Caso práctico: el presidente que creó un grupo de WhatsApp con todos los móviles

Caso ficticio, construido para explicar cómo se aplica la norma. Cualquier parecido con una comunidad real es casualidad.

Un domingo por la noche, Rosario, presidenta de la comunidad «Calle del Carmen 12», decide que ya está bien de carteles en el portal. Abre su agenda, busca los móviles de los 58 propietarios que tiene guardados de otras gestiones, crea un grupo de WhatsApp llamado «Vecinos Carmen 12» y los va añadiendo uno a uno. Escribe: «Bienvenidos. Aquí avisaremos de todo». En diez minutos hay catorce mensajes. En media hora, una queja.

¿Puede una presidenta crear un grupo con los teléfonos de los vecinos? No sin que cada uno lo acepte. Un número de móvil es un dato personal; incluirlo en un grupo lo muestra a todos los miembros, y la comunidad necesita una base que lo justifique. Para un canal opcional de avisos, esa base es el consentimiento de cada vecino.

Qué ocurrió después

La queja venía de Eladio, del 4.º A. No le gustaba que su móvil lo viera el resto, y menos aún que lo vieran los inquilinos del bajo, a quienes no conocía. Pidió salir del grupo y que se borrara su número de la agenda de Rosario. Pocos días después, otro vecino colgó en el grupo una foto del recibo pendiente de una vecina, con el comentario «a ver si pagamos». Ese día el problema dejó de ser de molestia y pasó a ser de protección de datos.

Por qué no basta con «es para el bien de todos»

Rosario actuó con buena intención, pero tres cosas fallaron a la vez:

• La finalidad. Los teléfonos se facilitaron a la comunidad para contactar al propietario por asuntos de la comunidad, no para ponerlos al alcance de todos los vecinos. El RGPD exige que los datos se usen para fines compatibles con aquel para el que se obtuvieron.
• La base legal. Un grupo de mensajería es cómodo, pero no es necesario para gestionar una comunidad: existen cartas, correo y tablón. Si no es necesario, no puede apoyarse en la obligación legal ni en la ejecución de una relación; lo que queda, en la práctica, es el consentimiento. Sobre qué debe cumplir, vea el consentimiento en el RGPD y la base legal del tratamiento en una comunidad.
• La seguridad y la confidencialidad. Un grupo grande no controla qué se publica ni quién guarda capturas de pantalla. No se pueden retirar mensajes de los móviles ajenos.

Además, la responsable de esos datos es la comunidad, no Rosario a título personal. Cuando la presidenta se equivoca, el problema lo asume la comunidad. Para saber hasta dónde llega la facultad del cargo, vea qué datos de los vecinos puede manejar el presidente.

Cómo se arregló

La administradora, Nuria, propuso una salida que mantenía la comodidad sin los riesgos:

• Pedir permiso, de verdad. Un mensaje individual a cada propietario explicando para qué sería el canal, qué se publicaría y qué no, y que entrar es voluntario. Solo se queda quien dice que sí. Quien no responde, no entra.
• Cambiar el formato. En lugar de un grupo donde todos ven a todos, un medio de difusión en el que los vecinos reciben los avisos sin ver los números de los demás. Según el servicio y la versión, esto se puede hacer con listas de difusión o con canales; conviene comprobar cómo funciona antes de prometerlo.
• Limitar el contenido. Avisos de cortes de agua, obras, reuniones, horarios. Nunca deudas, nombres, reclamaciones, quejas contra vecinos ni fotos de personas.
• Dejar claro que no sustituye lo formal. La convocatoria de la junta y las demás citaciones y notificaciones siguen yendo por los cauces que fija la Ley de Propiedad Horizontal. Un mensaje en un grupo no los reemplaza.
• Informar. Una nota breve: quién es el responsable (la comunidad), para qué se usa el número, cómo darse de baja y a quién escribir.

Lo que hay que hacer con quien se da de baja

Eladio ejercía un derecho. Hay que sacarlo del grupo, borrar su número de la agenda de la presidenta, y hacerlo constar. Si una persona retira el consentimiento, el tratamiento basado en él debe cesar. El plazo para contestar a los derechos, con carácter general, es de un mes.

Y con el mensaje de la deuda ajena, lo urgente es retirarlo del canal y hablar con quien lo publicó. Exhibir la deuda de un vecino ante sesenta personas no tiene el apoyo legal que sí puede tener, bajo ciertas condiciones, avisarlo en la propia convocatoria de la junta. Son cosas distintas.

Un grupo de WhatsApp es un favor que se hace a los vecinos, no una obligación de ellos. Por eso cada uno decide si entra.

Qué dice el artículo específico sobre grupos

Si ya tiene un grupo creado y quiere ordenar lo que hay, lo explicamos con más calma en el grupo de WhatsApp de la comunidad. Y si lo que se plantea es una aplicación de gestión de vecinos, hay otro punto de partida distinto, porque entonces hay un proveedor de por medio.

Cuando la respuesta depende del caso

No todos los grupos son iguales. Uno formado solo por voluntarios que se han añadido ellos mismos, con normas claras y sin deudas ni datos delicados, tiene poco riesgo. Uno creado de golpe con la agenda de la presidenta, con inquilinos y propietarios mezclados, tiene bastante más. Y si participan menores o se difunden fotos de personas, la valoración cambia. Antes de seguir adelante, conviene mirar qué se hace con cada dato y quién lo recibe.

En resumen

• Un número de móvil es un dato personal; añadirlo a un grupo lo enseña a todos.
• Para un canal opcional de avisos, la base adecuada es el consentimiento de cada vecino.
• Use un formato en el que los vecinos no vean los números de los demás y limite lo que se publica.
• Un grupo de mensajería no sustituye las citaciones y notificaciones que exige la Ley de Propiedad Horizontal.
• Quien se da de baja se borra, y se anota.

Si su despacho tiene comunidades con un grupo que nació «para avisar de una avería» y acabó siendo el foro del edificio, ordenar ese canal a tiempo es una de las tareas más rentables de protección de datos.