Rectificación de datos: el vecino que cambió de cuenta bancaria y de dirección

Un propietario cambia de banco y se muda a otra ciudad. No avisa a nadie. Dos meses después, el recibo de la comunidad vuelve devuelto y la convocatoria de la junta llega a una dirección donde ya no vive. Él lo ve de otra manera: «Yo ya lo dije». ¿A quién le toca corregir el dato?

La respuesta corta: cuando el vecino lo pide, la comunidad debe rectificar sin dilación indebida los datos inexactos y completar los incompletos. Y cuando el vecino no lo ha comunicado, la comunidad tiene interés en pedírselo, porque un dato desactualizado es un riesgo para ella y para él.

Qué dice la norma

El artículo 16 del RGPD reconoce el derecho a obtener la rectificación de los datos personales inexactos y a que se completen los incompletos. Además, entre los principios del artículo 5 figura la exactitud: los datos deben ser exactos y, si es necesario, estar actualizados, y el responsable debe adoptar medidas razonables para suprimir o rectificar sin demora los que no lo sean.

Dicho de otro modo, la rectificación no es solo un derecho que el vecino pueda reclamar. Es también una obligación de mantenimiento que la comunidad tiene aunque nadie se lo pida.

El caso del IBAN

Cuando el propietario comunica una cuenta nueva, hay varias cosas a tener en cuenta:

• Compruebe quién lo pide. Un cambio de cuenta es un clásico del fraude: alguien se hace pasar por el vecino para desviar un cobro o un reembolso. Si la petición llega por un correo extraño, confirme por un canal que ya conozca, como el teléfono que figura en la ficha.
• Pida el documento adecuado. Para la domiciliación bancaria, lo prudente es recabar una nueva orden de domiciliación firmada por el titular de la cuenta. Consulte con su entidad qué exige para los adeudos.
• Cambie el dato en todos los sitios. No solo en el gestor: también en las hojas de cálculo del despacho y en las remesas guardadas.
• No conserve la cuenta antigua sin necesidad. Si queda en el histórico de recibos pagados, limítese a lo imprescindible.

No cobre un recibo contra una cuenta antigua después de haber recibido el aviso del cambio. Esa sí es una situación que acaba en reclamación del vecino, y con motivo.

El caso de la dirección

Aquí conviene distinguir dos direcciones: la del piso en la comunidad y el domicilio a efectos de notificaciones. La LPH impone al propietario la obligación de comunicar al secretario, por un medio que deje constancia, el domicilio en España donde recibir citaciones y notificaciones. Si no lo hace, el artículo 9.1.h) de la LPH tiene por domicilio el piso o local que posee en la comunidad, con plenos efectos para las notificaciones entregadas a su ocupante, y, si tampoco allí puede notificarse, permite hacerlo en el tablón de anuncios con una diligencia del secretario y el visto bueno del presidente.

El administrador, por tanto, tiene dos razones para ordenar este dato. Una, que la convocatoria de junta llegue a quien debe. Otra, que un acuerdo notificado a una dirección inexacta puede acabar impugnado. Un buen archivo de domicilios de notificación protege a la comunidad.

Hay un detalle que se olvida: el domicilio de notificación del propietario es un dato personal que debe usarse solo para eso. No tiene por qué aparecer en listados que circulen entre vecinos.

Qué documentación puede pedir

Para rectificar un dato objetivo, como el nombre mal escrito o un apellido omitido, puede pedir al vecino que indique qué dato es erróneo, cuál es el correcto y, si procede, un justificante. Lo que no tiene sentido es exigir una burocracia desproporcionada para cambiar un teléfono. Mida la petición según el dato: un número de móvil se cambia con un correo; un cambio de titularidad pide escritura o nota simple.

Si la solicitud es solo una opinión, por ejemplo «mi cuota está mal calculada», eso no es un dato inexacto sino una discusión sobre la cuota de participación, que se resuelve con el título constitutivo y, si procede, con la junta. Contéstele que no es una rectificación y por qué.

Las actas ya aprobadas

Un acta aprobada es un documento con valor jurídico. Si en ella el nombre de un propietario está mal escrito, no se tacha y se reescribe. La LPH permite subsanar los errores del acta antes de la siguiente reunión, que debe ratificar la subsanación; si el error aparece más tarde, lo habitual es dejar constancia de la corrección en un acta posterior o mediante una diligencia que la corrija, de modo que quede claro qué se rectificó y cuándo. Esto no es una excepción al derecho de rectificación sino la forma de ejercerlo respetando la integridad del documento. Si tiene dudas sobre el procedimiento para un caso concreto, es de las cosas que conviene consultar.

Si había terceros que recibieron el dato

Cuando se rectifica un dato que ya se había comunicado a otros destinatarios, como el banco, el seguro o la empresa del ascensor, el RGPD obliga a comunicarles la rectificación, salvo que sea imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado. Es una de las cosas que más se olvida: el despacho corrige su gestor y el dato malo sigue vivo en la remesa del banco.

Plazo y respuesta

La rectificación se contesta en el mismo plazo general de un mes del resto de derechos. En este caso conviene ir más rápido: cuanto antes se corrija, menos recibos devueltos. El artículo sobre el calendario de derechos explica cuándo se puede ampliar y qué hay que comunicar. Si el vecino pide también ver todo lo que consta de él antes de corregir, puede ser que esté ejerciendo a la vez el derecho de acceso.

En resumen

• La comunidad debe rectificar los datos inexactos sin dilación indebida y mantenerlos actualizados aunque nadie lo pida.
• Verifique la identidad antes de cambiar un IBAN: es una vía frecuente de fraude.
• El domicilio a efectos de notificaciones tiene reglas propias en la LPH; ordénelo para que las convocatorias lleguen.
• Las actas aprobadas no se reescriben: se corrigen con constancia posterior.
• Comunique la rectificación a quienes recibieron el dato antiguo.

Revisar cómo mantiene hoy actualizados los datos de sus propietarios es un paso sencillo que evita devoluciones, notificaciones fallidas y reclamaciones.