¿Cuánto tiempo se pueden guardar las grabaciones? El plazo de un mes, explicado

Un vecino se acerca al administrador el día 20: el día 3 le rayaron el coche en el garaje y quiere saber quién fue. ¿Se pueden recuperar las imágenes? Depende de cuánto tiempo guarde el sistema las grabaciones. Y esa respuesta tiene un límite legal.

La regla general: los datos captados por las cámaras deben suprimirse en el plazo máximo de un mes desde su captación (LOPDGDD, art. 22). Un mes es un tope, no un objetivo. Si el plazo que necesita su comunidad es menor, ese es el que debería configurarse.

Qué dice exactamente la norma

La ley establece que las imágenes se suprimen en el plazo máximo de un mes, con una excepción: cuando hayan de conservarse para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. En ese caso, las imágenes se ponen a disposición de la autoridad competente en un plazo máximo de 72 horas desde que se tuvo conocimiento de que la grabación existe.

Dicho de otra forma: el mes cubre el funcionamiento normal del sistema. Si ha ocurrido un incidente, pueden guardarse las imágenes que lo documentan, pero con un destino claro, que es entregarlas a quien debe investigarlo.

Cómo se cuenta el mes

El plazo corre desde que se capta cada imagen, no desde que alguien decide mirarla. Una grabación del día 3 debería haber desaparecido, como tarde, a principios del mes siguiente. Si el grabador conserva sesenta días porque «tiene disco de sobra», la comunidad está incumpliendo.

Lo más seguro es configurar el sistema para que sobrescriba automáticamente las grabaciones antes de que se cumpla el mes. Así no depende de que alguien se acuerde de borrarlas.

El mes es un máximo, no un mínimo

El principio de minimización del RGPD pide guardar los datos solo el tiempo necesario para la finalidad. Para una comunidad cuyo objetivo es investigar incidentes, quizá baste una o dos semanas. La junta puede fijar un plazo inferior al mes y debería hacerlo constar en el acta del acuerdo de instalación, como vimos en ¿Qué mayoría hace falta en la junta para instalar cámaras?.

Piense también en la contrapartida: un plazo muy corto puede dejarle sin imágenes cuando un vecino avisa tarde. Es una decisión de equilibrio que debe tomarse con criterio y dejarse escrita.

Las 72 horas: qué significan en la práctica

Cuando se detecta un incidente (un robo, un daño, una agresión) y existe una grabación que lo recoge, hay que actuar rápido. Una pauta razonable:

• Extraer y guardar de forma segura el fragmento de grabación que interesa, antes de que el sistema lo sobrescriba.
• Anotar cuándo se tuvo conocimiento de que la grabación existe, porque desde ahí corren las 72 horas.
• Ponerla a disposición de la autoridad competente (policía, juzgado) en ese plazo, normalmente tras la denuncia.
• Dejar constancia por escrito de a quién se entregó y cuándo.

Cómo se entrega correctamente se explica en La policía pide las imágenes de la comunidad.

Lo que no se puede hacer con una grabación guardada

Que se conserve un fragmento no autoriza a usarlo para otra cosa. No se enseña a los vecinos, no se envía por mensajería ni se publica en un grupo de la comunidad. La vía prudente para el vecino perjudicado es la denuncia, y será la autoridad quien reclame las imágenes. Si un vecino pide ver una grabación porque aparece en ella, el procedimiento es otro: lo explicamos en Un vecino pide ver las grabaciones.

Copias de seguridad y servicios en la nube

El plazo vale para todas las copias. Si el sistema guarda las imágenes en el grabador y además en un servidor de la empresa, o hace copias periódicas, el mes cuenta igual en todos los sitios. Pregunte a la empresa instaladora dónde se almacenan y cuándo se borran. Si es una empresa externa, ese punto debe figurar en el contrato.

Un ejemplo con fechas

Imagine que el grabador de una comunidad guarda treinta días y sobrescribe lo más antiguo. El día 3 alguien daña un coche. El día 20, el vecino lo comunica. El sistema todavía conserva esas imágenes, porque no han cumplido el mes. La comunidad extrae el fragmento, anota que ha tenido conocimiento de la grabación ese día 20 y la pone a disposición de la autoridad dentro de las 72 horas siguientes, normalmente tras la denuncia del vecino.

Si el vecino hubiese avisado el día 40, esas imágenes ya no existirían, y la comunidad no podría ofrecerlas. No hay infracción en no tenerlas: la ley obliga a borrar. Lo que sí hay que hacer es contestar por escrito que ya no existen.

Cómo dejar el plazo documentado

• Fije el plazo en el acta del acuerdo de instalación.
• Compruebe en la configuración del grabador que la sobrescritura está activa y anote la fecha de la comprobación.
• Pida a la empresa un escrito que confirme el plazo del sistema, también para las copias en la nube.
• Revise la configuración tras cualquier actualización o cambio de aparato, porque a veces vuelve a los valores de fábrica.

En resumen

• Las grabaciones se suprimen como máximo a un mes desde su captación.
• Si hay un incidente, pueden conservarse las imágenes relevantes y deben ponerse a disposición de la autoridad en un máximo de 72 horas desde que se supo que existen.
• Configure el borrado automático y fije un plazo propio, si es posible menor al mes.
• El plazo se aplica también a copias de seguridad y a servidores externos.
• Lo guardado por un incidente no se enseña ni se difunde entre vecinos.

El siguiente paso

Compruebe hoy cuántos días guarda realmente el grabador de cada una de sus comunidades. Si no lo sabe, esa es la primera revisión que conviene hacer.