RGPD y Ley de Propiedad Horizontal: dónde chocan y cómo se reconcilian

Imagine que en una junta un propietario exige ver la lista de los vecinos que no han pagado. El administrador duda: la Ley de Propiedad Horizontal dice una cosa, el RGPD parece decir otra. Es una de las dudas que más se repiten y la respuesta es más tranquilizadora de lo que parece.

El RGPD y la Ley de Propiedad Horizontal no se contradicen: se complementan. La LPH dice qué debe hacer una comunidad (convocar, notificar, levantar acta, cobrar). El RGPD y la LOPDGDD dicen cómo hacerlo cuando eso implica datos personales: con qué límites, con qué información y con qué cuidado. Choca la práctica, no la norma.

Las normas, cada una en su papel

• El RGPD (se abre en una ventana nueva) es un reglamento europeo directamente aplicable. Marca los principios y los derechos.
• La LOPDGDD (se abre en una ventana nueva) lo desarrolla en España y regula, por ejemplo, la videovigilancia.
• La LPH (se abre en una ventana nueva) regula la vida de la comunidad y es, a menudo, la base que legitima el tratamiento.

El artículo 6.1.c del RGPD admite que se traten datos cuando sea necesario para cumplir una obligación legal del responsable. Cuando la LPH obliga a convocar a todos los propietarios, a levantar acta o a cobrar las cuotas, esas obligaciones son la base del tratamiento. No hace falta pedir consentimiento para convocar una junta.

Dónde parece que chocan

La convocatoria y los deudores

La LPH prevé que la convocatoria de la junta contenga determinada información y que se advierta a los propietarios que no estén al corriente de pago de la pérdida del derecho de voto. Esto justifica que, en la convocatoria, conste esa información. No justifica, por sí solo, exponerla a otros destinatarios o en lugares abiertos. Es el ejemplo del tablón de anuncios: lo que la ley permite hacer en un trámite no se extiende a cualquier uso.

Las notificaciones

La LPH impone al propietario comunicar un domicilio a efectos de notificaciones y regula cómo se entiende notificado cuando no se localiza a nadie, incluyendo el uso del tablón. Es otro ejemplo en que la ley prevé un canal. El criterio de proporcionalidad del RGPD sigue aplicándose: ese tablón no es el sitio para añadir lo que no es necesario.

Las actas

El acta es un documento que la LPH exige. Pero su contenido debe limitarse a lo que esa ley pide: los asistentes y representados, los acuerdos y, cuando importa para su validez, quién votó a favor y en contra. Los datos de salud o las discusiones personales que no son imprescindibles no tienen por qué constar, y la forma de distribuir el acta debe cuidar a quién llega cada cosa.

El acceso de los propietarios a la documentación

Los propietarios tienen derecho a informarse de la marcha de la comunidad, y la comunidad no debe negarse a ello. Pero ese derecho no equivale a recibir datos personales ajenos que no necesitan: una cosa es examinar las cuentas y otra recibir los datos bancarios de cada vecino.

Las cámaras

La instalación de servicios comunes se decide en junta, con las mayorías que prevé la LPH, y la videovigilancia, además, debe cumplir los requisitos de la LOPDGDD. Aquí el acuerdo de junta y la normativa de protección de datos son dos condiciones distintas, y ambas deben cumplirse. Qué mayoría se exige en cada caso depende de cómo esté planteado el servicio.

Cómo reconciliarlas: tres preguntas

Cuando dude, plantee estas tres preguntas en orden:

• ¿Qué obliga o autoriza la LPH aquí? Eso identifica la base legal y la finalidad.
• ¿Qué datos son necesarios para esa finalidad, y quién debe recibirlos? Eso aplica el principio de minimización.
• ¿Se ha informado a los vecinos y se protege el dato? Eso cubre el deber de informar y la seguridad.

La LPH dice qué trámite hay que hacer; el RGPD, cuántos datos y para quién. Casi siempre las dos respuestas caben a la vez.

Una regla práctica

Cuando la LPH obliga a comunicar algo a todos los propietarios, es lícito hacerlo, pero con el mínimo de datos necesario. Cuando se trata de publicar en un espacio abierto a terceros (portal, ascensor, web), la justificación es mucho más débil y hay que ser muy restrictivo. Y cuando un vecino pide algo que afecta a otro vecino, la respuesta depende del caso: de qué se pide, para qué y qué dice la ley sobre ese acceso.

Si hay conflicto real entre un precepto de la LPH y una obligación de protección de datos, no lo resuelva a ojo: consulte antes. Puede haber una vía que cumpla ambos.

Qué debe tener por escrito la comunidad

• Una cláusula informativa que explique a los vecinos para qué se usan sus datos, con la base legal (la LPH, entre otras).
• Un criterio sobre el tablón: qué se publica y qué no.
• Un criterio sobre las actas: qué datos se incluyen y cómo se distribuyen.
• El contrato con el administrador como encargado, y el registro de actividades.

En resumen

• RGPD y LPH no se contradicen: la LPH suele ser la base legal y el RGPD marca los límites y las garantías.
• La obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD) legitima convocar, notificar y levantar actas sin consentimiento.
• Las zonas de roce son la lista de deudores, el tablón, las actas y las cámaras: ahí rige la minimización.
• Pregunte siempre qué exige la LPH, qué datos son necesarios y si se ha informado.

Si quiere revisar cómo encajan hoy estas dos normas en el día a día de sus comunidades, el punto de partida es fijar por escrito criterios para el tablón, las actas y las notificaciones.