Obras y derramas: los datos de vecinos que circulan entre constructoras y técnicos

Imagine esta escena. La comunidad aprueba rehabilitar la fachada. A la semana, la constructora pide «el listado de propietarios con teléfonos, para coordinar el acceso a los pisos». El arquitecto quiere una relación de quién tiene toldo, quién tiene aire acondicionado y quién ha hecho reformas. Y el administrador, que tiene toda esa información, duda si puede mandarla como llegó o si hay que filtrar algo.

La regla en una frase: cada profesional debe recibir solo los datos que necesita para su parte de la obra, y la comunidad debe saber quién los recibe y con qué obligaciones. La obra es de la comunidad; los datos de los vecinos, también, y nadie debe repartirlos «por si acaso».

Quién recibe qué: el mapa de la obra

En una obra de comunidad intervienen varios actores, con relaciones distintas con los datos:

• La constructora: necesita contactar con los vecinos para acceder a sus viviendas o zonas privativas
• El arquitecto o el técnico director: necesita información sobre el estado de elementos privativos que afecten a la obra
• El aparejador o coordinador de seguridad: coordina visitas y accesos
• Subcontratas y suministradores: no deberían recibir listados completos
• El administrador: es quien normalmente actúa de enlace

Según su función, cada uno puede ser encargado del tratamiento, responsable propio o un tercero que recibe datos con una finalidad concreta. Ahí empieza la parte jurídica: depende de cómo se contrate y de qué haga cada uno con los datos.

Responsable, encargado o tercero

El RGPD (se abre en una ventana nueva) distingue al encargado (trata datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones, art. 28) del responsable (decide fines y medios). Una constructora que usa el teléfono de un vecino solo para concertar la visita a su vivienda, por indicación de la comunidad, puede considerarse encargada o, en la práctica, tratar datos con una finalidad limitada y puntual. Un técnico profesional que trata los datos para cumplir sus propias obligaciones legales (por ejemplo, la documentación técnica de la obra) puede ser responsable de ese tratamiento. No hay una respuesta única, y el contrato de la obra debería decirlo. Lo prudente es incluir una cláusula de protección de datos en el contrato con cada profesional que reciba información de los vecinos.

Para saber cuándo el proveedor es encargado, puede ayudar el artículo sobre qué proveedores son encargados y cuáles no.

Datos que se pueden compartir y datos que no

Lo razonable

• Vivienda y nombre del propietario o del ocupante
• Un teléfono de contacto para coordinar accesos
• Las incidencias de acceso o daños relacionados con la obra
• La información técnica de la vivienda que afecte a la obra (elementos en fachada, instalaciones)

Lo que sobra

• Si el vecino debe cuotas o ha votado en contra
• Su situación familiar, laboral o de salud
• Datos bancarios o el estado de pagos de la derrama
• Cualquier dato que no sirva a la coordinación de la obra

El principio de minimización (art. 5.1.c del RGPD) resuelve la mayoría de dudas: si el dato no es necesario para la tarea, no se entrega. Un listado de morosos no es necesario para que un obrero pueda entrar a un piso. La mejor práctica es dar a cada profesional un listado reducido, con solo lo que necesita, y no el fichero completo de la comunidad.

La derrama y los datos económicos

Las derramas afectan a la economía de cada propietario, y su situación frente a ellas es un dato que conviene proteger. Lo que ha pagado o debe cada propietario le concierne a él, no a los profesionales de la obra. Evite que la constructora, el arquitecto o cualquier tercero conozcan quién ha pagado y quién no, salvo que la gestión de cobro se haya encargado expresamente (y entonces con un contrato del art. 28). Sobre cómo reclamar a quien no paga sin exponerlo, vea el artículo sobre reclamar una deuda al vecino moroso.

Acceso a las viviendas y fotos de la obra

Cuando hay trabajos que exigen entrar en los pisos (reparar una bajante, revisar un balcón), los técnicos hacen fotos del estado previo. Si esas fotos muestran el interior de una vivienda o a personas, son datos personales. Se pueden tomar para documentar daños o prevenir reclamaciones, pero deben limitarse a lo necesario, guardarse con seguridad y no publicarse en grupos de mensajería ni en el tablón. Y hay que informar al vecino de que se harán.

Una cláusula y una información bastan

Para la comunidad, la medida más práctica es doble. Por un lado, una cláusula de protección de datos en el contrato con la constructora y con los técnicos: qué datos reciben, para qué, que no los usarán para otros fines, que los protegerán y que los devolverán o suprimirán al terminar. Por otro, una información a los vecinos con la convocatoria o la notificación de las obras, que indique quién recibirá sus datos y por qué. Puede apoyarse en el modelo del artículo sobre el deber de informar a los vecinos.

Los vecinos no firman un contrato con la constructora, pero sus datos acaban en su teléfono. Corresponde a la comunidad poner las condiciones.

Después de la obra

Al terminar, los datos no tienen por qué seguir en el móvil del encargado de obra. Pida la devolución o supresión de los listados de contacto y de las fotos de interior. Si quedan documentos que la comunidad debe conservar (el proyecto, el certificado final, la documentación de garantías), guárdelos con el resto del archivo. Para plazos, vea el artículo sobre conservación de documentos.

En resumen

• Cada profesional debe recibir solo los datos que necesita para su tarea
• Según su función, constructora y técnicos pueden ser encargados, responsables propios o terceros: revise el contrato
• Incluya una cláusula de protección de datos en cada contrato con acceso a datos de vecinos
• Los datos de deudas y derramas no deben llegar a quien no los necesita
• Informe a los vecinos y pida la devolución o supresión de los datos al terminar la obra

Antes de que la próxima obra empiece, el paso más útil es preparar el listado reducido que se entregará a cada profesional y la cláusula que lo acompañará.