo de empleados que ya se fueron.

En resumen

• No existe un plazo único: depende del documento y de la finalidad.
• Los documentos esenciales de la comunidad (actas, estatutos, documentación técnica) se conservan mientras exista la comunidad.
• Para facturas, deudas o documentos laborales mande el plazo legal o de prescripción aplicable; confírmelo con el asesor correspondiente.
• Las imágenes de videovigilancia se suprimen, en general, en un mes.
• Cuando toque suprimir, bloquee primero mientras puedan exigirse responsabilidades; después, destruya con garantías y deje constancia.

El siguiente paso es sencillo: haga la tabla de conservación de una comunidad piloto y compruebe qué hay en su archivo.