La piscina comunitaria: socorrista, listas de acceso e invitados

Imagine esta escena. Llega junio y con él la apertura de la piscina. En la puerta, una hoja con los nombres de las viviendas autorizadas y, al lado, una libreta donde los vecinos apuntan a sus invitados. El socorrista, contratado para la temporada, tiene acceso a todo eso y además guarda un parte de incidencias donde anota cuándo un niño se golpeó la cabeza o un bañista sufrió un mareo. Sin que nadie lo haya pensado, la piscina maneja más datos personales que muchas oficinas.

La respuesta a lo que se pregunta el administrador es esta: la piscina comunitaria sí implica tratamiento de datos, y quien responde es la comunidad. Lo que hay que hacer es poco y se resuelve antes de la apertura: decidir qué listas se llevan, cuáles no hacen falta, quién las ve y cuánto tiempo se guardan.

Quién es quién en la piscina

La comunidad es el responsable del tratamiento de los datos que recoge para gestionar la piscina. El socorrista puede estar en una de dos situaciones, y conviene saber en cuál:

• Contratado directamente por la comunidad. Es personal de la comunidad: trata datos siguiendo sus instrucciones y con deber de confidencialidad. Además, la comunidad trata sus propios datos como empleador (contrato, titulación, nómina)
• Aportado por una empresa de servicios. La empresa puede ser encargada del tratamiento si trata datos de los usuarios por cuenta de la comunidad, y entonces hace falta el contrato del art. 28 del RGPD (se abre en una ventana nueva). Si solo vigila el agua y no maneja listados, el acceso a datos es incidental

Si no está seguro, revise el contrato del servicio y pregunte qué documentos manejará el socorrista.

Las listas de acceso

Hay comunidades que limitan el acceso a la piscina a los propietarios y residentes, y para comprobarlo llevan una lista o un carné. Es legítimo: la comunidad tiene un interés razonable en que solo usen las instalaciones quienes tienen derecho. Pero la forma de hacerlo importa.

Qué conviene que contenga la lista

Suele bastar con la vivienda (piso y letra) y, si se quiere, el número de personas autorizadas. No hace falta el nombre completo de todos los miembros de la familia, ni sus edades, ni el DNI. El principio de minimización (art. 5.1.c del RGPD) pide recoger solo lo necesario para la finalidad.

Cómo no exponerla

Una lista pegada en la puerta de la piscina enseña a cualquiera quién vive en el edificio. Es mejor que la tenga el socorrista o el portero y que no quede a la vista. Si se usa carné, que lleve vivienda y número, no foto ni nombre.

El registro de invitados

Muchas normas internas limitan el número de invitados por vivienda. Para controlarlo, algunas comunidades piden que se apunte su nombre. ¿Hace falta? Depende de lo que se quiera comprobar. Si la regla es «máximo dos invitados por vivienda», basta saber cuántos entran con cada vecino; no necesita el nombre de cada invitado. Anotar nombres de terceros que nada tienen que ver con la comunidad es un tratamiento que difícilmente se justifica solo por comodidad.

Si decide llevar el registro, hágalo con criterio: solo el dato necesario, un plazo de conservación corto (al terminar la temporada puede ser suficiente), y destrucción segura de las hojas. Las normas de régimen interior deberían decirlo, y el invitado debería ser informado de que se anota, aunque sea con un cartel visible.

Lo que anota el socorrista: partes de incidencias

Aquí está el punto más delicado. El parte de un accidente puede incluir nombre de la persona, edad, lo ocurrido y su estado físico. Esa información es un dato de salud, que el RGPD incluye entre las categorías especiales (art. 9) y que, por tanto, merece una protección reforzada. Los partes de incidencias deben ser breves, limitarse a los hechos necesarios (qué ocurrió, qué se hizo, si hubo que avisar a emergencias) y guardarse bajo llave. Se pueden conservar mientras haya posibles reclamaciones, por ejemplo ante el seguro de la comunidad, pero no más de lo necesario.

No es una buena práctica que el socorrista comente el estado de un bañista con otros vecinos, ni que haga fotos del incidente con su móvil. Si necesita aportar información al seguro, véase el artículo sobre partes al seguro y datos de los vecinos. Para el detalle de los datos de salud, tiene el artículo sobre datos de salud en la comunidad.

Cámaras en la zona de baño

Es frecuente que se plantee grabar la piscina para evitar accidentes o gamberradas. Es un tema delicado: la zona de baño y los vestuarios afectan a la intimidad de las personas, y las normas de videovigilancia de la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) son muy exigentes. Nunca deben instalarse cámaras en vestuarios o aseos. Y para el recinto de baño, la proporcionalidad es difícil de justificar. Revise el artículo sobre cámaras en comunidades de propietarios antes de plantear la idea en una junta.

Menores en la piscina

Los menores son vecinos con especial protección. No publique en el tablón fotos de actividades infantiles de la piscina, ni listas de niños inscritos en un curso de natación, sin una base legal clara y, en su caso, la autorización de sus padres. Para el criterio general, tiene el artículo sobre menores en la comunidad.

Un cartel y unas normas bastan para empezar

• Cartel de entrada que informe de qué datos se recogen, para qué y quién es responsable
• Normas de régimen interior que digan cómo se acredita el acceso y cómo se controlan los invitados
• Instrucciones por escrito al socorrista sobre confidencialidad y partes de incidencias
• Plazo de conservación fijado para listas y partes
• Armario cerrado para guardar los documentos

En la piscina, lo prudente es recoger lo mínimo, enseñar lo menos posible y guardar poco tiempo.

En resumen

• La responsable es la comunidad; el socorrista actúa bajo sus instrucciones, o su empresa es encargada si trata datos por cuenta de ella
• En las listas de acceso, la vivienda suele ser suficiente; no exponga la lista a la vista
• No registre nombres de invitados salvo que la finalidad lo justifique
• Los partes de incidencias contienen datos de salud: breves, bajo llave y con plazo
• No se instalan cámaras en vestuarios y la grabación de la zona de baño es muy difícil de justificar

Antes de la próxima temporada, un repaso a las listas, los partes y las normas de su comunidad le evitará improvisar con la piscina ya abierta.