La web del administrador de fincas: textos legales, cookies y formularios

Su web la hizo un sobrino, o una agencia hace cinco años. Tiene una página de servicios, un formulario de contacto y, al final, un enlace a «Aviso legal» que no ha leído nadie, usted incluido. Mientras tanto, Google Analytics cuenta visitas desde el primer segundo.

Una web de despacho parece inofensiva, pero recoge datos personales (el formulario) y suele instalar cookies (la analítica). Con eso entran en juego la LSSI y el RGPD. Esto es lo que debe tener.

Tres bloques legales, no uno

1. Aviso legal

La LSSI (se abre en una ventana nueva) obliga al prestador de servicios de la sociedad de la información a ofrecer, de forma permanente, fácil y gratuita, cierta información (art. 10): su denominación o nombre, domicilio, correo electrónico y otros datos de contacto, y, en su caso, los datos de inscripción registral, además del NIF.

Si ejerce una profesión regulada, la LSSI exige además indicar los datos del colegio profesional al que pertenezca, el número de colegiado, el título y las normas profesionales aplicables. Si está colegiado como administrador de fincas, lo prudente es incluirlos. Revise que su aviso legal incluye todo esto y que está actualizado.

2. Política de privacidad

Si recoge datos personales a través de la web, el RGPD (se abre en una ventana nueva) le obliga a informar en el momento de la recogida (art. 13). La información mínima:

• Quién es el responsable y cómo contactarlo.
• Para qué se usan los datos y en qué base jurídica se apoyan.
• Cuánto tiempo se conservan.
• A quién se comunican (por ejemplo, al proveedor de correo o de hosting).
• Qué derechos tiene la persona y cómo ejercerlos, incluida la posibilidad de reclamar ante la AEPD.

La técnica habitual es la «información por capas»: un resumen junto al formulario y la política completa enlazada. Escriba lo que de verdad hace con los datos, no un texto genérico copiado de otra web.

3. Política de cookies

El artículo 22.2 de la LSSI exige informar sobre las cookies y obtener el consentimiento, salvo las estrictamente necesarias para prestar el servicio solicitado o para la comunicación. Las cookies analíticas y las publicitarias requieren consentimiento previo: no pueden instalarse antes de que el usuario acepte. Es un fallo habitual en webs pequeñas.

Qué implica en la práctica:

• Un banner con botones para aceptar y rechazar al mismo nivel, y una forma de configurar por categorías.
• Los scripts de analítica y similares no se cargan hasta que se acepta.
• Rechazar debe ser tan fácil como aceptar, y debe poder cambiarse de opinión después.
• Una política de cookies que liste las cookies reales, su finalidad y su duración. Si no sabe cuáles tiene, hay herramientas que las detectan.

La AEPD tiene una guía sobre el uso de cookies en aepd.es (se abre en una ventana nueva); léala antes de configurar el banner. Una explicación más amplia sobre qué comprobar la tiene en qué hacer para que tu web sea legal.

El formulario de contacto, paso a paso

Un formulario típico pide nombre, correo, teléfono y mensaje. Para que sea correcto:

1. Pida solo lo necesario. Si no necesita el teléfono, no lo pida, o márquelo como opcional.
2. Ponga la información de privacidad visible junto al botón de enviar, con enlace a la política completa.
3. Casilla de aceptación de la política: no es obligatoria. Y cuidado: para atender la consulta, la base jurídica no es el consentimiento sino el tratamiento necesario para responder a la solicitud. Distinga entre esto y el consentimiento para recibir comunicaciones comerciales, que debe ser aparte, no premarcado y opcional. Lo desarrollamos en el consentimiento en el RGPD.
4. Proteja el envío con HTTPS y que los mensajes lleguen a un buzón con acceso restringido, no a una cuenta compartida por todo el despacho.
5. Defina qué hace con los mensajes: cuánto tiempo los guarda y cuándo los borra.

Otros elementos que se olvidan

• Proveedores de la web: el hosting, el gestor de correo o el sistema de formularios tratan datos por cuenta de usted. Necesitan su contrato de encargado.
• Mapas, vídeos y fuentes incrustados de terceros: pueden instalar cookies o enviar datos del visitante a terceros. Compruébelo.
• Datos de clientes y propietarios en la web: si ofrece un área privada para presidentes o propietarios, el nivel de exigencia de seguridad sube. No es lo mismo un formulario que un portal con datos de comunidades.
• Casos con asistente automático: si la web incluye un chat con inteligencia artificial, la persona debe saber que habla con una máquina.
• Actualización: cada vez que cambie un servicio, un proveedor o una analítica, revise los textos.

Una revisión de diez minutos

Abra su web en una ventana privada del navegador y compruebe:

• ¿Aparece el banner de cookies antes de cargar nada?
• Si pulsa «Rechazar», ¿se siguen cargando las analíticas? (Las herramientas de desarrollador del navegador le permiten ver las cookies.)
• ¿El aviso legal tiene sus datos reales y los del colegio?
• ¿El formulario informa de lo que hará con sus datos?
• ¿Las páginas legales están enlazadas desde el pie de todas las páginas?

Si algo falla, el orden de prioridad es: cookies, información del formulario, aviso legal y política de privacidad.

En resumen

• Una web de despacho necesita aviso legal, política de privacidad y política de cookies.
• Las cookies analíticas y publicitarias no pueden cargarse antes del consentimiento.
• El formulario debe informar en el momento de recoger los datos y pedir solo lo necesario.
• El consentimiento para comunicaciones comerciales es independiente y nunca va premarcado.
• Revise los textos cada vez que cambie algo en la web, y al menos una vez al año.

Si no sabe qué cookies carga su web hoy, empiece por ahí: es la comprobación más rápida y la que más suele mejorar.