Caso práctico: el acta que contaba la enfermedad de un vecino

Caso ficticio, construido para explicar cómo se aplica la norma. Cualquier parecido con una comunidad real es casualidad.

Es jueves por la tarde y Elena, administrativa de un despacho de fincas, está cerrando el acta de la junta de «Edificio Miño». En el punto cuatro se aprobó instalar una plataforma salvaescaleras en el portal. Ella anota, tal como se dijo en la sala: «El propietario del 2.º B, don Anselmo, que padece Parkinson avanzado y se desplaza en silla de ruedas, solicita la obra». Lo sube todo al correo y lo envía a los 42 propietarios.

¿Es un problema escribir eso en un acta? Sí. Un diagnóstico asociado a un nombre es un dato de salud, y los datos de salud tienen una protección reforzada. Para aprobar la obra bastaba con decir que un vecino la necesita por movilidad reducida, sin nombre y sin enfermedad, o con su consentimiento expreso.

Por qué el diagnóstico no debía estar en el acta

El artículo 9 del RGPD (se abre en una ventana nueva) prohíbe, como regla general, tratar datos relativos a la salud. Hay excepciones, y la más sencilla de aplicar en una comunidad es el consentimiento explícito de la persona afectada. Otras excepciones, como la protección de intereses vitales o la defensa de reclamaciones, no encajan en este supuesto: aquí nadie corría peligro, y lo que se discutía era una obra.

Además, el acta se envía a todos los propietarios. Cada vez que se reenvía, se imprime o se enseña, el dato llega a más gente. Por eso el principio de minimización (recoger solo lo necesario) importa tanto en las actas. Para decidir una obra de accesibilidad, a la junta le basta saber que existe una necesidad, no cuál es la enfermedad ni de quién se trata.

Una cosa es lo que se dice en la sala y otra lo que queda por escrito. En la junta, don Anselmo puede haber contado lo que quisiera. El acta no tiene por qué recogerlo todo; recoge los acuerdos y lo imprescindible para entenderlos.

Qué hizo el despacho al darse cuenta

Dos días después, don Anselmo llamó al despacho. Su hija, al leer el acta en el correo, se había llevado un disgusto: el diagnóstico estaba escrito, con su nombre y su piso, en un documento que cualquier vecino podía reenviar. Pidió que lo quitaran.

El despacho actuó con calma y por orden:

• Reconoció el error y no lo discutió. Pedir disculpas a la familia costó una llamada.
• Pidió a los destinatarios que borraran el correo y envió un acta sustituta, sin nombre ni enfermedad. Pedir el borrado no garantiza que todos lo hagan, pero reduce el daño y deja constancia de la diligencia.
• Anotó lo ocurrido en un registro interno de incidencias: qué dato se difundió, a cuántas personas, cuándo y qué se hizo. El artículo 33 del RGPD (se abre en una ventana nueva) pide documentar las violaciones de seguridad, también las que no se notifican.
• Valoró si había que avisar a la Agencia. Es la parte delicada y se explica abajo.
• Cambió el modo de trabajar: una plantilla de acta con una nota para quien la redacta.

¿Hay que notificarlo a la AEPD?

Enviar por error un dato de salud a decenas de personas es, en términos técnicos, una violación de la confidencialidad. El RGPD obliga a notificarla a la autoridad en un máximo de 72 horas desde que se tiene conocimiento, salvo que sea improbable que suponga un riesgo para los derechos y libertades de la persona. Y si el riesgo es alto, hay que informar también al afectado.

Aquí la respuesta depende del caso: de a quién llegó el dato, de si es una comunidad pequeña donde todos se conocen, de si el afectado ya era público o notorio en el edificio, de qué pasos se dieron para frenar la difusión. Con un dato de salud sobre un vecino identificado, no conviene decidir solo y deprisa. Lo prudente es analizarlo el mismo día, por escrito, y dejar la conclusión razonada en el registro, sea cual sea.

Cómo redactar el acta cuando hay una necesidad médica de por medio

Elena y su responsable acordaron una regla sencilla para los puntos del orden del día que afectan a la salud, la discapacidad o la edad de una persona:

• Se redacta el acuerdo en términos objetivos: «Se aprueba la instalación de un elevador para facilitar el acceso a personas con movilidad reducida».
• No se nombra a la persona ni se menciona la enfermedad, salvo que ella lo pida o lo consienta por escrito.
• Si hace falta aportar un informe médico para justificar la obra, se entrega al presidente o al administrador, se custodia aparte y no se adjunta al acta.
• Si la persona quiere que conste su situación, el consentimiento se recoge de forma expresa y se puede retirar.

Sobre el consentimiento en general, y por qué no vale cualquier «ya lo sabe todo el mundo», puede ver el consentimiento en el RGPD. Y para el panorama completo de este tipo de información, los datos de salud en la comunidad.

Una obra de accesibilidad se justifica con la necesidad, no con el diagnóstico.

Lo que no hay que hacer

Ni repartir el acta «solo entre los que lo necesitan saber» sin criterio, ni corregirla a mano tachando con rotulador en las copias en papel: el original digital sigue circulando. Tampoco conviene que el presidente cuente el caso en el grupo del edificio para «explicar por qué se hace la obra». Si alguien pregunta, la respuesta es que la obra mejora la accesibilidad y que se aprobó en junta.

Para más detalle sobre cómo se redactan y se reparten, tiene las actas de junta y la protección de datos.

En resumen

• Un diagnóstico unido a un nombre es un dato de salud y requiere una base especial; lo normal es el consentimiento explícito.
• El acta llega a todos los propietarios: recoja el acuerdo, no la historia clínica.
• Si ya se envió, actúe el mismo día: sustituya el acta, pida el borrado y anote el incidente.
• Valore por escrito si procede notificar a la AEPD dentro de las 72 horas; depende del riesgo real.

Si sus plantillas de acta todavía no distinguen lo que debe constar de lo que no, ordenar eso ahora le ahorra un disgusto con un vecino y un trabajo de urgencia después.