Caso práctico: el conserje, los paquetes y la libreta de entregas

Caso ficticio, construido para explicar cómo se aplica la norma. Cualquier parecido con una comunidad real es casualidad.

En «Edificio Las Palmeras», Anselmo, el conserje, lleva años anotando los paquetes en una libreta de espiral que vive sobre el mostrador de la entrada. Cada línea dice: fecha, nombre del vecino, piso, empresa de reparto y, a veces, algún comentario: «Dice que no está, que trabaja de noche», «Cuidado, frágil, es medicamento». Un día, una vecina, Sofía, se acerca a recoger un paquete, ve la libreta abierta y lee, sin querer, media página con los nombres y las costumbres de sus vecinos.

¿Es legal que el conserje lleve una libreta de paquetes? Puede serlo, porque es una práctica razonable, pero no en esta forma: demasiados datos, a la vista de cualquiera y con comentarios que no deberían estar. La libreta puede existir si recoge lo mínimo, se guarda bien y se destruye a tiempo.

Qué hay de personal en una libreta de paquetes

Mucho más de lo que parece:

• Nombre y piso de quien recibe: identifica y localiza a una persona.
• Empresa de reparto: revela a qué comercios compra o con quién se relaciona.
• Los comentarios libres: «trabaja de noche» describe una rutina; «es medicamento» sugiere un dato de salud, que tiene protección reforzada en el artículo 9 del RGPD (se abre en una ventana nueva).
• Las firmas, si el vecino firma al recoger.

Todo ello, en un papel que cualquiera puede leer, fotografiar o llevarse. Es el tipo de tratamiento sencillo que hace falta cuidar precisamente porque nadie lo ve como tratamiento.

Quién es responsable

La libreta la lleva un empleado de la comunidad, así que la responsable es la comunidad. El conserje actúa bajo su dirección y está sujeto a un deber de confidencialidad: la LOPDGDD (artículo 5) recuerda que quienes intervienen en el tratamiento de datos están obligados a mantener su confidencialidad, aunque haya terminado la relación con el responsable. El detalle de esas obligaciones está en el conserje o portero y la protección de datos.

En cuanto a la base legal, depende de cómo se organice. Si la junta ha acordado el servicio de recepción de paquetes, y es un servicio que los vecinos esperan, puede apoyarse en el interés legítimo de la comunidad para organizarlo, o en el propio servicio acordado. Si el servicio es una cortesía que el conserje presta por su cuenta, conviene regularlo antes de que sea un problema. En cualquier caso, la base se decide y se documenta; no se da por supuesta. Hay más sobre cómo elegirla en la base legal en una comunidad.

Qué cambió la comunidad

Después del incidente de Sofía, la administradora, Mercedes, propuso cinco ajustes. Ninguno costaba dinero.

• Menos campos. Fecha, piso y letra, y empresa. El nombre no hace falta: el conserje sabe quién vive en cada piso. Y si hay dos vecinos con el mismo apellido, se distingue por la letra.
• Sin comentarios libres. Nada sobre horarios, salud, hábitos ni opiniones. Si se debe dejar un aviso, se hace de palabra o con una nota genérica al vecino.
• Fuera de la vista. La libreta se guarda en un cajón cuando no se usa, y no se deja abierta sobre el mostrador. Si hay que consultarla, se hace por detrás.
• Un plazo para destruirla. Cuando se llena una libreta, se guarda unos meses por si hay una reclamación con el transportista y después se destruye. El plazo exacto lo fija la comunidad según su uso real; lo importante es que exista y se cumpla.
• Información a los vecinos. Un aviso sencillo en el portal: qué se anota, para qué, quién es el responsable y cómo ejercer derechos.

¿Y si el vecino firma?

Una firma al recoger el paquete sirve de prueba de que se entregó. Eso puede ser útil si luego hay una disputa. Pero la hoja de firmas no debería permitir leer los datos de los demás, así que lo mejor es una hoja por entrega o una libreta con firma en una columna donde el resto del contenido no se vea. Si el sistema es digital (una tablet, una app), suele haber un proveedor que trata los datos, y entonces hace falta contrato de encargado. En ese caso habrá que revisar quién accede a esos datos y dónde se almacenan.

Lo que entra en el registro de actividades

Una libreta de paquetes es un tratamiento de datos como cualquier otro. Debe aparecer en el registro de actividades de la comunidad, con su finalidad, las categorías de datos, el plazo de conservación y las medidas de seguridad. No hace falta que sea largo. Sobre cómo se hace, vea el registro de actividades del tratamiento. Y si en la entrada hay un videoportero, tiene además su propia casuística: portero automático y videoportero.

Lo que el conserje apunta en la libreta es lo que cualquiera que pase por el portal podría leer: se apunta lo imprescindible.

Cuando la respuesta depende del caso

No es igual una comunidad de 12 vecinos con un conserje que los conoce a todos que un edificio de 200 viviendas con rotación de personal. En el primero puede bastar con un sistema muy sencillo. En el segundo, un sistema con registro digital y accesos controlados será más adecuado. Tampoco es igual si hay paquetes con productos de especial sensibilidad, o si los vecinos son personas vulnerables o menores. Lo razonable es adaptar el sistema al riesgo real del edificio.

En resumen

• Una libreta de paquetes contiene datos personales y debe cuidarse como tal.
• Apunte lo mínimo: fecha, piso y empresa. Sin comentarios libres sobre hábitos o salud.
• Guárdela fuera de la vista y destrúyala pasado un plazo razonable.
• Informe a los vecinos y anote el tratamiento en el registro de actividades.

Si su comunidad tiene un conserje con una libreta de la que nadie ha revisado el contenido, repasarla con él en diez minutos es una de las mejoras más fáciles y visibles que puede hacer.