El presidente quiere los teléfonos de todos: ¿se los puede dar el administrador?

Imagine que el presidente de una comunidad llama al despacho un lunes por la mañana: «Necesito el teléfono de todos los vecinos, que quiero montar un grupo y avisarles de lo de las obras». Usted tiene la lista en el programa de gestión. Es el presidente: ¿se la manda?

La respuesta a la pregunta del título: depende de para qué la quiere y de si esos datos se recogieron para ese fin; en general, entregue solo lo que haga falta para una necesidad concreta de la comunidad, y no un listado completo «por si acaso». El presidente no es un propietario más a estos efectos, pero tampoco tiene un acceso ilimitado.

Quién es quién

Para razonar bien conviene aclarar los papeles. Según el RGPD (se abre en una ventana nueva):

• El responsable del tratamiento es la comunidad de propietarios, que decide para qué y cómo se usan los datos.
• El presidente representa a la comunidad (así lo establece la LPH (se abre en una ventana nueva)) y actúa en su nombre; no es un tercero ajeno a ella. Se explica en quién es el responsable del tratamiento en una comunidad.
• El administrador actúa, por lo general, como encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones de la comunidad.

Que el presidente forme parte del órgano responsable ayuda a justificar que reciba ciertos datos. Pero no lo convierte en dueño de ellos, ni le permite usarlos para cualquier fin.

El punto clave: la finalidad

El artículo 5.1.b del RGPD dice que los datos se recogen con fines determinados y no se tratan después de forma incompatible con ellos. El 5.1.c añade que solo se tratan los datos necesarios. Aplicado a este caso:

• ¿Qué datos de contacto tiene la comunidad y por qué? La LPH obliga al propietario a comunicar un domicilio en España a efectos de notificaciones (artículo 9.1.h), pero no a facilitar su teléfono o su correo. Si hay teléfonos en la base de datos, es porque los vecinos los dieron, y conviene saber para qué.
• ¿Para qué los quiere el presidente? No es lo mismo avisar de una urgencia (una fuga, una avería del ascensor) que montar un grupo de conversación o hacer campaña para una votación.

Si el uso pedido es compatible con el fin para el que el vecino dio su teléfono (por ejemplo, avisos de la comunidad), puede ser legítimo. Si no lo es, la respuesta es que no, o que se debe pedir antes el consentimiento. Sobre cuándo hace falta, vea el consentimiento en el RGPD.

Qué conviene hacer, según el caso

1. Una urgencia concreta. Lo más seguro es que el administrador sea quien avise, o que facilite al presidente solo el contacto de los vecinos afectados.
2. Un grupo de mensajería. Pida a cada vecino que se una voluntariamente, en lugar de entregar la lista. Las implicaciones del grupo están en el grupo de WhatsApp de la comunidad.
3. Un listado de contacto para emergencias. Puede crearse con la autorización de los vecinos, que decidan si desean figurar, con información clara sobre quién lo ve y para qué.
4. Un uso que no encaje. Si el presidente quiere los datos para fines personales o para una disputa, la respuesta es negativa.

Qué entregar y cómo

Cuando decida entregar datos, hágalo con criterio:

• Solo los datos necesarios: a veces basta un nombre, un piso y un teléfono. No añada correo, DNI ni otros datos.
• Solo de las personas necesarias.
• Por un canal seguro y dejando constancia de qué se ha entregado, a quién y para qué.
• Con una indicación clara de que solo pueden usarse para ese fin.
• Con un compromiso de confidencialidad del presidente, por escrito si es posible.

Si el presidente guarda los datos en su móvil o en su ordenador, la seguridad pasa a depender de él. Debe usar un dispositivo protegido y no pasar la lista a terceros. Si se pierde, puede haber una brecha de seguridad con obligaciones para la comunidad (artículo 33 del RGPD, que fija un plazo de 72 horas para notificar a la autoridad cuando proceda).

Cuando el presidente cambia

Un detalle que se olvida: al terminar el mandato, el presidente debe devolver o destruir lo que tenga. Conviene que la comunidad lo fije por escrito, para que una lista de teléfonos no siga circulando por casa de un expresidente. La guía para presidentes está en la guía de protección de datos para el presidente de la comunidad.

¿Y si el presidente insiste?

Como administrador, usted es encargado y debe seguir las instrucciones de la comunidad, pero no las que incumplan la normativa. El artículo 28 del RGPD indica que, si considera que una instrucción infringe el reglamento, debe informar al responsable. En la práctica:

• Explique al presidente, con tacto y por escrito, qué datos puede entregar y para qué.
• Proponga una alternativa que le resuelva el problema, como que usted haga el aviso o que los vecinos se apunten.
• Si el asunto es discutible, deje constancia y consulte a su delegado de protección de datos o a su asesor.

No se trata de poner trabas, sino de proteger a la comunidad, que es la responsable ante la AEPD (se abre en una ventana nueva) si algo sale mal.

En resumen

• El presidente actúa en nombre de la comunidad, pero no tiene acceso ilimitado a los datos de los vecinos.
• Lo decisivo es la finalidad: ¿para qué se dio el teléfono y para qué se quiere ahora?
• Entregue el mínimo necesario, deje constancia y exija confidencialidad.
• Ofrezca alternativas: que avise el administrador o que los vecinos se apunten voluntariamente.
• Al terminar el mandato, el presidente devuelve o destruye los datos.

Si quiere dejar clara por escrito la política de datos de contacto de sus comunidades, revisar qué datos tienen y para qué es el primer paso.