El conserje y la protección de datos: llaves, paquetes y libreta de visitas

Imagine esta escena. Son las ocho de la tarde y el portero tiene sobre el mostrador tres paquetes, un manojo de llaves con etiquetas a mano y una libreta de visitas abierta por la página de hoy. Cualquiera que pase puede leer quién ha recibido qué, quién ha subido a qué piso y quién ha dejado una copia de llave. Nadie lo hace con mala intención. Pero eso, en lenguaje de protección de datos, es un tratamiento de datos personales sin ordenar.

La respuesta corta a la pregunta del título: sí, la protección de datos afecta al conserje, y la responsabilidad no es suya sino de la comunidad, que es quien lo contrata y le dice qué hacer. Lo que sí puede hacer usted, como administrador, es darle unas reglas sencillas y por escrito para que su trabajo diario no genere un problema.

Quién es responsable: la comunidad, no el portero

Si el conserje es empleado de la comunidad, es la comunidad de propietarios quien decide para qué y cómo se usan esos datos. Es el responsable del tratamiento (art. 4.7 del RGPD (se abre en una ventana nueva)). El portero actúa bajo su autoridad y solo puede tratar los datos siguiendo sus instrucciones; así lo recoge el art. 32.4 del RGPD, y la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) añade en su art. 5 el deber de confidencialidad de quien trata datos personales.

Si el servicio de portería está externalizado y el conserje pertenece a una empresa, la situación cambia: esa empresa puede ser encargada del tratamiento y necesitará un contrato conforme al art. 28 del RGPD. Depende de si, en la práctica, la empresa trata datos por cuenta de la comunidad. Compruébelo antes de dar nada por supuesto.

Tres puntos donde se concentra el riesgo

La libreta de visitas

Una libreta donde cada visitante escribe nombre, DNI y destino deja a la vista los datos de todos los anteriores. Antes de decidir cómo ordenarla, hágase una pregunta: ¿para qué sirve? Si la finalidad es saber quién ha entrado en horario de obras o a una zona restringida, puede estar justificada. Si es una costumbre heredada, probablemente sobra.

El principio de minimización (art. 5.1.c del RGPD) pide recoger solo lo necesario. En muchos casos basta con el nombre y la vivienda de destino, sin DNI. Y la libreta no debe quedar al alcance de quien pasa: mejor una hoja por visitante, o un soporte que no muestre las anotaciones anteriores. Fijar un plazo de conservación y destruir las hojas después evita acumular datos sin objeto.

Los paquetes

Recibir un paquete implica conocer el nombre y la vivienda del destinatario, y a veces el comercio donde compró. Esa información, bien tratada, es poca cosa. Mal tratada, no lo es. Apilar los paquetes con el nombre a la vista en el vestíbulo, o pegar en la puerta una lista de «paquetes pendientes», cuenta a todos los que pasan quién compra qué.

• Guarde los paquetes en un cuarto o armario cerrado, no en el vestíbulo
• Si hay registro de entrega, que recoja solo vivienda, fecha y firma de quien recoge
• Avise al vecino de forma individual (nota en el buzón sin detalle, llamada al interfono), no con listas públicas
• No abra ni comente el contenido de los paquetes

Las llaves

Muchas comunidades custodian copias de llaves de viviendas, trasteros o garajes por si hay una avería. Una llave con la etiqueta «3.º B, Sra. López» ya asocia una persona con una vivienda y con una forma de entrar en ella. No es un dato sensible en sentido legal, pero la custodia debe ser seria.

Lo razonable es un armario cerrado, un registro de quién retira una llave y cuándo, y etiquetas con una clave interna (un número) en lugar del nombre. Debe quedar claro con qué autorización se entrega cada llave: solo al propietario o a quien este autorice. Que el portero «se lo conozca» no es una garantía.

Lo que el portero no debería hacer

• Dar datos de un vecino a otro, aunque sea el teléfono «para que se pongan de acuerdo»
• Informar a un tercero (un repartidor, un comercial) de quién vive en un piso o cuándo no está
• Comentar con unos vecinos las incidencias de otros
• Hacer fotos a incidencias o personas con su móvil particular y reenviarlas por mensajería

Son costumbres de buena fe. Una vez explicadas, casi todos los porteros las dejan sin esfuerzo, porque entienden la razón: ellos también son vecinos de alguien.

Qué debe tener por escrito la comunidad

El conserje tiene que saber qué se espera de él, y la comunidad debe poder demostrarlo. Un documento corto de instrucciones suele bastar, junto con una cláusula de confidencialidad en el contrato o en un anexo. Además, este tratamiento debe figurar en el registro de actividades del tratamiento cuando la comunidad lo lleve, y los vecinos deben estar informados de qué datos se recogen en portería y para qué, algo que se resuelve con un cartel visible y una cláusula informativa. Para ello puede ayudar el artículo sobre el deber de informar a los vecinos.

Si la comunidad tiene cámaras en el portal, la grabación se rige por otras reglas: consulte el artículo sobre cámaras en comunidades de propietarios.

El portero no es el responsable de los datos; lo es la comunidad. Por eso las instrucciones deben venir de la comunidad y estar por escrito.

Un método para ordenarlo en una tarde

No hace falta un proyecto largo. Con una visita a la portería y una conversación con el conserje puede revisar lo esencial.

• Anote qué libros, listas, cuadernos y hojas hay en la portería y qué datos recoge cada uno
• Elimine los que no tengan una finalidad clara
• Decida cuánto tiempo se guarda cada cosa y cómo se destruye
• Asegure que lo que queda se guarda bajo llave
• Entregue al conserje unas instrucciones breves y que las firme

En resumen

• La responsable del tratamiento es la comunidad; el conserje trata los datos bajo sus instrucciones y con deber de confidencialidad
• Libreta de visitas, paquetes y llaves son los tres puntos de riesgo habituales en portería
• Recoja solo lo imprescindible, guarde bajo llave y fije un plazo de conservación
• Si el portero es de una empresa externa, compruebe si hay que firmar un contrato de encargado
• Instrucciones por escrito y registro de actividades: la forma de demostrar que lo hizo bien

Si quiere ordenar la documentación de protección de datos de sus comunidades empezando por la portería, el siguiente paso es revisar con calma qué se recoge hoy y qué se puede dejar de recoger.