Un vecino pide ver las grabaciones: qué hacer (y qué no) paso a paso

Es viernes por la tarde y llama el vecino del 3.º B: alguien le ha dado un golpe a su coche en el garaje y quiere ver las cámaras. «Sé que las hay, estoy en mi derecho». El presidente, con buena intención, se ofrece a sentarse con él delante del monitor el lunes. Es lo que no debe hacer.

La respuesta depende de para qué quiere las imágenes. Si el vecino aparece en ellas y las pide como titular de sus datos, ejerce el derecho de acceso del RGPD y la comunidad debe tramitarlo. Si lo que quiere es averiguar quién le golpeó el coche, no es un derecho de acceso: lo procedente es la denuncia, y serán las autoridades quienes reclamen las imágenes.

Primer caso: el vecino pide sus propias imágenes

El RGPD (art. 15) reconoce el derecho de acceso: toda persona puede saber si se tratan datos suyos y obtener una copia. Una imagen identificable es un dato personal. La comunidad, como responsable, tiene un mes para responder (art. 12 RGPD), ampliable en casos complejos con aviso al interesado. Los pasos:

1. Registre la solicitud con fecha y hora de entrada. Desde ahí corre el plazo.
2. Compruebe la identidad de quien la hace. Un documento de identidad suele bastar. No entregue imágenes a quien no pueda acreditar que es quien dice ser.
3. Pida precisión. Qué día, qué franja horaria y en qué zona. Sin ese dato, no se puede localizar nada y no se debe revisar horas de grabación a ciegas.
4. Compruebe si las imágenes existen. Si ya se suprimieron por el plazo de un mes, se le contesta eso por escrito. Más sobre este punto en el plazo de conservación.
5. Proteja a los terceros. Si en las imágenes aparecen otras personas, no pueden verse identificadas. El propio RGPD establece que el acceso no debe perjudicar los derechos de otros.
6. Responda dentro del plazo y deje copia de lo entregado y de la fecha.

El problema de los otros vecinos que salen en la imagen

Es el punto más delicado. Una grabación de garaje suele mostrar a más gente además del solicitante. Hay varias vías, según el caso y los medios con los que cuente la comunidad:

• Pixelar o difuminar a los terceros antes de entregar la copia. Es lo ideal si la empresa del sistema puede hacerlo.
• Entregar solo el fragmento en el que aparece el solicitante, si en él no hay más personas identificables.
• En algunos casos, describir por escrito lo que muestran las imágenes cuando no sea posible entregarlas sin exponer a otros.

Lo que no vale es entregar la grabación completa sin más ni dejar que el vecino la vea en pantalla sin ningún filtro. Si el sistema no permite tratar las imágenes, conviene consultar el caso antes de responder.

Segundo caso: quiere saber quién le dañó el coche

Aquí no hay derecho de acceso, porque el vecino no pide sus datos, sino los de un tercero. La comunidad no debe mostrarle las grabaciones para que investigue por su cuenta. Lo correcto es explicarle, por escrito, que puede presentar una denuncia, que la comunidad conservará las imágenes del incidente y que las pondrá a disposición de la autoridad competente. Cómo se entregan, en La policía pide las imágenes de la comunidad.

Mientras tanto, y para no perder la prueba, extraiga y guarde de forma segura el fragmento relevante, anotando cuándo se tuvo conocimiento de que existía.

Lo que no debe hacer

• Sentar a un vecino, aunque sea el afectado, delante del grabador para que «mire un rato».
• Enviar el vídeo a un grupo de mensajería de la comunidad para ver «si alguien lo reconoce».
• Dejar que el presidente revise las imágenes por su cuenta por simple curiosidad. El acceso es para quien la junta haya autorizado y para un fin concreto.
• Contestar de palabra y no dejar nada escrito.
• Ignorar la solicitud. El silencio no es una respuesta y puede acabar en una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Deje constancia de todo

Aunque la respuesta sea negativa (por ejemplo, porque las imágenes ya no existen), debe constar: la solicitud, la comprobación de identidad, la decisión y su motivo. Si la comunidad lleva un registro de accesos a las grabaciones, la petición y su resultado deben anotarse ahí. Es la mejor defensa si alguien reclama más adelante.

Este procedimiento es una aplicación concreta de los derechos de las personas sobre sus datos, que repasamos en Los derechos en materia de protección de datos. Y que el cartel anuncie el contacto para ejercerlos hace que las solicitudes lleguen por el cauce correcto: El cartel de zona videovigilada.

Qué contestar por escrito

Una respuesta bien hecha cabe en una página y suele incluir lo siguiente:

• La fecha en que se recibió la solicitud y la persona que la presentó.
• Qué se ha buscado (día, franja horaria, cámaras) y qué resultado hubo.
• Qué se entrega y de qué forma, o por qué no puede entregarse, si es el caso: no existen las imágenes, aparecen terceros que no pueden protegerse, o la petición no corresponde a un derecho de acceso.
• Cómo puede reclamar si no está conforme: ante la comunidad y, si no queda satisfecho, ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Una respuesta clara y educada evita que un malestar vecinal se convierta en una reclamación formal.

En resumen

• Si el vecino aparece en las imágenes y las pide, es un derecho de acceso y hay un mes para responder.
• Si quiere identificar a otra persona, la vía es la denuncia, no ver las grabaciones.
• Compruebe identidad, concrete día y hora y proteja a los terceros que aparezcan.
• Nunca deje que un vecino vea el grabador ni difunda vídeos por mensajería.
• Registre la petición, la decisión y lo entregado.

El siguiente paso

Tener un procedimiento escrito y un modelo de respuesta antes de que llegue la primera petición ahorra improvisar un viernes por la tarde.