Cambio de administrador: cómo traspasar la documentación sin dejar datos atrás

La junta ha votado: la comunidad cambia de administrador. Al día siguiente, el nuevo llama al antiguo para pedir las llaves, los libros, el listado de propietarios y las claves del portal del banco. El saliente tarda en responder y, cuando lo hace, entrega una caja y un pendrive con todo mezclado.

Un traspaso mal hecho no es solo un fastidio logístico. Es un problema de protección de datos: ¿quién se queda con qué? Aquí tiene una guía para los dos lados de la mesa.

Quién es quién en el traspaso

La clave está en los papeles que cada uno tiene respecto de los datos. La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento; el administrador, por lo general, su encargado. El administrador no es dueño de los datos de los propietarios: los tiene por cuenta de la comunidad. Por eso, al terminar el encargo, esos datos vuelven a la comunidad (o pasan a quien ella designe).

El RGPD (se abre en una ventana nueva) lo dice así para el contrato de encargado: a elección del responsable, el encargado debe suprimir o devolver todos los datos personales una vez finalice la prestación, y suprimir las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros exija conservarlos (art. 28.3.g). Esa es la regla de oro de todo el traspaso.

Qué debe entregar el administrador saliente

Esto incluye tanto la documentación de la comunidad como los datos personales que contiene:

• Libros de actas y actas, convocatorias y registros de juntas.
• Contabilidad, cuentas, presupuestos, facturas y extractos.
• Listado actualizado de propietarios, con coeficientes y datos de contacto.
• Relación de morosos y expedientes de reclamación en curso.
• Contratos con proveedores, pólizas de seguro y documentación técnica del edificio.
• Datos del personal de la comunidad (portero, conserje) y su documentación laboral.
• Claves, accesos y llaves que le fueron confiados.

El saliente debe entregarlo a la comunidad, o directamente al nuevo administrador si la comunidad así lo ordena. Conviene hacerlo con un acta de entrega firmada con inventario de lo entregado. Si el traspaso es conflictivo, el recurso último es el de cualquier controversia en una comunidad, con asesoramiento jurídico; los datos personales no son el único frente.

Qué puede conservar el saliente, y cómo

La regla de suprimir las copias tiene matices. En la práctica, el administrador saliente puede conservar cierta documentación:

• Documentos que necesita para defenderse de una reclamación, mientras duren los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades.
• Documentación fiscal propia de sus honorarios y de su contabilidad.

En esos casos, el saliente no debe seguir usándolos como si fueran suyos. La LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) permite al encargado conservar los datos debidamente bloqueados mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con la comunidad (art. 33.4; el bloqueo se regula en el art. 32): apartados del tratamiento ordinario, con acceso restringido, y destruidos al terminar el plazo. Lo que no tiene cobertura es quedarse una copia completa de la base de datos «por si acaso», ni usar el listado de propietarios para ofrecer servicios.

Cómo hacerlo, paso a paso

Para el saliente

1. Pregunte a la comunidad qué quiere: devolver, entregar al nuevo administrador o destruir. Que quede por escrito.
2. Haga un inventario de todo lo que tiene de esa comunidad: papel, ficheros, correos, copias, accesos.
3. Entregue en soporte seguro: nada de un pendrive sin cifrar entregado en mano en un bar. Mejor transferencia cifrada o un sistema de intercambio con acceso controlado.
4. Firme el acta de entrega con fecha y lista de lo entregado.
5. Suprima las copias que no necesite conservar, y bloquee las que sí. Deje constancia.
6. Retire accesos: la comunidad en su programa de gestión, las cuentas compartidas, el acceso a la banca online.

Para el entrante

1. Revise lo recibido contra el inventario. Si faltan actas, cuentas o contratos, anótelo en el acta de entrega.
2. Firme su propio contrato de encargado con la comunidad antes de recibir los datos. Es lo que exige el artículo 28 del RGPD para tratar datos por cuenta de otro.
3. No importe datos de más. Cargue en su sistema solo lo necesario para la gestión. Los expedientes cerrados de hace años pueden ir a archivo, no al programa de uso diario.
4. Ayude a la comunidad a informar a los propietarios del cambio, si su cláusula informativa nombraba al administrador anterior.
5. Dé de alta a la comunidad en su registro de actividades. Aquí le explicamos cómo hacerlo.
6. Revise las claves y contraseñas: cámbielas todas.

Si el programa de gestión está de por medio

Muchos administradores trabajan con un programa en la nube. Al cambiar, el saliente debe poder exportar los datos de la comunidad y el proveedor debe permitirlo. Si el programa no deja sacar los datos en un formato razonable, ese problema es de contratación y se evita antes. Por eso insistimos en la salida del servicio al elegir un programa de gestión.

El hilo del tiempo

Un último punto: ¿qué plazos hay? Ni el RGPD ni la ley de propiedad horizontal fijan un número de días para la entrega; en la práctica, debe ser sin demoras injustificadas, y conviene pactarlo en el contrato de administración. Qué se guarda y cuánto lo vemos en cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una comunidad.

En resumen

• Los datos de la comunidad no son del administrador: al terminar, se devuelven o se suprimen, a elección de la comunidad.
• El saliente entrega con inventario y acta firmada; el entrante revisa y firma su propio contrato de encargado.
• Lo que el saliente deba conservar por posibles reclamaciones se bloquea, no se sigue usando.
• Cuide el canal: nada de datos en un pendrive sin cifrar ni por correo electrónico sin protección.
• Cambie claves y accesos el mismo día.

Si prevé un cambio de administrador en alguna comunidad, prepare el inventario de la documentación con tiempo: el traspaso será más corto y más seguro.