El grupo de WhatsApp de la comunidad: reglas para usarlo bien

Imagine esta escena. Empezó con un mensaje inocente: «Estamos creando un grupo de vecinos para avisar de averías». Seis meses después tiene ciento diez miembros, incluidos inquilinos y algún propietario que ya vendió. Esta semana alguien ha escrito un nombre y un número de piso junto a la palabra «moroso», y otro ha reenviado la foto de un coche mal aparcado con la matrícula a la vista. El presidente se pregunta si esto es un asunto de protección de datos o simplemente un grupo de vecinos.

La respuesta, como casi siempre, es: depende de quién lo crea, para qué se usa y qué se publica en él. Un grupo entre amigos que viven en el mismo bloque no es lo mismo que un grupo creado por el presidente o el administrador para comunicar asuntos de la comunidad.

La excepción doméstica y sus límites

El RGPD (se abre en una ventana nueva) no se aplica al tratamiento de datos que una persona física hace en el ejercicio de actividades exclusivamente personales o domésticas (art. 2.2.c). Un grupo informal de vecinos que se hablan como particulares puede entrar en esa excepción. Pero cuando quien crea el grupo actúa como presidente o administrador, para tratar asuntos de la comunidad (avisos oficiales, cuotas, juntas, incidencias), ya no es una actividad puramente doméstica. En esos casos el tratamiento se hace en nombre de la comunidad y las reglas del RGPD se aplican. El límite exacto puede ser discutible en un caso concreto; la prudencia aconseja tratar el grupo oficial como un tratamiento de la comunidad.

Quién es responsable

Si el grupo lo crea el presidente en esa condición, o el administrador a petición de la comunidad, el responsable es la comunidad de propietarios. Eso significa que debe poder justificar qué datos circulan, informar a los vecinos y atender sus derechos. Si el grupo es informal y lo crea un vecino cualquiera, la comunidad no es responsable de lo que ahí se diga, aunque el presidente participe como un miembro más. Mantenga esa distinción clara: un grupo no oficial no sustituye a ninguna comunicación formal.

Un problema práctico: el número de teléfono

Cuando un vecino entra en un grupo de WhatsApp, su número de teléfono queda visible para todos los miembros. Ese dato se cede a ciento diez personas, entre ellas desconocidas. Por eso no debe añadirse a nadie sin que él lo haya pedido o aceptado. La mejor práctica es que cada vecino solicite entrar, y que quien lo gestione le informe de que su número será visible.

Lo que no debe publicarse en el grupo

• Listas de morosos o referencias a deudas de una vivienda
• Datos de salud de un vecino («el del 4.º está enfermo»)
• Fotos o vídeos de vecinos, menores o incidentes en los que se les identifique
• Matrículas, nombres y pisos asociados a una queja
• Datos de inquilinos o de quien ha denunciado algo
• Enlaces o capturas de actas con datos personales

La deuda de un vecino con la comunidad se trata en la junta y por los cauces de la Ley de Propiedad Horizontal, no en un chat. Hay un artículo específico sobre la lista de morosos en el tablón de anuncios, cuyos criterios sirven igual para un grupo de mensajería.

Lo que sí puede hacerse

• Avisar de una avería, un corte de agua o una obra
• Recordar la fecha de una junta, remitiendo a la convocatoria oficial
• Comunicar un cambio de horario del conserje
• Coordinar un asunto práctico y general de la comunidad

En todos estos casos el contenido es de interés general y no identifica a nadie.

La convocatoria de juntas no se hace por WhatsApp sin más

La Ley de Propiedad Horizontal (se abre en una ventana nueva) regula cómo se convoca la junta y dónde se cita a cada propietario: en el domicilio que haya comunicado a la comunidad o, en su defecto, en su piso o local. Quien convoca debe poder acreditar que la citación se hizo, y un mensaje en un grupo informal no lo garantiza por sí solo. Si la comunidad quiere notificar por medios electrónicos, lo prudente es que cada propietario lo haya aceptado expresamente y que quede constancia de la recepción; no improvise y asesórese antes de cambiar el sistema. En caso de duda, mantenga la convocatoria por los medios formales y use el grupo, como mucho, como recordatorio.

Reglas del grupo que conviene dejar por escrito

Un mensaje fijado al principio, o un documento breve aprobado por la junta, evita la mayoría de los problemas:

• El grupo es solo para avisos generales de la comunidad
• No se publican datos de personas identificables ni imágenes de terceros
• Las quejas individuales se dirigen al administrador, no al grupo
• No se comparten capturas de otros chats
• Quien lo desee puede salir del grupo sin consecuencias, y los avisos importantes se comunican también por los medios formales
• El administrador del grupo puede eliminar mensajes y expulsar a quien incumpla

Añada una información breve de protección de datos: quién es responsable, para qué se usa el grupo, y que el número de teléfono es visible para los miembros. Para el modelo de información, vea el artículo sobre el deber de informar a los vecinos.

Si ya hay un problema

Cuando alguien ha publicado datos que no debía, actúe pronto: pida que se borre el mensaje, recuerde las reglas y, si afecta a un tercero, valore si hay que atender una solicitud de supresión. Si el contenido es grave (datos de salud, un menor identificado), conviene valorar si constituye una brecha y asesorarse. Sobre el borrado, tiene el artículo sobre el derecho de supresión en comunidades.

Un grupo de WhatsApp es útil para avisos y peligroso para conflictos: lo que en la escalera se dice y se olvida, en un chat queda escrito, copiado y reenviable.

En resumen

• Un grupo informal entre vecinos puede quedar fuera del RGPD; uno creado por el presidente o el administrador para asuntos de la comunidad, en general, no
• No añada a nadie sin su consentimiento: su teléfono será visible para todos
• Nunca publique morosos, datos de salud, matrículas con nombre ni imágenes de terceros
• Las convocatorias y notificaciones formales siguen las reglas de la LPH; el chat no las sustituye
• Fije unas reglas por escrito y una información breve de protección de datos

Si su comunidad ya tiene un grupo funcionando, el mejor momento para ordenarlo es antes del próximo conflicto, no después.