Contadores individuales y datos de consumo: ¿son datos personales?

Es el cierre del trimestre y el administrador prepara el reparto de gastos de agua. Una hoja de cálculo con cada vivienda y su consumo en metros cúbicos. Alguien propone imprimirla y pegarla en el portal «para que haya transparencia». ¿Es un dato personal lo que dice esa hoja?

Depende de si se sabe de quién es. Una lectura de contador, por sí sola, es un número. Asociada a una vivienda cuyo titular se conoce, pasa a ser información sobre una persona identificable y, por tanto, un dato personal en el sentido del artículo 4 del RGPD (se abre en una ventana nueva). A partir de ahí hay que aplicar las reglas de siempre: finalidad, minimización, información y seguridad.

Por qué un consumo dice más de lo que parece

Un consumo mensual de agua revela poco. Una lectura diaria o por horas, que ofrecen algunos contadores con telelectura, puede indicar cuándo una vivienda está vacía, a qué horas se vive en ella o si ha cambiado el número de residentes. No son afirmaciones absolutas, pero explican por qué conviene tratar esos datos con más cuidado del que su aspecto técnico sugiere.

Lo mismo ocurre con la calefacción central con repartidores de costes, con contadores de agua caliente o con sistemas de electricidad de zonas comunes asignados a viviendas. Cuanto más fino sea el dato, más información personal contiene.

Qué datos necesita la comunidad de verdad

La comunidad necesita repartir un gasto y justificarlo. Para eso le basta, por regla general, con el consumo total por periodo de cada vivienda. Rara vez necesita el detalle horario o diario. Aplique el principio de minimización: pida a la empresa de lectura el dato agregado que sirve a la finalidad y no el máximo que ofrezca el sistema.

En algunos edificios la normativa de eficiencia energética obliga a medir y repartir por consumo; si el suyo está afectado, esa obligación legal sirve de base jurídica, pero no autoriza a tratar más datos de los necesarios para cumplirla. Compruebe en cada caso si le afecta.

Base jurídica

Para repartir gastos conforme a lo que fijan los estatutos, la ley o el acuerdo de la junta, la comunidad no necesita el consentimiento de cada vecino. Se apoya en la relación entre la comunidad y los propietarios, en una obligación legal cuando exista, o en un interés legítimo. Lo que sí debe hacer es informar: qué datos trata una comunidad y con qué base debería constar en la cláusula informativa de la comunidad.

Quién ve las lecturas

Cuatro cuestiones prácticas ordenan la respuesta:

• La empresa lectora. Si una empresa instala, lee y trata los datos por cuenta de la comunidad, es encargada del tratamiento y necesita contrato (artículo 28). Pídaselo antes de que empiece. Qué debe contener.
• El administrador. Accede a las lecturas para hacer el reparto y como encargado puede hacerlo.
• El presidente y la junta. Pueden necesitar el resultado del reparto y, si lo piden, justificantes. No necesitan el detalle de cada vecino salvo para resolver una controversia concreta.
• El resto de vecinos. Como regla, no necesitan conocer el consumo de otra vivienda. Sí pueden pedir el criterio de reparto y las cuentas generales; si alguien discute una liquidación concreta, qué información procede darle depende del caso.

El tablón no es el sitio

Publicar una tabla con el consumo de cada vivienda expone a todos los que pasan por el portal. Aunque la finalidad (transparencia) sea buena, hay formas menos invasivas: enviar a cada propietario su liquidación individual y presentar en la junta cuentas globales o con códigos de vivienda sin nombres. Si se detecta un consumo anómalo, no se comenta en público ni se señala. Qué se puede publicar en un tablón.

Derechos del vecino

Un vecino puede pedir sus propios datos de consumo: es su derecho de acceso, que debe atenderse en el plazo de un mes (prorrogable en casos complejos). También puede pedir que se rectifique una lectura errónea. Lo que no puede es obtener las lecturas de otras viviendas sin una base que lo ampare.

Si una lectura sirve de base a una liquidación, la comunidad tiene un motivo legítimo para conservarla mientras la liquidación pueda reclamarse. Cuánto tiempo concretamente depende de la normativa aplicable y de lo que prevea el registro de actividades; por eso conviene fijarlo y escribirlo.

Seguridad de las lecturas remotas

Si los contadores transmiten por radio o internet, el artículo 32 exige medidas apropiadas al riesgo: comunicaciones protegidas, acceso por usuario y contraseña a la plataforma de la empresa, y un plan por si el proveedor sufre un incidente. Pregunte al fabricante o instalador dónde se alojan los datos y quién accede.

Un ejemplo para ver la diferencia

Imagine dos formas de resolver el mismo reparto. En la primera, el administrador cuelga la tabla con las viviendas y sus metros cúbicos; un vecino ve que el 2.º A gastó muy poco en agosto y lo comenta en el portal. En la segunda, cada propietario recibe su liquidación por correo y en la junta se presenta el total del edificio con el coste por metro cúbico.

El reparto es el mismo y la finalidad también. La diferencia es que la segunda no cuenta a nadie cuándo estaba ausente un vecino. Esa es la lógica de la minimización: conseguir el mismo resultado con menos exposición.

En resumen

• Una lectura asociada a una vivienda identificable es un dato personal.
• Pida a la empresa lectora solo los datos agregados que necesita para repartir.
• La empresa que lee por cuenta de la comunidad es encargada y necesita contrato.
• Cada vecino ve su consumo; el de los demás, como regla, no. El tablón no es el lugar.

El siguiente paso es revisar qué datos de consumo recibe hoy cada una de sus comunidades y si el contrato con quien los gestiona dice algo de protección de datos.