El tablón de anuncios de la comunidad: guía de lo que se puede colgar

Imagine que una tarde cualquiera el tablón del portal tiene cuatro cosas: la convocatoria de la junta, un aviso de corte de agua, una nota a mano que dice «el del 2.º A deja el coche en doble fila, avisaremos a la grúa» y una fotografía de un perro con el cartel «¿Es de alguien?». Una de las cuatro puede darle un disgusto.

La respuesta a la pregunta del título: en el tablón cabe lo que interesa a la generalidad de los vecinos y no identifica a nadie; lo que identifica a una persona, sobre todo si la expone, no debe colgarse. Un tablón lo ve cualquiera que pase por el portal, no solo los propietarios.

Qué se puede colgar con tranquilidad

La regla es sencilla: información general de la comunidad, sin nombres cuando no hagan falta.

• Avisos de servicio: cortes de agua o luz, revisiones del ascensor, trabajos en la fachada.
• Horarios y normas de uso de zonas comunes, como la piscina o el garaje.
• Fechas de limpieza, recogida de enseres o desinfecciones.
• Cartel informativo de videovigilancia, si hay cámaras; tiene su régimen propio, como se explica en qué debe poner el cartel de zona videovigilada.
• Resumen de acuerdos que afecten a todos, en términos generales: «Se ha aprobado el presupuesto de obras de la cubierta».
• Teléfonos de contacto del despacho y de urgencias del edificio (son datos de la empresa y de servicios, no de vecinos).

Qué no debería aparecer

• Listas de morosos o cualquier mención a deudas de un vecino. Se explica en la lista de morosos en el tablón.
• Quejas dirigidas a una persona o a una vivienda: «el del 2.º A», «los del ático». Aunque no se dé el nombre, el piso identifica.
• Datos de salud o situaciones personales de cualquier vecino.
• Fotografías de personas, incluidas imágenes de cámaras de seguridad, y también de menores.
• Sanciones o reclamaciones contra un propietario.
• Datos de contacto (teléfono o correo) de vecinos, salvo que ellos mismos lo hayan pedido.
• Actas completas, que contienen nombres, asistencias y votos de todos.

Un detalle importante: para el RGPD (se abre en una ventana nueva), datos personales son todos los que permiten identificar a alguien, directa o indirectamente. «El del 2.º A» identifica tan bien como un nombre y apellidos cuando en el 2.º A vive una sola persona.

Los principios que lo explican

Tres principios del artículo 5 del RGPD sirven de brújula:

• Minimización: publique solo lo necesario.
• Finalidad: el tablón sirve para informar de la gestión de la comunidad, no para afear conductas.
• Limitación del plazo: retire el aviso cuando deje de ser útil.

Un cuarto criterio, de sentido común: pregúntese si el aviso diría lo mismo sin el dato personal. Si la respuesta es sí, quite el dato.

Cuando la ley manda al tablón

La LPH (se abre en una ventana nueva) usa el tablón en un caso concreto: el artículo 9.1.h permite notificar a un propietario mediante su colocación cuando no ha sido posible practicar la notificación en el domicilio que haya designado para ello o, a falta de él, en su piso o local. Debe acompañarse de una diligencia que indique la fecha y los motivos, firmada por el secretario con el visto bueno del presidente. Es un último recurso, no la forma habitual de comunicarse con los vecinos.

Cuando se use así, el escrito debe reducirse a lo necesario para esa notificación. Para qué datos entran en la convocatoria, consulte la convocatoria de la junta y los datos personales.

Reglas prácticas para el tablón

1. Un responsable. Que una sola persona (el administrador, el presidente o el conserje, según se acuerde) decida y cuelgue los avisos. Que cada vecino cuelgue lo que quiera es la receta del desastre.
2. Ubicación. Dentro del portal, no a la calle. No es lo mismo que lo vean los vecinos que cualquiera que pase.
3. Fecha de retirada. Anote en cada aviso cuándo debe retirarse.
4. Revisión periódica. Un repaso mensual evita que sobrevivan avisos antiguos con datos.
5. Vitrina cerrada. Si es posible, mejor un tablón con cerradura que una pared libre.
6. Procedimiento ante una queja. Si un vecino dice que algo le identifica, retírelo primero y discuta después.

Y el tablón digital

Los avisos en una aplicación o en un grupo de mensajería siguen las mismas reglas, con el agravante de que quedan almacenados y se pueden reenviar. Hay una guía sobre ese terreno en el grupo de WhatsApp de la comunidad.

¿Qué ocurre si algo sale mal?

La sensación habitual es que «solo es un papel en una pared». Pero un aviso con datos personales es una comunicación a quien lo lea, y la persona afectada no tiene forma de saber quién lo ha visto ni de recuperarlo.

Lo habitual es que el vecino afectado pida que se retire. Si no se atiende, puede reclamar ante la AEPD (se abre en una ventana nueva). Retirar el aviso a tiempo y dejar constancia de ello reduce de forma notable el problema. El RGPD prevé multas elevadas para las infracciones más graves (artículo 83), pero para una comunidad lo realista es una reclamación y una orden de corregir la práctica.

En resumen

• En el tablón va información general, sin datos que identifiquen a un vecino.
• No cuelgue morosos, quejas, datos de salud, fotografías ni actas completas.
• Recuerde que el piso o la puerta también identifican.
• Use el tablón para notificar solo como prevé el artículo 9.1.h de la LPH.
• Designe a un responsable, ponga fecha de retirada y revise el tablón con regularidad.

Una auditoría rápida de los tablones de sus comunidades es una forma sencilla de empezar a ordenar la privacidad de sus edificios.