Caso práctico: el administrador saliente que se queda con los datos

Caso ficticio, construido para explicar cómo se aplica la norma. Cualquier parecido con una comunidad real es casualidad.

La junta de «Residencial Ribeira» ha votado cambiar de administrador. Gestiones Ribeira, que lleva nueve años con la comunidad, recibe la notificación un viernes. El lunes, el nuevo administrador, Iván, pide la documentación: libros de actas, contabilidad, el listado de propietarios con sus datos de contacto, los contratos con proveedores y las claves del programa de gestión. La respuesta del saliente es un correo de tres líneas: «Hasta que no se liquiden los honorarios pendientes, no se entrega nada. Los datos los conservamos nosotros».

¿Puede un administrador saliente quedarse con los datos de la comunidad? No. Esos datos son de la comunidad, no del despacho. El administrador los trata por encargo y, cuando el servicio termina, debe devolverlos o suprimirlos conforme al contrato y a la ley.

Quién es quién en este caso

Para entenderlo hay que recordar los papeles. La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento: decide para qué y cómo se usan los datos de sus vecinos. El administrador de fincas actúa, normalmente, como encargado del tratamiento: los trata por cuenta de la comunidad, siguiendo sus instrucciones. Lo explicamos en el administrador de fincas como encargado del tratamiento y en el contrato de encargado.

El artículo 28.3 del RGPD (se abre en una ventana nueva) exige que el contrato de encargo prevea que, al finalizar la prestación, el encargado suprima o devuelva todos los datos personales al responsable, a elección de este, y borre las copias existentes, salvo que el derecho de la Unión o nacional obligue a conservarlos. Es una regla que el despacho saliente debería conocer perfectamente.

¿Y los honorarios pendientes?

Es la parte que más enreda. El despacho puede tener razón en que se le debe dinero, y tiene vías para reclamarlo. Lo que la normativa de protección de datos no prevé es que pueda retener los datos de los vecinos como garantía. Los datos personales no son una moneda de cambio: ni la comunidad puede cederlos como contrapartida, ni el administrador puede utilizarlos para presionar. Si el despacho se queda con ellos para otro fin que la comunidad no ha autorizado, deja de actuar como encargado y la ley lo trata como responsable del tratamiento, con las consecuencias que eso tiene. La cuestión de si puede o no ejercer algún derecho de retención sobre documentación es de derecho civil y mercantil, y conviene que la valore un abogado.

Hay un matiz legítimo: el despacho puede conservar, bloqueados, los datos mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con la comunidad (lo prevé el artículo 33 de la LOPDGDD), además de lo que le exijan sus propias obligaciones fiscales y contables, como sus facturas. Lo que la ley obliga a conservar a la comunidad, en cambio, no se queda en el despacho: se devuelve a la comunidad, que lo custodia. Bloquear significa guardarlos sin usarlos, solo a disposición de jueces, tribunales y autoridades. No equivale a seguir trabajando con ellos ni a quedarse con el expediente de gestión. Sobre los plazos, vea cuánto tiempo conservar los documentos de la comunidad.

Lo que debe hacer la comunidad, paso a paso

Iván, el nuevo administrador, y el presidente siguieron este orden:

• Requerimiento fehaciente. Un burofax o carta certificada, firmada por el presidente, pidiendo la entrega de la documentación y los datos en un plazo concreto y recordando el contrato y la ley. Sin él, todo lo demás es palabra contra palabra.
• Inventario. Una lista de lo que se debe entregar: libros de actas, contabilidad y justificantes, listado de propietarios, contratos, claves y accesos, copias de seguridad.
• Acta de entrega. Cuando llegue la documentación, un documento firmado por ambas partes con fecha y contenido. Si falta algo, queda escrito.
• Cambio de accesos. Claves del banco, del programa, del correo de la comunidad y de cualquier plataforma. Es lo primero que se hace en cuanto se tiene el control.
• Certificado de supresión. Una declaración escrita del despacho saliente de que ha devuelto los datos y ha borrado las copias, con la excepción de lo que pueda conservar bloqueado, indicada por tipo y plazo.
• Nuevo contrato de encargo con el administrador entrante, antes de pasarle datos.

Si el despacho saliente sigue sin entregar, quedan la vía civil para exigir la documentación y, si hay incumplimiento de las obligaciones de protección de datos, una reclamación ante la AEPD (se abre en una ventana nueva). Elegir entre una y otra o combinarlas lo decide el abogado de la comunidad. Las fases de un cambio de administrador están en cambio de administrador y entrega de la documentación.

Qué debería haber previsto el contrato

La mejor defensa es un contrato que lo recoja de antemano. Un buen contrato de encargado dice qué se devuelve al terminar, en qué formato, en qué plazo y qué se borra. Revisarlo mientras todo va bien es mucho más barato que discutirlo con un despacho enfadado. Y quien ejerce el rol de administrador también debería preguntarse qué pasaría con sus propios clientes si ocurriera lo contrario: que un cliente se marche en mal momento.

Los datos de una comunidad se devuelven aunque el despacho tenga facturas por cobrar: las deudas se reclaman por una vía y los datos se devuelven por otra.

Cuando la respuesta depende del caso

No todos los contratos son iguales, ni todas las salidas. Que el administrador sea además propietario de alguna vivienda, que trabaje con un programa propio o que exista un pacto de exclusividad cambian el análisis. Tampoco es lo mismo un administrador que simplemente se retrasa que uno que borra información o se niega por escrito. En el segundo caso, conviene actuar rápido, con asesoramiento jurídico, y documentarlo todo.

En resumen

• Los datos de los vecinos son de la comunidad; el administrador los trata por encargo.
• Al terminar el servicio, debe devolverlos o suprimirlos, salvo lo que la ley le permita conservar bloqueado.
• Los honorarios pendientes se reclaman por la vía que corresponda, no reteniendo datos.
• Requerimiento fehaciente, inventario, acta de entrega, cambio de claves y certificado de supresión son los pasos prácticos.

Si alguno de sus contratos de administración no dice nada sobre qué ocurre con los datos al terminar, revisarlo ahora es lo que evita una discusión así más adelante.