La policía pide las imágenes de la comunidad: cómo entregarlas correctamente

Suena el teléfono del presidente un martes por la mañana. Son dos agentes de policía: han denunciado un robo en el garaje y necesitan las grabaciones de esa noche. El presidente quiere colaborar, pero también sabe que tiene la clave del grabador apuntada en un papel y que no se acuerda de quién más la conoce.

La comunidad debe colaborar con las autoridades, y puede hacerlo sin vulnerar la normativa de protección de datos, siempre que lo haga con orden: verificando quién pide, entregando solo lo necesario, por un medio seguro y dejando constancia. Ceder las imágenes a la policía en una investigación no es una infracción. Hacerlo mal, sí puede serlo.

Por qué se pueden entregar

Cuando la autoridad pide las imágenes en el marco de una investigación, la comunicación tiene su base en una obligación legal de la comunidad, que debe colaborar con la justicia y las fuerzas de seguridad. Además, la LOPDGDD (art. 22) prevé que las imágenes que acreditan actos contra personas, bienes o instalaciones se pongan a disposición de la autoridad competente en el plazo máximo de 72 horas desde que se tuvo conocimiento de que existe la grabación. El mes de conservación y su excepción se explican en el plazo de un mes.

Qué debe pedir a quien se presenta

No es desconfianza, es método. Antes de entregar nada, anote:

• Quién es el agente (nombre, número de identificación profesional) y a qué unidad pertenece.
• El motivo: referencia de la denuncia o de las diligencias en curso.
• Qué se pide exactamente: día, franja horaria y cámaras.
• Si es un requerimiento judicial, el órgano que lo emite.

Si la petición llega por teléfono, pida que se formalice por escrito (un oficio, un requerimiento o una solicitud con sello de la unidad). Si es urgente y los agentes están presentes, deje constancia igualmente de lo que se entrega y a quién.

Cómo entregarlas

1. Delimite el fragmento. Entregue las imágenes de lo solicitado, no el disco completo ni semanas de grabación.
2. Haga una copia y guarde otra. Conserve una copia del fragmento entregado mientras sea necesario, en un lugar seguro y con acceso limitado.
3. Use un soporte seguro. Un dispositivo de almacenamiento entregado en mano, un enlace protegido o el canal que indique la autoridad. No se envía por correo corriente a una cuenta personal ni por mensajería a un grupo.
4. Haga constar la entrega. Un justificante firmado con fecha, hora, quién recibe, qué se entrega y por qué.
5. Anote en el registro de accesos que se han extraído esas imágenes y para qué.

Qué no debe hacer

• Entregar las grabaciones a un vecino «de la mano de la policía». La entrega es a la autoridad, no a la víctima.
• Dar el acceso al grabador a los agentes sin más. Es mejor que quien lo gestiona extraiga lo pedido.
• Enviar el vídeo por un canal no seguro.
• Negarse sin motivo a colaborar, o responder tarde. La Ley prevé plazos y la autoridad puede reiterar el requerimiento.
• Seguir conservando el material años después sin motivo.

Después de entregar

La entrega queda anotada en el expediente de videovigilancia. Si la investigación sigue, la comunidad puede tener que conservar la copia del fragmento mientras dure el procedimiento. Cuando ya no sea necesaria, debe suprimirse. En caso de duda, pregunte a la autoridad si precisa que mantenga el material y hasta cuándo, y déjelo por escrito.

Si quien pide las imágenes es un vecino

Es otro supuesto. El vecino que quiere identificar a un autor no tiene derecho a ver las grabaciones: su vía habitual es la denuncia. Solo si aparece él mismo ejerce un derecho de acceso. Lo desarrollamos en Un vecino pide ver las grabaciones. Y quien trate a diario con peticiones de este tipo puede apoyarse en la información general sobre los derechos en materia de protección de datos.

Un ejemplo, paso a paso

Dos agentes se presentan el martes y piden las imágenes del garaje de la noche del domingo. El presidente no tiene acceso técnico; lo tiene la empresa. Anota el nombre y número de los agentes, la referencia de la denuncia y lo que piden. Llama a la empresa, que extrae el fragmento. Se entrega en un soporte, con un justificante firmado. El presidente anota todo en el expediente de videovigilancia y avisa a la junta de que se ha entregado lo solicitado, sin dar detalles que no hagan falta.

Quién debe ocuparse dentro de la comunidad

Lo ideal es que la junta haya designado, en el acuerdo de instalación, a una o dos personas autorizadas para acceder al grabador y gestionar estas peticiones: normalmente el presidente y el administrador, o la empresa de mantenimiento. Así no hay que improvisar, y el resto de los vecinos no tienen acceso. Cuando la petición es un mandamiento judicial, la comunidad debe atenderlo en el plazo que se indique, y conviene comunicarlo cuanto antes al administrador.

En resumen

• La comunidad puede y debe entregar imágenes a la autoridad que las pide en una investigación.
• Identifique al solicitante y anote el motivo y la referencia.
• Entregue solo el fragmento necesario, por un canal seguro y con justificante.
• Las imágenes de un incidente se ponen a disposición de la autoridad en un máximo de 72 horas.
• Registre la entrega y no vuelva a usar el material para otro fin.

El siguiente paso

Tener un protocolo escrito, con quién entrega, cómo y qué se anota, convierte una llamada inesperada en un trámite de diez minutos.