Locales comerciales en la comunidad: datos de empresas y autónomos

En la junta de un edificio con dos locales en la planta baja, la propietaria de la peluquería, que es autónoma, protesta porque su teléfono personal aparece en el listado que se reparte. El dueño del local de al lado, una sociedad limitada, dice que a él eso no le afecta. ¿Quién tiene razón?

Con matices, ambos. El RGPD protege a las personas físicas, no a las empresas. Pero detrás de una sociedad hay personas con nombre, teléfono y firma, y un autónomo es una persona física aunque venda productos. El resultado es que los locales comerciales se tratan de forma parecida a las viviendas, con algunas particularidades que conviene conocer.

Qué protege el RGPD y qué no

El RGPD se aplica al tratamiento de datos de personas físicas. Los datos de una persona jurídica, como su denominación, forma jurídica o datos de contacto genéricos de la empresa, no están protegidos por el Reglamento. El RGPD (se abre en una ventana nueva) lo aclara en sus considerandos.

Eso no significa que todo lo que rodea a una sociedad quede fuera. El nombre, el DNI, el teléfono o el correo de su administrador, apoderado o representante en la junta sí son datos personales de esa persona. Y los de un empresario individual, autónomo o profesional liberal, también lo son, porque no hay separación entre la persona y el negocio.

En la práctica

• Sociedad propietaria de un local: el CIF y la razón social no son datos personales; el nombre y el contacto de quien la representa, sí.
• Autónomo propietario o arrendatario: todo lo que lo identifica es dato personal, incluido el domicilio profesional si coincide con el personal.
• Cuenta bancaria: la de una sociedad no es dato personal; la de un autónomo, sí.

Un régimen propio para los datos de contacto profesionales

La LOPDGDD contiene una regla específica sobre los datos de contacto de personas que prestan servicios en una persona jurídica y sobre los empresarios individuales y profesionales liberales (artículo 19 de la LOPDGDD (se abre en una ventana nueva)). En esencia, permite presumir el interés legítimo para tratar esos datos si se limitan a lo necesario para localizar profesionalmente a la persona y no se utilizan para otros fines. Para la comunidad, esto da cobertura al contacto profesional, no a cualquier dato personal.

Las mismas obligaciones que con los demás propietarios

Un local comercial es una finca más del edificio: su titular participa en la junta, paga cuotas y es destinatario de convocatorias y actas. Por eso valen las reglas de siempre:

• Informar de cómo se tratan los datos con la cláusula del artículo 13. Qué datos trata una comunidad.
• Usar la base jurídica adecuada: la relación comunitaria y las obligaciones de la LPH, no el consentimiento. Base legal del tratamiento.
• No publicar deudas ni datos de cobro en espacios abiertos.
• Atender los derechos de acceso, rectificación u oposición en el plazo de un mes cuando quien los ejerce sea una persona física.

Una sociedad no ejerce derechos de protección de datos como tal, pero su representante sí puede ejercerlos respecto a sus propios datos.

Arrendatarios y negocios en el local

Cuando el local está arrendado, el administrador suele recibir los datos del arrendatario para avisos, accesos y daños. Si el inquilino es un autónomo o una empresa con interlocutor concreto, se aplican las reglas de datos de contacto profesionales. El arrendatario no es parte de la comunidad ni vota en la junta salvo que se le haya delegado el voto. Inquilinos y protección de datos.

Cámaras, accesos y clientes

Los negocios añaden una complicación: tienen clientes, empleados y a veces cámaras propias. Dos puntos de atención:

• Las cámaras del local están sometidas a las mismas reglas del artículo 22 de la LOPDGDD. Si graban el portal, la acera o una zona común, hay que revisar su proporcionalidad. Cámaras que graban la calle o zonas privadas.
• Los empleados del local que acceden a zonas comunes (patio, almacén, cuarto de basuras) pueden aparecer en las cámaras de la comunidad. Tienen los mismos derechos y el mismo cartel que cualquier persona.

La comunidad no es responsable de los datos de los clientes del local, que trata el titular del negocio para su actividad, ni debe pedirlos.

Contratar con autónomos y empresas

El mismo criterio sirve para proveedores. Cuando la comunidad contrata con un fontanero autónomo, sus datos (nombre, DNI, cuenta) son personales; si contrata con una sociedad, el dato personal es el del interlocutor. El contrato debe decir quién trata qué y, si el proveedor accede a datos de los vecinos, hay que formalizarlo como encargado.

Un ejemplo para fijar la idea

Imagine que el administrador prepara el listado de convocatoria y encuentra tres tipos de entrada: una vivienda a nombre de una persona, un local a nombre de una sociedad y otro a nombre de una autónoma. En los tres casos, lo que se envía es la convocatoria. Pero si el listado se comparte con terceros, en los tres hay datos personales que cuidar: el nombre de la titular en la vivienda y en el local de la autónoma, y el del representante en el de la sociedad, donde además conviene no dar por hecho que el contacto es genérico.

Cuando la respuesta depende del caso

No siempre es evidente si un dato pertenece a la sociedad o a la persona. Un correo como «info@peluqueria.example» es probablemente de la empresa; uno como «nombre.apellido@...» identifica a una persona. Una dirección profesional en una vivienda mezcla ambos mundos. Ante la duda, trate el dato como personal.

En resumen

• Los datos de una sociedad no son personales; los de su representante y los de los autónomos, sí.
• Los datos de contacto profesionales tienen una regla propia en la LOPDGDD, limitada al contacto.
• Un local tiene las mismas obligaciones de información y de seguridad que una vivienda.
• Las cámaras del local y las de la comunidad se evalúan cada una con su finalidad.

Si en sus comunidades hay locales, el siguiente paso es separar en el listado qué datos son de la empresa y cuáles de la persona que la representa.