Reclamar a un moroso sin vulnerar su privacidad: el procedimiento correcto

Imagine que un propietario lleva ocho meses sin pagar las cuotas. En la junta, uno de los vecinos propone: «Ponemos su nombre en el ascensor y verá cómo paga». Otro sugiere llamar a su trabajo. El presidente le mira a usted, administrador, para que diga qué se puede hacer.

La respuesta a la pregunta del título: la comunidad puede y debe reclamar la deuda, pero por los cauces que fija la LPH y tratando solo los datos necesarios. La presión social, las llamadas al empleador o los carteles no forman parte del procedimiento y pueden generar un problema mayor que la deuda.

La obligación de pagar existe, y el procedimiento también

La LPH (se abre en una ventana nueva) establece, en su artículo 9, la obligación de los propietarios de contribuir a los gastos generales según su cuota, y en el artículo 21 el cauce para reclamarlos. Esa base jurídica sustenta el tratamiento de los datos del deudor: la comunidad necesita tratarlos para ejecutar esa obligación legal, conforme al artículo 6.1.c del RGPD (se abre en una ventana nueva), y para gestionar la comunidad. Pero esa base cubre lo necesario para reclamar, no cualquier uso.

Paso a paso

1. Compruebe la deuda

Antes de nada, verifique que el importe es correcto, que el recibo se notificó y que no hay una impugnación en curso. Un error aquí no solo debilita la reclamación, sino que incumple el principio de exactitud del artículo 5.1.d del RGPD.

2. Requiera el pago de forma individual

Envíe al deudor un requerimiento personal, por carta certificada, burofax u otro medio que deje constancia. Indique el concepto, el periodo y el importe, y un plazo para pagar. Es una comunicación entre la comunidad y él, sin copia a nadie más.

3. Incluya la deuda en la convocatoria como exige la ley

Si hay una junta próxima, el artículo 16.2 de la LPH obliga a incluir en la convocatoria la relación de propietarios con deudas vencidas, con la advertencia de la privación del derecho de voto en los supuestos del artículo 15.2. Esa relación va a los propietarios convocados, no al tablón. Los detalles están en la lista de morosos en el tablón de anuncios y en la convocatoria y los datos personales.

4. Acuerdo de la junta

La junta aprueba la liquidación de la deuda y el acuerdo de reclamar. El acta recoge lo necesario: identificación de la vivienda y del propietario, concepto e importe. Evite detalles innecesarios, como motivos personales o comentarios sobre su situación.

5. Certificación y notificación al deudor

El artículo 21.3 de la LPH exige, para acudir al procedimiento monitorio, un certificado del acuerdo de liquidación, con el importe adeudado y su desglose, emitido por quien actúe como secretario con el visto bueno del presidente (no hace falta la firma del presidente si el secretario es un secretario-administrador profesional que no va a intervenir profesionalmente en la reclamación). Además, hay que aportar el documento que acredite que se ha notificado la deuda al deudor; la ley admite hacerlo, de forma subsidiaria, en el tablón o en un lugar visible de la comunidad durante al menos tres días. Dejar buena constancia de la notificación es esencial.

6. Reclamación judicial

Con esos documentos, la comunidad puede acudir a la vía judicial. Los datos que se aportan al juzgado son los imprescindibles: los de identificación del deudor, la vivienda y la deuda. Respecto a este punto del procedimiento, verifique los requisitos vigentes con el abogado o procurador que lleve el asunto, que será quien presente la demanda.

Lo que no debe hacer

• Publicar el nombre en el ascensor, el portal o un grupo de mensajería. La ley no lo autoriza. Hay un caso ilustrativo en el caso práctico de la lista de morosos en el ascensor.
• Llamar al empleador, a familiares o a vecinos para presionar. Esos terceros no tienen por qué conocer la deuda.
• Enviar un correo con todos en copia para «informar» de la situación.
• Inscribir al deudor en un fichero de solvencia sin cumplir los requisitos del artículo 20 de la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva), entre ellos haber informado al deudor de esa posibilidad en el contrato o al requerirle el pago.
• Comentar la deuda en la junta con detalle más allá de lo que la ley prevé.

Si interviene una empresa de recobro o un abogado

Una empresa de recobro recibe datos del deudor y los trata por cuenta de la comunidad. Debe existir un contrato que lo regule conforme al artículo 28 del RGPD, con confidencialidad y límites de uso. El abogado que defiende a la comunidad, en cambio, puede tener su propia posición como profesional; compruebe en cada caso cómo se articula la relación. Con un contrato claro, cada parte sabe qué puede hacer con los datos y durante cuánto tiempo.

Qué conservar y durante cuánto tiempo

Guarde el requerimiento, la certificación, la prueba de la notificación y las actas relacionadas el tiempo que dure el procedimiento y mientras puedan ser necesarios para defender los derechos de la comunidad. El criterio de plazos se desarrolla en conservación de documentos de la comunidad. Cuando la deuda se salda, deje de usar los datos para ese fin.

Si el deudor reclama

El deudor tiene los mismos derechos que cualquier titular: acceso, rectificación y oposición, entre otros. Si pide saber qué datos suyos tiene la comunidad sobre la deuda, atienda la solicitud en plazo. La existencia de una deuda no suspende sus derechos.

En resumen

• La comunidad puede reclamar la deuda: la base es la obligación legal y el procedimiento del artículo 21 de la LPH.
• Verifique el importe, requiera el pago por escrito y de forma individual.
• La relación de morosos va en la convocatoria a los propietarios, no en el tablón.
• No presione a través de terceros ni de medios públicos.
• Documente cada paso y trate solo los datos necesarios.

Si desea ordenar el protocolo de morosidad de sus comunidades con la documentación en regla, es un buen punto de partida.