Partes al seguro: qué datos de los vecinos puede recibir la aseguradora

Imagine esta escena. Una tubería revienta un sábado y el agua baja del 5.º al 2.º. El administrador abre el parte del seguro y la aseguradora pide «datos de todos los afectados, con sus pólizas particulares y, si hubo heridos, el informe médico». El administrador duda si puede dar todo eso, a quién y con qué respaldo. Es una duda razonable: en un siniestro se mezclan datos de propietarios, de ocupantes, de terceros y, a veces, de salud.

La respuesta: la comunidad puede y debe facilitar a su aseguradora los datos necesarios para gestionar el siniestro, y solo esos. El resto, no. Esta frase sencilla esconde cuatro decisiones que conviene tener claras.

Quién es quién en un siniestro

La comunidad es la tomadora del seguro y contacta con la aseguradora por contrato. La aseguradora recibe los datos de los vecinos para tramitar el siniestro y pagar, y lo hace, por regla general, como responsable de su propio tratamiento, no como encargada de la comunidad: decide los medios y los fines de la gestión del siniestro por su actividad. Por eso el RGPD (se abre en una ventana nueva) la obliga directamente a informar a las personas cuyos datos trata, aunque no se los hayan dado ellas.

Esta distinción importa porque cambia el contrato necesario. Si la aseguradora es responsable propia, la comunidad no necesita un contrato de encargado con ella; sí debe tener clara la base legal de la comunicación de datos. El mediador de seguros (agente o corredor) puede tener un papel distinto, según su relación con la comunidad y con la compañía; compruebe qué dice su contrato.

La base legal para comunicar datos

Comunicar a la aseguradora los datos de un vecino afectado por un siniestro puede apoyarse, según el caso, en el interés legítimo de la comunidad en que el siniestro se gestione (art. 6.1.f del RGPD) o, si el propio vecino es parte del contrato de seguro, en la ejecución de ese contrato (art. 6.1.b). El vecino afectado suele ser también el interesado en que se tramite. Pero esa base solo cubre los datos que hacen falta para el siniestro.

Datos que normalmente se pueden facilitar

• Nombre y apellidos del propietario u ocupante afectado
• Vivienda o elemento común dañado
• Teléfono o correo de contacto para peritación
• Descripción de los daños y fechas
• Datos de la póliza de la comunidad y, si hay reclamación entre vecinos, los datos de contacto de quien pueda ser responsable

Datos que conviene limitar o evitar

• Cualquier dato que no sirva para la tramitación (situación económica, deudas con la comunidad, conflictos previos)
• Datos bancarios de los vecinos, salvo que la indemnización se pague a una cuenta que la propia persona indique
• Información de otros vecinos no afectados
• Documentos completos cuando basta un extracto (por ejemplo, copia íntegra del acta cuando solo interesa un acuerdo)

Aplique siempre el criterio de minimización (art. 5.1.c): antes de enviar un documento, tache lo que no hace falta.

Cuando hay datos de salud

Los siniestros con lesiones personales (una caída en el portal, un golpe con la puerta del garaje) generan información sobre la salud de alguien. Los datos de salud son una categoría especial (art. 9 del RGPD) y su tratamiento está prohibido por defecto, salvo que concurra alguna de las excepciones previstas. En la reclamación a una aseguradora puede resultar aplicable, según el caso, la que permite tratarlos para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones (art. 9.2.f). Aun así, conviene aplicar la máxima prudencia:

• Que sea el propio lesionado quien aporte directamente a la aseguradora su documentación médica, en lugar de que pase por el administrador o el presidente
• Que la comunidad no conserve informes médicos que no necesita
• Que si los recibe, los guarde en un archivo cerrado con acceso restringido
• Que no se mencionen lesiones ni diagnósticos en actas, correos generales o grupos de mensajería

Para el criterio general sobre este tipo de datos en la comunidad, vea el artículo sobre datos de salud en la comunidad.

Reclamaciones entre vecinos y partes cruzados

En un siniestro por filtraciones es habitual que el vecino afectado reclame al causante, y que ambos pidan a la comunidad datos del otro (nombre, teléfono, aseguradora). La comunidad no está obligada a dar el dato de contacto de un vecino a otro solo porque lo pide. Lo que puede hacer es facilitar el contacto a través de la aseguradora o del administrador, o pedir autorización a la persona cuyos datos se solicitan. Sobre este tipo de peticiones, vea qué hacer cuando un vecino pide los datos de otro.

Información a los vecinos

Los vecinos deben saber que, si hay un siniestro, sus datos pueden comunicarse a la aseguradora de la comunidad. Es una frase más en la cláusula informativa general: se recogen datos para gestionar la comunidad y se comunican a quienes presten servicios necesarios, entre ellos la aseguradora, solo para esa finalidad. Puede ayudarle el artículo sobre el deber de informar a los vecinos.

El siniestro justifica comunicar los datos necesarios para resolverlo. No justifica entregar la carpeta entera de la comunidad.

En resumen

• La aseguradora suele ser responsable de su propio tratamiento del siniestro; compruebe el papel del mediador
• La comunicación se limita a los datos necesarios para tramitar el siniestro
• Evite enviar datos económicos, bancarios o de vecinos no afectados
• Los datos de salud exigen especial prudencia: mejor que los entregue el propio afectado y que la comunidad no los guarde
• Informe a los vecinos de que sus datos pueden comunicarse a la aseguradora para estas gestiones

Si su despacho aún no tiene un protocolo para los partes al seguro, el mejor momento para redactarlo es cuando no hay ningún siniestro abierto.