Registro horario del portero o del jardinero: cómo hacerlo bien

Imagine esta escena. El portero llega cada día antes de las siete y se va, según el día, entre las dos y las cuatro. El jardinero viene martes y jueves. Nadie en la comunidad ha anotado jamás esas horas, y a nadie le ha parecido necesario. Hasta que un día alguien pregunta si la comunidad cumple con el registro de jornada, o el portero reclama horas extra y no hay nada escrito que lo aclare.

La respuesta corta: si la comunidad es la empleadora, debe llevar el registro diario de jornada, y al hacerlo trata datos personales de sus trabajadores, con lo que conviene cumplir también la protección de datos. Las dos cosas se resuelven con un procedimiento simple.

Primero, quién es el empleador

La obligación recae en quien tiene a la persona contratada. Si el portero tiene contrato con la comunidad, la comunidad es su empleadora. Si lo es de una empresa de servicios, el registro corresponde a esa empresa. Con el jardinero ocurre igual: muchas comunidades contratan a una empresa de jardinería y no tienen empleado propio.

Esta distinción cambia todo. Compruébela contrato por contrato antes de montar ningún sistema.

La obligación laboral, en pocas líneas

El Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9) obliga a la empresa a garantizar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. La forma de organizarlo se fija por negociación colectiva, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empleador tras consultar con los representantes de los trabajadores. Los registros deben conservarse cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

El convenio colectivo aplicable a los trabajadores de fincas urbanas puede añadir detalles propios. Revise el convenio que resulte aplicable antes de definir el procedimiento.

La parte de protección de datos

El registro horario contiene datos personales: nombre, horas de entrada y salida, a veces ausencias. El RGPD (se abre en una ventana nueva) y la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) se aplican con normalidad. La base legal habitual es el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c del RGPD): la comunidad no registra porque quiera, sino porque la ley lo exige. Eso hace innecesario el consentimiento del trabajador, que además suele ser una base poco adecuada entre empleador y empleado, dada la desigualdad entre ambos.

Con esa base legal se mantienen, sin embargo, otras obligaciones:

• Informar al trabajador de qué se registra, para qué, durante cuánto tiempo y quién accede (art. 13 del RGPD)
• Minimizar: el registro debe contener lo necesario (horas de entrada y salida), no más
• Limitar los accesos: lo ven el administrador o la persona designada, el propio trabajador y quien tenga que verlo legalmente
• Anotarlo en el registro de actividades de la comunidad, si lo lleva, como tratamiento de personal

Cómo llevarlo en la práctica

Papel o hoja de cálculo

Salvo que la normativa vigente exija un formato concreto, algo que conviene comprobar antes de elegir, para una comunidad con un portero un cuadro mensual en el que cada día se anota la hora de entrada y salida, firmado por el trabajador, es una solución suficiente y barata. Lo importante es que no se pueda manipular fácilmente y que no quede a la vista de otros. Una carpeta cerrada en la portería es mejor que una hoja pegada en la pared.

Aplicación o sistema electrónico

Sirve si el proveedor ofrece garantías. Como trata datos de empleados por cuenta de la comunidad, necesita un contrato de encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD). Compruebe dónde se alojan los datos y quién puede acceder.

Lo que debe evitar

• Huella dactilar o reconocimiento facial. Son datos biométricos y exigen una justificación que rara vez existe en una comunidad. Lo vemos en el artículo sobre sistemas biométricos en el control de presencia
• Geolocalización del móvil del trabajador sin haberle informado antes de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90 de la LOPDGDD)
• Cámaras como sistema de control horario: las de la comunidad se instalan por seguridad, no para eso, y la LOPDGDD (art. 89) exige informar previamente a los trabajadores de cualquier uso laboral de la videovigilancia

Casos concretos de comunidad

Imagine un portero que vive en la vivienda de la portería. Su jornada puede ser difícil de medir si no hay una separación clara entre trabajo y vida personal. En ese caso el registro importa más, no menos, y conviene concretarlo con el asesoramiento laboral que corresponda. Imagine también un trabajador a tiempo parcial, como el que solo sube a limpiar tres horas: la obligación de registrar existe igualmente, aunque el procedimiento puede ser más sencillo.

Si la comunidad cuenta con un administrador de fincas que lleva las nóminas, probablemente él sea quien conserve los registros. Entonces el administrador actúa como encargado del tratamiento y debe constar en el contrato. Tiene el detalle en el artículo sobre el administrador como encargado del tratamiento.

Registrar la jornada es una obligación laboral; hacerlo respetando la intimidad del trabajador es una obligación de protección de datos. Ambas se cumplen con un procedimiento sencillo y por escrito.

En resumen

• El registro de jornada corresponde a quien emplea: la comunidad si el trabajador es suyo, la empresa de servicios si no lo es
• Se conserva cuatro años y está a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección
• La base legal es la obligación legal, no el consentimiento; aun así hay que informar y minimizar
• Un cuadro firmado o una hoja bien custodiada puede bastar, si la norma no exige otro formato; evite biometría y geolocalización sin justificación
• Si usa una aplicación, necesita contrato de encargado con el proveedor

Revisar hoy quién es el empleador de cada trabajador de sus comunidades, y cómo se registra su jornada, es el paso más útil para quedarse tranquilo.