Control de accesos con tarjeta o app: los datos que deja cada apertura de puerta

Imagine esta escena. La comunidad instala puertas con llavero electrónico y, de paso, un panel que muestra cada apertura: fecha, hora, número de llavero. Un mes después, un vecino sospecha de otro por un ruido de madrugada y pide al presidente «mirar quién entró anoche». Una decisión técnica que parecía solo comodidad ha creado, sin que nadie lo planeara, un registro de las entradas y salidas de cada persona.

Y esa es la respuesta a la pregunta de fondo: sí, un sistema de control de accesos trata datos personales, porque cada llavero está asociado a una vivienda y, por tanto, a una persona. El RGPD (se abre en una ventana nueva) se aplica aunque el sistema solo guarde un número y una hora.

Qué datos genera cada apertura

• Identificador de la tarjeta, llavero o usuario de la app
• Fecha y hora de cada apertura, y qué puerta se abrió
• La vivienda o persona a quien se asignó el dispositivo
• En apps, a veces, ubicación del móvil, identificador del teléfono y datos de contacto

Aislados, estos datos parecen inofensivos. En conjunto permiten reconstruir los horarios de una persona: cuándo sale al trabajo, cuándo llega, cuándo se va de vacaciones. Por eso la prudencia está justificada.

Primero, la finalidad

Antes de elegir la tecnología, defina por escrito para qué se quiere el sistema. Lo habitual es controlar quién entra al edificio o a zonas de uso restringido (garaje, trasteros, piscina). Es una finalidad legítima y, en general, puede encajar en el interés legítimo de la comunidad (art. 6.1.f del RGPD), siempre que se haya ponderado frente a los derechos de los vecinos. Lo que no debe hacerse es usar el registro de aperturas para un fin distinto, como vigilar a un vecino concreto o resolver conflictos personales.

La finalidad condiciona todo lo demás. Si el sistema sirve para saber qué llaveros están activos, quizá no haga falta guardar un histórico detallado de cada apertura. Si sirve para esclarecer incidentes (un robo en el garaje), un histórico limitado en el tiempo puede tener sentido.

Cuánto tiempo guardar los registros

El RGPD no fija un plazo general para los registros de control de accesos. La regla es la limitación del plazo de conservación (art. 5.1.e): guardar los datos solo el tiempo necesario para la finalidad. Para las cámaras de videovigilancia la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) sí fija un máximo de un mes salvo que las imágenes sean necesarias para acreditar algún hecho, pero esa regla es específica de las imágenes y no debe extrapolarse sin más a otros registros.

En la práctica, muchas comunidades se plantean un plazo corto y razonable, y lo documentan. Lo importante es que el plazo esté decidido, que el sistema lo aplique (o que alguien borre los datos con regularidad) y que usted pueda explicar por qué lo eligió. Un registro que nadie borra desde hace años es un problema.

Quién puede consultar el histórico

La siguiente decisión: quién ve el registro. Por regla, no todos. Conviene que acceda un número reducido de personas (el administrador o la persona designada), con usuario propio y contraseña, y solo cuando exista un motivo concreto. Un presidente que pide «ver quién entró anoche» no es un motivo por sí mismo; sí lo puede ser un robo denunciado a la Policía, por ejemplo.

También los vecinos tienen derechos sobre sus propios datos. Si un propietario pide saber qué se ha registrado sobre su llavero, tiene derecho de acceso. Si pide el registro de otro vecino, no. Para conocer las reglas, vea el artículo sobre los derechos en materia de protección de datos.

Tarjetas, llaves y apps: diferencias que importan

Llaves mecánicas

No generan registro. Su riesgo es de custodia, no de datos.

Tarjetas o llaveros electrónicos

Generan registro por dispositivo. Asigne cada uno a una vivienda y lleve un listado actualizado. Al perder un llavero, se bloquea y se emite otro. El listado asociado debe tratarse como cualquier otro dato de la comunidad.

Apps móviles

Son las que más datos acumulan, porque tienen cuenta de usuario, a veces geolocalización y siempre un proveedor detrás. Pida al proveedor información clara sobre qué datos recoge, dónde se almacenan y si usa la información para sus propios fines. Si trata datos por cuenta de la comunidad, hace falta un contrato de encargado del tratamiento. Tiene más criterios en el artículo sobre apps para comunidades.

Biometría (huella, rostro)

Es un caso aparte, con requisitos mucho más exigentes, porque se trata de datos de una categoría especial cuando sirven para identificar a una persona. Lo explicamos en el artículo sobre sistemas biométricos. Como idea general, una comunidad rara vez tiene justificación para exigir huella o rostro a sus vecinos.

Información a los vecinos

El vecino debe saber que su llavero deja registro. Basta una cláusula informativa clara en el momento de entregar el dispositivo y un aviso en el portal: qué datos se recogen, para qué, cuánto tiempo se guardan, quién puede verlos y cómo ejercer sus derechos (art. 13 del RGPD).

Un sistema de control de accesos sin plazo de conservación ni lista de quién consulta el histórico es, en la práctica, una base de datos sin dueño.

En resumen

• Cada apertura con tarjeta o app es un dato personal, porque el dispositivo se asocia a una vivienda
• Defina la finalidad por escrito y no use el registro para fines distintos
• Fije y aplique un plazo de conservación; no existe un plazo general, así que justifique el suyo
• Limite quién consulta el histórico y deje constancia de cada consulta
• Informe a los vecinos al entregar el dispositivo y evite la biometría salvo justificación sólida

Un buen punto de partida es revisar el sistema que ya tienen instalado sus comunidades y comprobar qué registra, durante cuánto tiempo y quién lo ve.